REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rodzaje inwentaryzacji - inwentaryzacja niestandardowa

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24iValue
kobieta, komputer, segregatory, praca, laptopy, biznes/ fot. Fotolia
kobieta, komputer, segregatory, praca, laptopy, biznes/ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ponieważ wkraczamy już w ostatni miesiąc tego roku, wiele firm jest na etapie planowania – a niektóre przeprowadzania – inwentaryzacji, która polega na uzgodnieniu zapisów księgowych ze stwierdzonym stanem faktycznym, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Jakie są rodzaje inwentaryzacji? Kiedy należy ją przeprowadzić? I co najważniejsze – jak zinwentaryzować np. znaczną ilość materiałów sypkich lub jakie są alternatywne metody zliczenia samochodów w Twojej firmie?

Rodzaje inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości wymienia trzy rodzaje inwentaryzacji. Choć może zamiast słowa „rodzaje” właściwsze byłoby określenie „sposoby”:

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja
  1. spis z natury
  2. potwierdzenie sald
  3. uzgodnienie z dokumentami źródłowymi.

Oczywiście, żeby nie było tak łatwo, określony sposób jest przypisany i powinien być stosowany również w określonych przypadkach.

Przewodnik po zmianach w ustawie o rachunkowości 2015/2016 (PDF)

Spis z natury

Spisem z natury objęte są aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Spis z natury polega na faktycznym przeliczeniu ilości objętych inwentaryzacją składników majątku.

REKLAMA

Aby inwentaryzacja była wiarygodna, firma powinna się przygotować i dobrze zaplanować cały proces. Powołane zespoły spisowe powinny być dokładnie poinformowane o zasadach spisu: wiedzieć, co mają liczyć, jaka jest jednostka miary (np. sztuki, metry, kilogramy), jak mają wypełniać arkusze spisowe albo jak oznaczać to, co już zostało zliczone. Dobrze, gdy poza jednokrotnym przeliczeniem dokonywana jest liczenie kontrolne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Potwierdzenie salda

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald dotyczy aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)
Autorzy: prof. dr hab Irena Olchowicz, dr Agnieszka Tłaczała, dr Wanda Wojas, Ewa Sobińska, Katarzyna Kędziora, Justyna Beata Zakrzewska, dr Gyöngyvér Takáts

Ta forma wciąż pozostawia wiele pytań wśród inwentaryzujących – czy powinno potwierdzać się salda zerowe albo kto powinien wysłać prośbę o potwierdzenie salda rozrachunków handlowych – dostawca czy odbiorca? A co z brakiem odpowiedzi – jak potraktować tzw. milczący akcept?

Potwierdzenie sald może odbyć się w dowolnej formie, pod warunkiem, że jego wyniki będą odpowiednio udokumentowane: a więc możemy uzyskać oficjalny dokument ze stemplem firmowym albo zwyczajnego maila (przy czym w przypadku sprawy sądowej oficjalny dokument może wykazywać większą wartość dowodową). Potwierdzać powinno się również salda zerowe.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Nie ma żadnej przeszkody, aby prośba była wystosowana przez dostawcę, jednakże nie należy przyjmować założenia, że można biernie czekać, aż otrzymamy pismo od klienta – zasada jest taka, że potwierdzamy należności, a więc to my powinniśmy wyjść z inicjatywą.

Ustawa o rachunkowości nie dopuszcza tzw. milczącego akceptu. W przypadku nieotrzymania odpowiedzi od klienta, należnościnależy uznać za niepotwierdzoną i zinwentaryzować metodą alternatywną.

Monitor Księgowego – prenumerata

Uzgodnienie z dokumentami źródłowymi

Drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami należy objąć środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także tych aktywów i pasywów, wobec których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe.

Inwentaryzacja materiałów sypkich

Czy zastanawialiście nad możliwością zinwentaryzowania materiałów sypkich inną metodą, niż faktyczne zliczenie ich ilości?

Załóżmy, że w swojej ewidencji mamy pozycję „żwir” w ilości 500 tys. ton. Żwir jest naszym zapasem, w związku z czym musimy go zinwentaryzować. Oczywiście, można to zrobić na zasadzie ważenia – ale przeważenie 500 tys. ton żwiru to nie małe wyzwanie.

Można posłużyć się metodą szacunkową. Odmierzyć metr sześcienny żwiru, zważyć go, a następnie ustalić przelicznik 1m3 = x ton. Potem mierzymy objętość całego posiadanego żwiru, wymnażamy przez współczynnik i otrzymujemy przybliżoną wagę posiadanego zapasu. Ale zmierzenie żwiru w m3 też pewnie nie jest łatwe…

Można zatem skorzystać z pomocy specjalisty, który za pomocą specjalistycznych urządzeń dokładnie określi nam objętość materiału sypkiego – w ten sposób otrzymamy wiarygodny stan rzeczywisty, który potem możemy porównać z danymi księgowymi.

Inwentaryzację żwiru można przeprowadzić również drogą porównania z dowodami rozchodu i przychodu – z tym że nie znajdzie to zastosowania w typowej żwirowni, która sama jest producentem żwiru.

Inwentaryzacja samochodów

Samochody (np. ciężarowe) to składniki rzeczowych aktywów trwałych, objęte spisem z natury. Możemy je faktycznie przeliczyć – ale w dużej firmie spedycyjnej, szczególnie z wyjazdami poza granice kraju – takie przeliczenie jest po prostu niemożliwe. Nie można bowiem w danym dniu zebrać w jednym miejscu wszystkich aut – ponieważ przynajmniej część z nich będzie w trasie.

Samochody możemy policzyć, posługując się np. wykazem pracowników – kierowców. Trzeba wtedy ustalić, ile kierowców jest odpowiedzialnych za jeden pojazd – jeśli jest to jedna osoba, metoda ta może okazać się skuteczna.

Skuteczniejszą jednak byłoby zinwentaryzowanie samochodów po fakturach za zakup paliwa. Ponieważ jeśli samochód jest tankowany, to świadczy o jego istnieniu i użytkowaniu.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Inwentaryzacja sald należności – salda niepotwierdzone

Często kłopotliwe jest zinwentaryzowanie sald drogą ich potwierdzenia – szczególnie w jednostkach, gdzie grono klientów nie ogranicza się do kilku czy kilkunastu – ale czasami nawet do kilku tysięcy. Wspomniano już, że prawo bilansowe nie dopuszcza możliwości tzw. milczącego akceptu. Co zatem zrobić z klientem, który nie odesłał nam potwierdzenia salda?

Rozwiązanie jest bardzo proste. Jeśli saldo należności na dzień bilansowy wynosiło 10 tys. zł, a klient w ciągu kolejnego miesiąca wpłacił na nasz rachunek kwotę 12 tys. zł, przy założeniu że nowe należności z terminem płatności do końca miesiąca obciążyło go na kwotę 2 tys. zł – to znaczy, że dokonał potwierdzenia salda poprzez wykonaną płatność.

Inwentaryzacja sieci technicznych

Z niemałą zagwozdką muszą zmierzyć się również te firmy, które w swojej ewidencji mają wyodrębnione sieci techniczne – np. sieć wodociągową. Z reguły sieci takie są trudno dostępne, najczęściej ukryte głęboko pod ziemią.

Można je zinwentaryzować na podstawie posiadanej dokumentacji technicznej. Ale czy pomyśleliście, że dowodem na istnienie sieci jest fakt, że ona działa! Skoro mamy doprowadzoną wodę, to znaczy, że ta woda musiała do nas dotrzeć jakąś drogą – co potwierdza, że sieć po prostu jest!

Dokonując zatem inwentaryzacji „trudnych” składników majątku, czasami lepiej zastanowić się nad alternatywną jej metodą, która znacznie może skrócić czas pracy. Ustawa o rachunkowości nakazuje jednak, aby przeprowadzenie oraz wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/


Zapraszamy do dyskusji na forum

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA