Jak inwentaryzować zapasy materiałów w magazynie

Jak powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację zapasów materiałów w magazynie, jeżeli prowadzimy ewidencję ilościowo-wartościową? Jak rozliczyć i zaksięgować niedobory i nadwyżki w magazynie?

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Celem jej przeprowadzenia w przedsiębiorstwie są:

1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,

2) urealnienie stanu posiadanych aktywów i pasywów, ustalenie przydatności ekonomicznej posiadanych aktywów i pasywów,

3) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych i ocena odpowiedzialności za powierzone mienie,

4) kontrola zabezpieczenia posiadanego majątku.

Możliwość przeprowadzania inwentaryzacji dwa razy do roku

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów. [tabela 1]

Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. [tabela 2]

Dla prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Szczegółowy wykaz przykładowych czynności związanych ze spisem z natury przedstawia tabela 3.

Polecamy: IFK Platforma Księgowych i Kadrowych

W pytaniu nie podano, czy materiały znajdują się na terenach strzeżonych, czy niestrzeżonych. Jeżeli materiały będą przechowywane na terenie strzeżonym i zgodnie z treścią pytania są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzacja może być przeprowadzona raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej i są objęte ewidencją wartościową, to raz w roku. W pozostałych przypadkach inwentaryzacja musi być przeprowadzona nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego.

Jeżeli chodzi o wycenę i ujęcie niedoborów i nadwyżek, to najpierw należy ustalić przyczynę ich powstania. Niedobory dzielimy na zawinione i niezawinione.

Niedobory niezawinione mogą powstać w wyniku:

- ubytków naturalnych w granicach normy – są one konsekwencją zachodzącego procesu fizykochemicznego związanego np. z wysycaniem, parowaniem, ulatnianiem; dla tego typu ubytków muszą być ustalone normy ubytków mieszczących się w granicach normy,

- ubytków naturalnych przekraczających granice normy – są to ubytki niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, a związane np. z niewłaściwym przechowywaniem materiałów,

- zdarzeń nadzwyczajnych, losowych (np. powódź, zalanie, gradobicie) – są to wtedy niedobory nadzwyczajne zaliczane do strat nadzwyczajnych,

- błędnego wpisania ilości, nazw składników majątku lub są konsekwencją niedokładności urządzeń pomiarowych – są to tzw. niedobory pomyłkowe (pozorne).

Jak inwentaryzować niskocenne środki trwałe

Zaś niedobory zawinione powstały z przyczyn zależnych od osób materialnie odpowiedzialnych można podzielić na:

- niedobory uznane przez osobę materialnie odpowiedzialną – osoba materialnie odpowiedzialna przyznała się do powstania niedoboru i zgodziła się go pokryć,

- niedobory dochodzone na drodze sądowej – osoba winna powstania niedoboru nie wyraziła zgody na ich pokrycie i jednostka skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego,

- niedobory zawinione niedochodzone na drodze sądowej – kierownik jednostki rezygnuje z dochodzenia pokrycia niedoboru na drodze sądowej, stosuje albo sankcje wynikające z wewnętrznych regulaminów jednostki, albo rezygnuje z dochodzenia niedoboru.

Natomiast w przypadku nadwyżek również należy ustalić przyczynę ich powstawania. Nadwyżki mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych nazwy spisanego składnika majątku, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji prowadzonej dla danego składnika majątku, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Czasem jednak nie umiemy ustalić, co mogło być przyczyną powstania nadwyżki.

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Zarówno powstanie niedoborów, jak i nadwyżek, musi być w jednostce wyjaśnione. Pozwoli to w przyszłości w lepszy sposób zabezpieczyć majątek przed powstaniem niedoborów i usprawni funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki i obiegiem dokumentów. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli również w bardziej wydajny sposób gospodarować posiadanym majątkiem poprzez kontrolę przydatności tego majątku.

Niedobory i nadwyżki należy rozliczyć. Jedną z metod jest kompensata niedoborów z nadwyżkami. Kompensata może być jednak przeprowadzona tylko w niektórych przypadkach, bo muszą być spełnione następujące warunki jej przeprowadzenia:

- nadwyżka i niedobór zostały ustalone w trakcie tego samego spisu z natury i w tym samym okresie rozliczeniowym,

- nadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub tych samych osób współodpowiedzialnych za powierzone składniki majątku,

- nadwyżka i niedobór dotyczą składników w podobnym asortymencie, czyli o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, wyglądzie,

- niedobór musi być niezawiniony. ©?

Polecamy: Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

PRZYKŁAD 1

Rozliczenie kompensaty niedoborów i nadwyżek

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

Nazwa materiału	Jednostka miary	Cena jednostkowa w zł	Stan ustalony w trakcie spisu z natury		Stan wynikający z ewidencji		Różnice inwentaryzacyjne
			ilość	wartość	ilość	wartość	ilość	wartość
Z	szt.	5,00	85	425,00	100	500,00	-15	75,00
Y	szt.	6,20	209	1295,80	200	1240,00	9	55,8

W trakcie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych ustalono, że:

● niedobór materiału Z jest niezawiniony,

● nadwyżka materiału Y jest rzeczywista i nie znaleziono jej przyczyny.

Kompensata została dokonana zgodnie z zasadą mniejsza ilość, niższa cena.

Ustalenie wartości niedoborów, nadwyżek i kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 9 szt. x 6,2 zł = 55,80 zł,

– niedobór materiału Z – 15 szt. x 5 zł = 75 zł.

Kompensata 9 szt. x 5 zł = 45 zł.

Różnice po dokonaniu kompensaty:

– nadwyżka materiału Y – 55,80 zł – 45 zł = 10,80 zł,

– niedobór materiału Z – 75 zł – 45 zł = 30 zł.

Objaśnienia:

1. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału Z – 75 zł,

b) nadwyżka materiału Y – 55, 80 zł;

2. Kompensata niedoboru z nadwyżką – kwota 45 zł;

3. Rozliczenie pozostałych po kompensacie niedoborów i nadwyżek:

a) niedobór uznany za niezawiniony – 30,00 zł,

b) nadwyżka uznana za rzeczywistą – 10,80 zł.

PRZYKŁAD 2

Niedobory zawinione przez pracownika

Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:

a) niedobór materiału A o wartości z ewidencji księgowej 5000 zł,

b) niedobór materiału B o wartości z ewidencji księgowej 10 000 zł,

c) nadwyżkę materiału C, którą wyceniono na kwotę 3000 zł.

W toku wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych uznano:

● niedobór materiału A za zawiniony do wysokości 4500 zł, pracownik Y uznał wartość niedoboru i będzie spłacał niedobór w ratach po 500 zł miesięcznie,

● niedobór materiału A za niezawiniony do wysokości 500 zł i mieszczący się w granicach normy,

● niedobór materiału B za zawiniony do wysokości 10 000 zł, pracownik X odmówił pokrycia niedoboru – sprawę skierowano do sądu, sąd uznał całą kwotę za zawinioną przez osobę materialnie odpowiedzialną,

● nadwyżkę ustalono za rzeczywistą.

Objaśnienia:

1) Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:

a) niedobór materiału A – 5000 zł,

b) niedobór materiału B – 10 000 zł,

c) nadwyżka materiału C – 3000 zł;

2) Rozliczenie niedoboru materiału A:

a) niedobór mieszczący się w granicy normy – 500 zł,

b) niedobór uznany za roszczenie wobec pracownika Y – 4500 zł;

3) Uznanie nadwyżki za rzeczywistą – 3000 zł;

4) Rozliczenie niedoboru materiału B – pracownik odmówił pokrycia niedoboru i sprawę skierowano do sądu – 10 000 zł;

5) Opłata sądowa opłacona gotówką – 200 zł;

6) Sąd uznał, że niedobór powstał z winy pracownika i nakazał zapłatę całej kwoty niedoborów i kosztów postępowania sądowego – 10 200 zł.

Tabela 1. Metody i zakres ich stosowania

Metoda inwentaryzacji	Składniki aktywów i pasywów
Spis z natury	Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych) oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Uzgodnienie sald	Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem porównywanych z danymi z ksiąg rachunkowych) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Porównanie danych księgowych z dokumentacją	Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także pozostałe aktywa i pasywa.

Tabela 2. Terminy inwentaryzacji materiałów

Termin inwentaryzacji	Składnik aktywów i pasywów	Uwagi
Ostatni dzień roku obrotowego	Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu	Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie inwentaryzacji jest podstawą dokonania korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu zużycia materiałów.
Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego	Zapas materiałów
Raz w ciągu 2 lat	Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową
Raz w roku	Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki

Tabela 3. Wykaz przykładowych czynności

Rodzaj czynności	Szczegółowa charakterystyka czynności w ramach poszczególnych etapów
I ETAP – PRZYGOTOWANIE
Czynności przedwstępne	Sprawdzenie umów o pracę z osobami materialnie odpowiedzialnymi, umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej
	Ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników materialnie odpowiedzialnych
	Utworzenie komisji inwentaryzacyjnej, komórki inwentaryzacyjnej i ustalenie dla niej zakresu zadań i czynności
	Ustalenie i wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej
	Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad ochrony majątku
	Sprawdzenie instrukcji obiegu i kontroli obiegu dokumentów z systemem ochrony majątku
	Wyposażenie komórek administracyjnych lub gospodarczych w legalizowane urządzenia pomiarowe, liczące i zabezpieczające
	Poinstruowanie i przeszkolenie pracowników materialnie odpowiedzialnych
	Opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu inwentaryzacji
	Przygotowanie przepisów, druków, arkuszy i formularzy inwentaryzacyjnych
Czynności wstępne	Wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji przez kierownika jednostki
	Powołanie zespołów spisowych
	Szkolenie przedinwentaryzacyjne dla zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych w sprawie zasad przeprowadzania spisu z natury
	Przekazanie zespołom spisowym niezbędnych druków, materiałów, urządzeń pomiarowych
	Wybranie i przydzielenie do pomocy w zespołach spisowych osób ze sprzętem technicznym lub odpowiednią wiedzą w razie potrzeby
Czynności przed spisem z natury	Podział inwentaryzowanego przedsiębiorstwa na rejony spisowe
	Przegląd składników majątkowych w poszczególnych rejonach spisowych przez osoby materialnie odpowiedzialne, uzgodnienie z ewidencją księgową
	Sprawdzenie przyrządów pomiarowych przed spisem z natury
	Przyjęcie oświadczeń przedinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych
II Etap – spis
Spis z natury	Spisanie składników majątku, dokonanie liczenia, pomiaru, ważenia, wpisanie do arkuszy spisowych
	Przeprowadzenie wstępnej oceny użyteczności składników majątku
	Pobranie oświadczeń poinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych
Procedury obliczeniowe	Dokonanie wyceny poszczególnych pozycji w arkuszu spisu z natury
	Wykonanie wszystkich obliczeń rachunkowych w arkuszach spisowych i zestawienie wszystkich arkuszy
	Sporządzenie protokołu z inwentaryzacji
III Etap – ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie
Wstępne czynności rozliczeniowe	Przekazanie dokumentów ze spisu z natury do komisji inwentaryzacyjnej
	Sprawdzenie arkuszy spisowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym
	Dokonanie dodatkowych uzupełnień, wyceny, jeśli zachodzi taka konieczność – np. dodatkowy spis
	Sporządzenie ostatecznego rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji z podziałem na ubytki, niedobory, nadwyżki, kompensaty i inne elementy w zależności od specyfiki firmy
Rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji	Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych poprzez oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych
	Ustalenie zasad rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich ocena prawna, ustalenie wpływu na wynik finansowy
	Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za niedobory zawinione
	Podsumowanie poinwentaryzacyjne i wykorzystanie dorobku poinwentaryzacyjnego

Gabriela Borek

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

- Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Podyskutuj o tym na naszym FORUM