Niedobory inwentaryzacyjne w kosztach uzyskania przychodu

W interpretacji indywidualnej Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 30 września 2009, sygn. ITPB3/423-340/09/MT zajął następujące stanowisko :

Autopromocja

„(..) jeżeli analiza okoliczności powstania niedoborów w towarach handlowych, całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika oraz działań podjętych przez niego w celu zabezpieczenia się przed powstawaniem strat, prowadzi do wniosku, że straty w tych towarach były zdarzeniem losowym, powstały w trakcie normalnego i racjonalnego działania podatnika, były niezależne od jego woli, były niezawinione przez podatnika, nie wynikały z braku dochowania przez niego należytej staranności, można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w wartości odpowiadającej cenie nabycia utraconych towarów, pod warunkiem, że zostały prawidłowo udokumentowane."

Jak inwentaryzować i ująć w bilansie rozliczenia międzyokresowe

Powyższa interpretacja wskazuje kilka warunków które uprawniają do zakwalifikowania niedoboru jako niezawinionego. Najważniejsze z nich to brak winy podatnika, dochowanie przez niego należytej staranności oraz podjęcie działań prewencyjnych mających na celu uniknięcie strat.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Zaliczenie strat wykazanych w trakcie inwentaryzacji do kosztów uzyskania przychodu wymaga ponadto odpowiedniego udokumentowania.

Przepisy podatkowe nie wskazują w jaki sposób należy dokumentować ubytki aby uzyskać prawo do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu jednak analiza orzecznictwa oraz interpretacji indywidualnych pozwala na wyciągnięcie pewnych wniosków. Dokumentacja powinna określać okoliczności powstania, przyczyny i wartość straty a także brak winy podatnika i podległych mu osób.

Dalszych wskazań odnośnie prawidłowej dokumentacji niedoborów niezawinionych dostarcza orzeczenie NSA z dnia 6 października 2015 r. sygn. I FSK 889/14. Jego fragment opisuje przykład dokumentacji uznanej za prawidłową:

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

„(...) w przypadku niedoborów uznanych za niezawinione skarżąca przedstawiła dokumentację pozwalającą poznać i ocenić przyczyny ich powstania (w przypadku materiałów wykorzystanych do napraw gwarancyjnych było to zestawienie zużytych materiałów z kopiami protokołów serwisowych zawierających opis usług oraz wykaz zużytych materiałów i części z podpisem kontrahenta; w przypadku zezłomowanych wózków widłowych i paletowych był to spis wózków uszkodzonych, faktury sprzedaży złomu i podpisane przez cztery osoby protokoły złomowania wózków; w odniesieniu do niedoborów skompensowanych z nadwyżkami były to odpowiednie zestawienia wraz z wiarygodnymi wyjaśnieniami Spółki; w odniesieniu do części nieprzedstawiających wartości był to arkusz spisu takich części z wykazem uszkodzeń podpisany przez trzyosobową komisję, pracownika działu technicznego i zastępcę głównego księgowego.”

Polecamy: Poradnik Gazety Prawnej - Środki trwałe wycena, amortyzacja i likwidacja

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Powyższe orzeczenie akcentuje przesłankę prawidłowości dokumentacji jaką jest dokładne wskazanie przyczyny powstania straty w taki sposób aby możliwa była rzetelna i wszechstronna ocena przez organ państwowy. Wskazano jednocześnie że dokumentacja może obejmować zarówno faktury sprzedaży jak i dokumentacje wewnętrzną wzbogaconą o wiarygodne wyjaśnienia spółki.

Inwentaryzacja metodą porównania danych ksiąg rachunkowych

Niekiedy dokumentacja powstawania niedoborów niezawinionych może być oparta przede wszystkim o dokumenty i wyjaśnienia wewnętrzne jednak powyższy wyrok wskazuje że taki dowód może być wystarczający, powinien być jak najbardziej wszechstronny tak aby organy państwowe mogły rzetelnie ocenić przyczynę i sposób powstania straty.

Autor: Paweł Kula, Russell Bedford Poland

Źródło: Artykuł pochodzi z RB Magazine wydawanego przez Russell Bedford