REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie / Fot. Fotolia
Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji materiałów w magazynie jest uzależniony od sposobu ich ewidencji. Jeżeli jest ona ilościowo-wartościowa i dotyczy przechowywania na terenie strzeżonym, to spis przeprowadza się raz w ciągu dwóch lat.

REKLAMA

Autopromocja

Jak powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację zapasów materiałów w magazynie, jeżeli prowadzimy ewidencję ilościowo-wartościową? Jak rozliczyć i zaksięgować niedobory i nadwyżki w magazynie?

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Celem jej przeprowadzenia w przedsiębiorstwie są:

1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,

2) urealnienie stanu posiadanych aktywów i pasywów, ustalenie przydatności ekonomicznej posiadanych aktywów i pasywów,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

3) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych i ocena odpowiedzialności za powierzone mienie,

4) kontrola zabezpieczenia posiadanego majątku.

Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji dwa razy do roku

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów. [tabela 1]

Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. [tabela 2]

Dla prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Szczegółowy wykaz przykładowych czynności związanych ze spisem z natury przedstawia tabela 3.

Polecamy: IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

W pytaniu nie podano, czy materiały znajdują się na terenach strzeżonych, czy niestrzeżonych. Jeżeli materiały będą przechowywane na terenie strzeżonym i zgodnie z treścią pytania są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzacja może być przeprowadzona raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej i są objęte ewidencją wartościową, to raz w roku. W pozostałych przypadkach inwentaryzacja musi być przeprowadzona nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego.

Jeżeli chodzi o wycenę i ujęcie niedoborów i nadwyżek, to najpierw należy ustalić przyczynę ich powstania. Niedobory dzielimy na zawinione i niezawinione.

Niedobory niezawinione mogą powstać w wyniku:

- ubytków naturalnych w granicach normy – są one konsekwencją zachodzącego procesu fizykochemicznego związanego np. z wysycaniem, parowaniem, ulatnianiem; dla tego typu ubytków muszą być ustalone normy ubytków mieszczących się w granicach normy,

- ubytków naturalnych przekraczających granice normy – są to ubytki niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, a związane np. z niewłaściwym przechowywaniem materiałów,

- zdarzeń nadzwyczajnych, losowych (np. powódź, zalanie, gradobicie) – są to wtedy niedobory nadzwyczajne zaliczane do strat nadzwyczajnych,

- błędnego wpisania ilości, nazw składników majątku lub są konsekwencją niedokładności urządzeń pomiarowych – są to tzw. niedobory pomyłkowe (pozorne).

Jak inwentaryzować niskocenne środki trwałe

Zaś niedobory zawinione powstały z przyczyn zależnych od osób materialnie odpowiedzialnych można podzielić na:

- niedobory uznane przez osobę materialnie odpowiedzialną – osoba materialnie odpowiedzialna przyznała się do powstania niedoboru i zgodziła się go pokryć,

- niedobory dochodzone na drodze sądowej – osoba winna powstania niedoboru nie wyraziła zgody na ich pokrycie i jednostka skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego,

REKLAMA

- niedobory zawinione niedochodzone na drodze sądowej – kierownik jednostki rezygnuje z dochodzenia pokrycia niedoboru na drodze sądowej, stosuje albo sankcje wynikające z wewnętrznych regulaminów jednostki, albo rezygnuje z dochodzenia niedoboru.

Natomiast w przypadku nadwyżek również należy ustalić przyczynę ich powstawania. Nadwyżki mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych nazwy spisanego składnika majątku, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji prowadzonej dla danego składnika majątku, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Czasem jednak nie umiemy ustalić, co mogło być przyczyną powstania nadwyżki.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Zarówno powstanie niedoborów, jak i nadwyżek, musi być w jednostce wyjaśnione. Pozwoli to w przyszłości w lepszy sposób zabezpieczyć majątek przed powstaniem niedoborów i usprawni funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki i obiegiem dokumentów. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli również w bardziej wydajny sposób gospodarować posiadanym majątkiem poprzez kontrolę przydatności tego majątku.

Niedobory i nadwyżki należy rozliczyć. Jedną z metod jest kompensata niedoborów z nadwyżkami. Kompensata może być jednak przeprowadzona tylko w niektórych przypadkach, bo muszą być spełnione następujące warunki jej przeprowadzenia:

- nadwyżka i niedobór zostały ustalone w trakcie tego samego spisu z natury i w tym samym okresie rozliczeniowym,

- nadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub tych samych osób współodpowiedzialnych za powierzone składniki majątku,

- nadwyżka i niedobór dotyczą składników w podobnym asortymencie, czyli o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, wyglądzie,

- niedobór musi być niezawiniony. ©?

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

PRZYKŁAD 1

Rozliczenie kompensaty niedoborów i nadwyżek

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

Nazwa materiału

Jednostka miary

Cena jednostkowa

w zł

Stan ustalony w trakcie spisu z natury

Stan wynikający z ewidencji

Różnice inwentaryzacyjne

ilość

wartość

ilość

wartość

ilość

wartość

Z

szt.

5,00

85

425,00

100

500,00

-15

75,00

Y

szt.

6,20

209

1295,80

200

1240,00

9

55,8

W trakcie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych ustalono, że:

● niedobór materiału Z jest niezawiniony,

● nadwyżka materiału Y jest rzeczywista i nie znaleziono jej przyczyny.

Kompensata została dokonana zgodnie z zasadą mniejsza ilość, niższa cena.

Ustalenie wartości niedoborów, nadwyżek i kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 9 szt. x 6,2 zł = 55,80 zł,

– niedobór materiału Z – 15 szt. x 5 zł = 75 zł.

Kompensata 9 szt. x 5 zł = 45 zł.

Różnice po dokonaniu kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 55,80 zł – 45 zł = 10,80 zł,

– niedobór materiału Z – 75 zł – 45 zł = 30 zł.

infoRgrafika

Objaśnienia:

1. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału Z – 75 zł,

b) nadwyżka materiału Y – 55, 80 zł;

2. Kompensata niedoboru z nadwyżką – kwota 45 zł;

3. Rozliczenie pozostałych po kompensacie niedoborów i nadwyżek:

a) niedobór uznany za niezawiniony – 30,00 zł,

b) nadwyżka uznana za rzeczywistą – 10,80 zł.

PRZYKŁAD 2

Niedobory zawinione przez pracownika

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

a) niedobór materiału A o wartości z ewidencji księgowej 5000 zł,

b) niedobór materiału B o wartości z ewidencji księgowej 10 000 zł,

c) nadwyżkę materiału C, którą wyceniono na kwotę 3000 zł.

W toku wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych uznano:

● niedobór materiału A za zawiniony do wysokości 4500 zł, pracownik Y uznał wartość niedoboru i będzie spłacał niedobór w ratach po 500 zł miesięcznie,

● niedobór materiału A za niezawiniony do wysokości 500 zł i mieszczący się w granicach normy,

● niedobór materiału B za zawiniony do wysokości 10 000 zł, pracownik X odmówił pokrycia niedoboru – sprawę skierowano do sądu, sąd uznał całą kwotę za zawinioną przez osobę materialnie odpowiedzialną,

● nadwyżkę ustalono za rzeczywistą.

infoRgrafika

Objaśnienia:

1) Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału A – 5000 zł,

b) niedobór materiału B – 10 000 zł,

c) nadwyżka materiału C – 3000 zł;

2) Rozliczenie niedoboru materiału A:

a) niedobór mieszczący się w granicy normy – 500 zł,

b) niedobór uznany za roszczenie wobec pracownika Y – 4500 zł;

3) Uznanie nadwyżki za rzeczywistą – 3000 zł;

4) Rozliczenie niedoboru materiału B – pracownik odmówił pokrycia niedoboru i sprawę skierowano do sądu – 10 000 zł;

5) Opłata sądowa opłacona gotówką – 200 zł;

6) Sąd uznał, że niedobór powstał z winy pracownika i nakazał zapłatę całej kwoty niedoborów i kosztów postępowania sądowego – 10 200 zł.

Tabela 1. Metody i zakres ich stosowania

Metoda inwentaryzacji

Składniki aktywów i pasywów

Spis z natury

Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych) oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Uzgodnienie sald

Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem porównywanych z danymi z ksiąg rachunkowych) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Porównanie danych księgowych z dokumentacją

Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także pozostałe aktywa i pasywa.

Tabela 2. Terminy inwentaryzacji materiałów

Termin inwentaryzacji

Składnik aktywów i pasywów

Uwagi

Ostatni dzień roku obrotowego

Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu

Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie inwentaryzacji jest podstawą dokonania korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu zużycia materiałów.

Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego

Zapas materiałów

Raz w ciągu 2 lat

Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową

Raz w roku

Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki

Tabela 3. Wykaz przykładowych czynności

Rodzaj czynności

Szczegółowa charakterystyka czynności w ramach poszczególnych etapów

I ETAP – PRZYGOTOWANIE

Czynności przedwstępne

Sprawdzenie umów o pracę z osobami materialnie odpowiedzialnymi, umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej

Ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników materialnie odpowiedzialnych

Utworzenie komisji inwentaryzacyjnej, komórki inwentaryzacyjnej i ustalenie dla niej zakresu zadań i czynności

Ustalenie i wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad ochrony majątku

Sprawdzenie instrukcji obiegu i kontroli obiegu dokumentów z systemem ochrony majątku

Wyposażenie komórek administracyjnych lub gospodarczych w legalizowane urządzenia pomiarowe, liczące i zabezpieczające

Poinstruowanie i przeszkolenie pracowników materialnie odpowiedzialnych

Opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu inwentaryzacji

Przygotowanie przepisów, druków, arkuszy i formularzy inwentaryzacyjnych

Czynności wstępne

Wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji przez kierownika jednostki

Powołanie zespołów spisowych

Szkolenie przedinwentaryzacyjne dla zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych w sprawie zasad przeprowadzania spisu z natury

Przekazanie zespołom spisowym niezbędnych druków, materiałów, urządzeń pomiarowych

Wybranie i przydzielenie do pomocy w zespołach spisowych osób ze sprzętem technicznym lub odpowiednią wiedzą w razie potrzeby

Czynności przed spisem z natury

Podział inwentaryzowanego przedsiębiorstwa na rejony spisowe

Przegląd składników majątkowych w poszczególnych rejonach spisowych przez osoby materialnie odpowiedzialne, uzgodnienie z ewidencją księgową

Sprawdzenie przyrządów pomiarowych przed spisem z natury

Przyjęcie oświadczeń przedinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych

II Etap – spis

Spis z natury

Spisanie składników majątku, dokonanie liczenia, pomiaru, ważenia, wpisanie do arkuszy spisowych

Przeprowadzenie wstępnej oceny użyteczności składników majątku

Pobranie oświadczeń poinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych

Procedury obliczeniowe

Dokonanie wyceny poszczególnych pozycji w arkuszu spisu z natury

Wykonanie wszystkich obliczeń rachunkowych w arkuszach spisowych i zestawienie wszystkich arkuszy

Sporządzenie protokołu z inwentaryzacji

III Etap – ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie

Wstępne czynności rozliczeniowe

Przekazanie dokumentów ze spisu z natury do komisji inwentaryzacyjnej

Sprawdzenie arkuszy spisowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym

Dokonanie dodatkowych uzupełnień, wyceny, jeśli zachodzi taka konieczność – np. dodatkowy spis

Sporządzenie ostatecznego rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji z podziałem na ubytki, niedobory, nadwyżki, kompensaty i inne elementy w zależności od specyfiki firmy

Rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych poprzez oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych

Ustalenie zasad rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich ocena prawna, ustalenie wpływu na wynik finansowy

Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za niedobory zawinione

Podsumowanie poinwentaryzacyjne i wykorzystanie dorobku poinwentaryzacyjnego

Gabriela Borek

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

- Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowości w KSeF: faktury papierowe czasowo poza KSeF, faktury konsumenckie, złożone załączniki. Konsultacje Ministerstwa Finansów

W dniu 18 lipca 2024 r. w Ministerstwie Finansów przy ul. Świętokrzyskiej 12 odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zorganizowane przez Ministerstwo Finansów i Krajową Administrację Skarbową. Przedstawiciele MF podsumowali dotychczasowe prekonsultacje zmian w zakresie obowiązkowego KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów zaprezentowali też propozycje rozwiązań biznesowych tj. wymianę środowiska KSeF na docelowe, wdrożenie załączników i aktualizację struktury e-faktury,  a także planowane rozwiązania i nowe funkcjonalności KSeF.

Nowe dane o wynagrodzeniach Polaków. GUS odsłania karty

GUS opublikował dane dotyczące przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czerwcu 2024 r. Przeciętna płaca wyniosła 8144,83 zł. Wzrost okazał się niższy od prognozowanego przez ekspertów. Mamy też nowe statystyki dotyczące zatrudnienia.

Podatek od nieruchomości od obiektów sportowych. Będą zmiany od 2025 roku. Czy podatek obejmie place zabaw?

W ramach analiz opublikowanego projektu zmian w podatku od nieruchomości, chwilę uwagi należy poświęcić obiektom sportowym. Jako że standardowo ich wartość nie należy do niskich, ewentualne ruchy w tym zakresie, mogą generować istotne skutki podatkowe. Aczkolwiek, akurat w tym obszarze, MF zaproponował też trochę korzyści. Niekorzyści też.

Większe sumy gwarancyjne w OC posiadaczy pojazdów i rolników. Jednolity formularz zaświadczeń o przebiegu ubezpieczenia. Rząd przyjął projekt nowelizacji

W dniu 16 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która ma dostosować polskie prawo do unijnych przepisów dotyczących ubezpieczenia OC za szkody, które powstały w związku z ruchem pojazdów mechanicznych. Projekt ten przewiduje m.in. zwiększenie minimalnych sum gwarancyjnych w ubezpieczeniu OC posiadaczy pojazdów mechanicznych a także rolników. Czy w związku z tymi zmianami wzrosną ceny polis OC?

REKLAMA

Drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Najwięcej na płyn do e-papierosów, aż o 75 proc.

Rząd chce wprowadzić drastyczne podwyżki akcyzy na wyroby tytoniowe. Ich skala ma być kilkukrotnie większa, niż zakładała mapa akcyzowa. Już w 20225 r. akcyza na wyroby tytoniowe ma wzrosnąć: o 25 proc. na papierosy, o 38 proc. na tytoń do palenia oraz o 50 proc. na wkłady do podgrzewaczy tytoniu. Będzie podwyżka również płynów do e-papierosów, na które w 2025 r. akcyza wzrośnie aż o 75 proc.

Zakup sprzętu IT? Czasem lepiej wynająć. Na czym polega DaaS?

Na czym polega model biznesowy Device as a Service (DaaS)? Komu i kiedy się opłaca? Co sprawia, że jest to rosnący trend nie tylko w polskich firmach?

Twój biznes działa dobrze ale pieniądze gdzieś wyciekają. Ekspert podpowiada gdzie szukać przyczyn i źródeł wycieków

Takie pytanie często zadają sobie przedsiębiorcy, którzy osiągając spore przychody, realizując duże i zyskowne projekty nagle stwierdzają brak gotówki na koncie. Dlaczego tak się dzieje? Gdzie są pieniądze? Na te i inne pytania odpowiada dr nauk ekonomicznych Elżbieta Sobów – specjalistka ds. finansów z kilkudziesięcioletnim doświadczeniem.

Korekta podatku naliczonego: kiedy trzeba rozliczyć fakturę korygującą

Jak należy rozliczyć faktury korygujące? Podatnik będący nabywcą zgłosił reklamację oraz otrzymał mailową odpowiedź, w której sprzedawca uznał reklamację i wskazał kwotę korekty. Wiadomości mailowe są z marca 2024 r., a korekta wpłynęła w kwietniu 2024 r. Podatnik odliczył VAT naliczony z faktury pierwotnej w marcu 2024 r. Czy korektę należy rozliczyć w marcu 2024? 

REKLAMA

Prezesa skazano za zaległości podatkowe spółki. Ale to sąd popełnił błąd

Samo tylko objęcie funkcji prezesa zarządu spółki nie może powodować automatycznego przyjęcia na siebie odpowiedzialności karnej za cudze działania. Tak uznał Rzecznik Praw Obywatelskich, informując o wniesieniu skargi kasacyjnej na korzyść prezesa spółki, którego sąd skazał za nieodprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy, powstałych w okresie gdy nie objął jeszcze funkcji.

Podatek od nieruchomości obejmie nawet panele fotowoltaiczne. Takie zmiany już od 2025 roku

Zmiany w podatku od nieruchomości zmierzają do opodatkowania urządzeń energetycznych, np. paneli fotowoltaicznych. Budowle mają być opodatkowane jako całość techniczno-użytkowa. Podatkiem od nieruchomości (inaczej niż obecnie) już od 2025 roku objęte zostaną więc wszystkie elementów farmy fotowoltaicznej (w tym panele).

REKLAMA