Rodzaje inwentaryzacji - inwentaryzacja niestandardowa

Rodzaje inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wymienia trzy rodzaje inwentaryzacji. Choć może zamiast słowa „rodzaje” właściwsze byłoby określenie „sposoby”:

1. spis z natury
2. potwierdzenie sald
3. uzgodnienie z dokumentami źródłowymi.

Oczywiście, żeby nie było tak łatwo, określony sposób jest przypisany i powinien być stosowany również w określonych przypadkach.

Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Spis z natury

Spisem z natury objęte są aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Spis z natury polega na faktycznym przeliczeniu ilości objętych inwentaryzacją składników majątku.

Aby inwentaryzacja była wiarygodna, firma powinna się przygotować i dobrze zaplanować cały proces. Powołane zespoły spisowe powinny być dokładnie poinformowane o zasadach spisu: wiedzieć, co mają liczyć, jaka jest jednostka miary (np. sztuki, metry, kilogramy), jak mają wypełniać arkusze spisowe albo jak oznaczać to, co już zostało zliczone. Dobrze, gdy poza jednokrotnym przeliczeniem dokonywana jest liczenie kontrolne.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Potwierdzenie salda

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Ta forma wciąż pozostawia wiele pytań wśród inwentaryzujących – czy powinno potwierdzać się salda zerowe albo kto powinien wysłać prośbę o potwierdzenie salda rozrachunków handlowych – dostawca czy odbiorca? A co z brakiem odpowiedzi – jak potraktować tzw. milczący akcept?

Potwierdzenie sald może odbyć się w dowolnej formie, pod warunkiem, że jego wyniki będą odpowiednio udokumentowane: a więc możemy uzyskać oficjalny dokument ze stemplem firmowym albo zwyczajnego maila (przy czym w przypadku sprawy sądowej oficjalny dokument może wykazywać większą wartość dowodową). Potwierdzać powinno się również salda zerowe.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Nie ma żadnej przeszkody, aby prośba była wystosowana przez dostawcę, jednakże nie należy przyjmować założenia, że można biernie czekać, aż otrzymamy pismo od klienta – zasada jest taka, że potwierdzamy należności, a więc to my powinniśmy wyjść z inicjatywą.

Ustawa o rachunkowości nie dopuszcza tzw. milczącego akceptu. W przypadku nieotrzymania odpowiedzi od klienta, należnościnależy uznać za niepotwierdzoną i zinwentaryzować metodą alternatywną.

Monitor Księgowego – prenumerata

Uzgodnienie z dokumentami źródłowymi

Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami należy objąć środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także tych aktywów i pasywów, wobec których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe.

Inwentaryzacja materiałów sypkich

Czy zastanawialiście nad możliwością zinwentaryzowania materiałów sypkich inną metodą, niż faktyczne zliczenie ich ilości?

Załóżmy, że w swojej ewidencji mamy pozycję „żwir” w ilości 500 tys. ton. Żwir jest naszym zapasem, w związku z czym musimy go zinwentaryzować. Oczywiście, można to zrobić na zasadzie ważenia – ale przeważenie 500 tys. ton żwiru to nie małe wyzwanie.

Można posłużyć się metodą szacunkową. Odmierzyć metr sześcienny żwiru, zważyć go, a następnie ustalić przelicznik 1m³ = x ton. Potem mierzymy objętość całego posiadanego żwiru, wymnażamy przez współczynnik i otrzymujemy przybliżoną wagę posiadanego zapasu. Ale zmierzenie żwiru w m³ też pewnie nie jest łatwe…

Można zatem skorzystać z pomocy specjalisty, który za pomocą specjalistycznych urządzeń dokładnie określi nam objętość materiału sypkiego – w ten sposób otrzymamy wiarygodny stan rzeczywisty, który potem możemy porównać z danymi księgowymi.

Inwentaryzację żwiru można przeprowadzić również drogą porównania z dowodami rozchodu i przychodu – z tym że nie znajdzie to zastosowania w typowej żwirowni, która sama jest producentem żwiru.

Inwentaryzacja samochodów

Samochody (np. ciężarowe) to składniki rzeczowych aktywów trwałych, objęte spisem z natury. Możemy je faktycznie przeliczyć – ale w dużej firmie spedycyjnej, szczególnie z wyjazdami poza granice kraju – takie przeliczenie jest po prostu niemożliwe. Nie można bowiem w danym dniu zebrać w jednym miejscu wszystkich aut – ponieważ przynajmniej część z nich będzie w trasie.

Samochody możemy policzyć, posługując się np. wykazem pracowników – kierowców. Trzeba wtedy ustalić, ile kierowców jest odpowiedzialnych za jeden pojazd – jeśli jest to jedna osoba, metoda ta może okazać się skuteczna.

Skuteczniejszą jednak byłoby zinwentaryzowanie samochodów po fakturach za zakup paliwa. Ponieważ jeśli samochód jest tankowany, to świadczy o jego istnieniu i użytkowaniu.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Inwentaryzacja sald należności – salda niepotwierdzone

Często kłopotliwe jest zinwentaryzowanie sald drogą ich potwierdzenia – szczególnie w jednostkach, gdzie grono klientów nie ogranicza się do kilku czy kilkunastu – ale czasami nawet do kilku tysięcy. Wspomniano już, że prawo bilansowe nie dopuszcza możliwości tzw. milczącego akceptu. Co zatem zrobić z klientem, który nie odesłał nam potwierdzenia salda?

Rozwiązanie jest bardzo proste. Jeśli saldo należności na dzień bilansowy wynosiło 10 tys. zł, a klient w ciągu kolejnego miesiąca wpłacił na nasz rachunek kwotę 12 tys. zł, przy założeniu że nowe należności z terminem płatności do końca miesiąca obciążyło go na kwotę 2 tys. zł – to znaczy, że dokonał potwierdzenia salda poprzez wykonaną płatność.

Inwentaryzacja sieci technicznych

Z niemałą zagwozdką muszą zmierzyć się również te firmy, które w swojej ewidencji mają wyodrębnione sieci techniczne – np. sieć wodociągową. Z reguły sieci takie są trudno dostępne, najczęściej ukryte głęboko pod ziemią.

Można je zinwentaryzować na podstawie posiadanej dokumentacji technicznej. Ale czy pomyśleliście, że dowodem na istnienie sieci jest fakt, że ona działa! Skoro mamy doprowadzoną wodę, to znaczy, że ta woda musiała do nas dotrzeć jakąś drogą – co potwierdza, że sieć po prostu jest!

Dokonując zatem inwentaryzacji „trudnych” składników majątku, czasami lepiej zastanowić się nad alternatywną jej metodą, która znacznie może skrócić czas pracy. Ustawa o rachunkowości nakazuje jednak, aby przeprowadzenie oraz wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/

Zapraszamy do dyskusji na forum