Obowiązek inwentaryzacji składników majątku przedsiębiorstwa wynika z przepisów ustawy o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz 591 z późn. zm.).
W ustawie zostały przewidziane terminy i metody przeprowadzania inwentaryzacji dla poszczególnych aktywów i pasywów.
Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji zapasów zależy od kilku czynników, tj.:
- rodzaju zapasów,
- rodzaju jednostki, w której znajdują się zapasy;
- terenu, na którym zostały umieszczone zapasy;
- ewidencji ilościowo-wartościowej zapasów.
Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata
Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego (dla większości jednostek to 31 grudnia) uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację zapasów przeprowadzono:
- na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku (tj. do 15 stycznia, jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia) - dotyczy zapasów znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościową-wartościową oraz zapasów będących własnością innych jednostek, powierzonych do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Obowiązek spisu nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania, które przechowują zapasy będące własnością innych jednostek.
- raz w roku - dotyczy zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki (np. sklepy) oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.
- raz w ciągu 2 lat - dotyczy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową.
Inwentaryzacja zapasów może zostać przeprowadzona częściej niż w terminach określonych powyżej. Stan zapasów powinien być ustalony zawsze na ostatni dzień roku obrotowego, bez względu na dzień faktycznego spisu z natury (tj. zliczania zapasów przez osoby uczestniczące zaangażowane w proces inwentaryzacji).
Jednak czynności spisowe mogą rozpocząć się 3 miesiące przed dniem obrotowym i zakończyć się do 15-tego dnia po tym dniu. W większości przypadków spis z natury zapasów może trwać od 1 października do 15 stycznia. Wszystkie przychody i rozchody zapasów ustalone pomiędzy dniem spisu a 31 grudnia powinny zostać uwzględnione przy ustalaniu stanu zapasów na dzień bilansowy.
Zapasy wymienione powyżej, które mogą być inwentaryzowane raz w roku lub raz w ciągu 2 lat mogą zostać zliczone w dowolnym dniu w ciągu roku obrotowego lub w ciągu 2 lat.
Przykład określenia terminu rozpoczęcia inwentaryzacji zapasów
Jednostka produkcyjna posiada zapasy znajdujące się w strzeżonym składowisku, które zostały objęte ewidencją ilościowo-wartościową. Ostatnia inwentaryzacja zapasów została przeprowadzona w dniu 31 grudnia 2014 roku. Czy inwentaryzacja zapasów może zostać przeprowadzona w dniu 1 lipca 2016 roku?
W świetle przepisów ustawy o rachunkowości inwentaryzacja zapasów w powyższym przypadku powinna zostać przeprowadzona do 31 grudnia 2016 roku. Jednostka może rozpocząć inwentaryzację w terminie do 31 grudnia 2016 roku, w przykładzie inwentaryzacja może rozpocząć się w dniu 1 lipca 2016 roku. Jeżeli inwentaryzacja została zakończona w dniu 1 lipca 2016 roku (w tym dniu na magazynie nie dokonywano przyjęć i rozchodów zapasów), to należy uwzględnić przychody i rozchody zapasów od 2 lipca do 31 grudnia 2016 roku. Ustalony w taki sposób stan zapasów należy porównać ze stanem zapasów wynikającym z ksiąg rachunkowych. W przypadku wystąpienia niezgodności należy ująć w księgach rachunkowych różnice inwentaryzacyjne (niedobory lub nadwyżki zapasów).