Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury - stanowisko KSR

Jak wskazuje w komunikacie Ministerstwo Finansów, stanowisko to będzie pomocne w rozwiązywaniu praktycznych problemów na każdym etapie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury – od jej przygotowania, przeprowadzenia po rozliczenie i archiwizowanie dokumentów inwentaryzacyjnych. Stanowisko przedstawia dobre praktyki i wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury.

Stanowisko dotyczy inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się w jednostce własnych i obcych zapasów, jeżeli podlegają one składowaniu i są objęte bieżącą ewidencją księgową. Stanowisko dotyczy także zapasów własnych, które nie są objęte bieżącą ewidencją księgową, lecz są odpisywane w ciężar kosztów w momencie ich zakupu lub wytworzenia (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości), a w aktywach bilansu ujmuje się stan tych zapasów ustalony drogą wyceny spisu z natury.

Polecamy: Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (książka)

Warto zauważyć, że Stanowisko to nie dotyczy:

- produkcji w toku,

- ewidencji magazynowej półproduktów (półfabrykatów),

- przedmiotów o cechach środków trwałych o niskiej wartości jednostkowej odnoszonych w koszty w momencie oddania ich do użytkowania i nieujmowanych w aktywach,

- inwentarza żywego w odchowie lub tuczu.

Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 28 lipca 2016 r. Poz. 55.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab. Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Stanowisko wyjaśnia, że zapasy stanowiące własność jednostki, znajdujące się poza jednostką, inwentaryzuje się na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów. Zasady uzyskiwania potwierdzeń są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Natomiast zapasy obce będące własnością innych podmiotów, np. nieprzyjęte dostawy, towary przyjęte w komis, sprzedane, lecz nieodebrane towary lub wyroby gotowe, obce opakowania zwrotne, znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego. Wyniki spisu są przekazywane właścicielowi zapasów. Obowiązek spisu z natury zapasów obcych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Polecamy: Nowe umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Omawiane stanowisko KSR, oprócz definicji pojęć związanych z inwentaryzacją zapasów drogą spisu z natury, przedstawia w szczególności:

1. Zasady odpowiedzialności kierownika jednostki za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury,

2. Kwestie dat i częstotliwości inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury,

3, Wskazówki i dobre praktyki przygotowania i organizacji inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym w zakresie:

- osób przeprowadzających inwentaryzację (może to robić komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe danej jednostki albo podmiot zewnętrzny - outsourcing),

- dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji (tu wyjaśniane są kwestie regulacji wewnętrznych jednostki, zarządzeń kierownika jednostki, planu sytuacyjnego i harmonogramu inwentaryzacji, instrukcji inwentaryzacyjnych),

- przygotowania organizacyjnego inwentaryzacji (tu wyjaśniane są kwestie pól spisowych i przygotowania zapasów do spisu),

4. Prawidłowy przebieg inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym w zakresie:

- zasad rozpoczęcia spisu z natury,

- techniki spisu z natury (tu wyjaśniane są kwestie pomiaru i jednostki pomiaru, spisu z natury zapasów w opakowaniach zbiorczych, spisu z natury zapasów sypkich, złomu i innych trudno mierzalnych składników – przesłanki pomiaru szacunkowego,  spisu z natury zapasów w zautomatyzowanych magazynach wysokiego składowania, spisu z natury w razie nieprzerywania działalności, spisu z natury zapasów obcych, oceny gospodarczej przydatności zapasów),

- udokumentowania spisu z natury (tu wyjaśniane są kwestie arkusza spisowego, trwałości zapisów w dokumentach spisowych i poprawiania błędów),

- inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury wspomaganej informatycznie,

- kontroli przebiegu i dokumentów spisu z natury (tu wyjaśniane są kwestie kontrolerów spisowych, udziału biegłego rewidenta w spisie z natury zapasów, zastrzeżeń osoby odpowiedzialnej do spisu z natury),

- zakończenie spisu,

- inwentaryzacji ciągłej,

5. Zasady rozliczenia inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym w zakresie:

- wyceny spisu z natury (tu wyjaśniane są kwestie miejsca i przedmiotu wyceny, cen stosowanych do wyceny spisu, samej wyceny spisu),

- ustalania różnic inwentaryzacyjnych – porównania stanów stwierdzonych drogą spisu z natury ze stanami wykazanymi w ewidencji księgowej (tu wyjaśniane są kwestie warunków porównania wyników spisu ze stanami księgowymi),

- wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych (tu wyjaśniane są kwestie zasad wyjaśniania przyczyn różnic inwentaryzacyjnych, różnic pozornych, różnic ilościowych – niedoborów i nadwyżek, różnic jakościowych (szkód), kompensaty),

- protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

- zasad zakończenia prac komisji inwentaryzacyjnej,

- zasad archiwizacji dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Komunikat Nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z 28 lipca 2016 r. Poz. 55.