Kto w danej jednostce może ponosić odpowiedzialność za spis z natury

Kierownik nie może scedować tej odpowiedzialności na inną osobę. Tylko on odpowiada za inwentaryzację w formie spisu z natury. Kierownik jednostki na mocy zarządzenia wewnętrznego decyduje o roli głównego księgowego i podległego mu personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych. Odpowiedzialność kierownika za inwentaryzację jest doprecyzowana w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim kierownik ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy (o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy) za ich zgodą, z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Za to ostatnie bezpośrednio odpowiedzialność ponoszą członkowie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Jednak jest to tylko odpowiedzialność za rzetelne przeprowadzenie technicznych czynności spisu z natury, natomiast kierownik odpowiedzialny jest za inwentaryzację jako całość.

Oznacza to, że kierownik nie może skutecznie przekazać odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Warto jednak dokonać jasnego podziału kompetencji poszczególnych osób. Zapewni to sprawniejsze przeprowadzenie inwentaryzacji.

Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji dwa razy do roku

Do kierownika w zakresie inwentaryzacji należy m.in.: wydawanie wewnętrznych przepisów (instrukcji, zarządzeń, planów i harmonogramów), zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej, podejmowanie poleceń w sprawie wykorzystania w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji oraz innych decyzji w sprawie inwentaryzacji.

Główny księgowy może zaś sprawować nadzór nad przeprowadzeniem spisu z natury, rozliczeniem powstałych różnic w toku inwentaryzacji (pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych). Zwykle na jego wniosek powoływane są organy do przeprowadzenia inwentaryzacji, a zwłaszcza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, eksperci przewidziani do czynności szczególnych itp. Dopiero po zaopiniowaniu przez głównego księgowego kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza (lub nie) wnioski komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Ponadto główny księgowy może przygotowywać projekty instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzeń wewnętrznych w sprawie inwentaryzacji, jemu także zazwyczaj powierza się sprawowanie ogólnego nadzoru nad przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji.

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Główny księgowy, który przyjął pisemną odpowiedzialność za obowiązki w zakresie rachunkowości, odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald z kontrahentami oraz weryfikację sald aktywów i pasywów, których nie można poddać spisowi z natury. Wtedy kierownik ponosi wspólną odpowiedzialność wraz z nim za prawidłowy przebieg tych czynności, ponieważ ponosi odpowiedzialność (w tym z tytułu nadzoru) za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości (a więc i za inwentaryzację).

Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie

Oprac. Magdalena Sobczak

Podstawa prawna:

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM