Jak przygotować się do inwentaryzacji

Obowiązek ustawowy

Jak wynika z przepisów Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku, na ostatni dzień każdego roku obrotowego każda jednostka zobligowana jest do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki. Podlega on obowiązkowi sprawowania nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji, nawet wtedy, gdy została ona zlecona innej osobie. Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana na zasadach wynikających z regulaminu inwentaryzacyjnego, w którym należy określić jej zakres, sposób, rodzaj, termin, osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie, zasady weryfikacji, rozliczania różnic i powoływania członków komisji inwentaryzacyjnej, jak również ustalić wszelkie inwentaryzacyjne dokumenty.

Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

W przypadku ogłoszenia upadłości pod szczególnymi warunkami od przeprowadzenia inwentaryzacji można odstąpić. Jest to możliwe w przypadku, gdy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych, bądź w sytuacji, gdy następuje podział lub połączenie jednostek.

Spis z natury

Pierwszą formą inwentaryzacji jest tzw. spis z natury. Polega on na dokładnym przeliczeniu, zważeniu i zmierzeniu aktywów, jakie ma dana jednostka, a następnie wycenie ich ilości oraz dokonaniu porównania ich z danymi zawartymi w księgach rachunkowych. Tę metodę inwentaryzacji stosuje się głównie w przypadku inwentaryzowania środków trwałych.

Czy spis z natury powinien zawierać towary handlowe otrzymane w drodze darowizny

Potwierdzenie sald

Kolejną odmianą inwentaryzacji jest potwierdzenie sald. Inwentaryzację w drodze potwierdzenia sald stosujemy w przypadku inwentaryzowania aktywów finansowych, które znajdują się na rachunkach bankowych lub są przechowywane przez inne jednostki, oraz należności (dotyczy to także udzielonych pożyczek), jak również składników aktywów, które zostały powierzone kontrahentom.

Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Ostatnią metodą przeprowadzania inwentaryzacji jest weryfikacja przez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z właściwą dokumentacją. Inwentaryzację w formie weryfikacji można przeprowadzić w przypadku, gdy składniki pasywów i aktywów nie mogłyby być prawidłowo zinwentaryzowane za pomocą spisu z natury bądź potwierdzenia sald. W takiej sytuacji dokonuje się porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednią dokumentacją, a następnie weryfikuje się, jaka (na dzień bilansowy) jest realna wartość składników, które są inwentaryzowane. W taki sposób możemy inwentaryzować środki trwałe, do których nie mamy dostępu, ale także grunty, nieruchomości i sporne należności. Inwentaryzacja poprzez weryfikację dokumentowana jest w protokole bądź na wydrukach kont.

Zasady przeprowadzania inwentaryzacji metodą weryfikacji

O czym musisz pamiętać?

Po pierwsze, każda jednostka powinna mieć dokumentację, która opisuje zasady i politykę rachunkowości dotyczącą metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Pamiętaj, aby wszelkie arkusze spisu z natury zostały ujęte jako druki ścisłego zarachowania. Ponadto wszystkie składniki należy zagospodarować, a te, które są nieprzydatne – zlikwidować. A co najważniejsze – trzeba pilnować terminów inwentaryzacji, które – w zależności od środków, jakie są jej poddawane – zostały określone w Ustawie o rachunkowości.

Źródło: SaldeoSMART

Polecamy produkt: 50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Podyskutuj o tym na naszym FORUM