REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24iValue
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień roku obrotowego. Słowo „inwentaryzacja” wychodzi się od łacińskiego określenia „invenire”, które znaczy tyle, co „znaleźć, odkryć”. Mimo iż w języku potocznym kojarzy się ona z dokonaniem spisu z natury określonych składników na wybranym obszarze, w prawie bilansowym może być przeprowadzona trzema metodami: wspomnianym spisem z natury, drogą potwierdzenia sald oraz porównania danych w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach źródłowych.

Składniki objęte inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald, czyli otrzymania od banków lub uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów, dotyczy:

REKLAMA

REKLAMA

  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym zdematerializowanych papierów wartościowych,
  • należności, w tym udzielonych pożyczek, z tym że z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych (te składniki inwentaryzować należy drogą porównania danych  zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
  • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja nie ogranicza się jedynie do zadania spisania lub porównania danych księgowych, ale jest procesem znacznie szerszym, bowiem rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych. Można ją zatem przedstawić w kilku krokach:

  1. planowanie inwentaryzacji – które uwzględnia wyznaczenie terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia, określa instrukcje inwentaryzacyjne (które mogą być przekazane również w formie ustnej), wyznacza osoby odpowiedzialne za jej przebieg oraz zespoły spisowe, a w przypadku spisu z natury – wzór karty spisowej, sposób jej wydawania
  2. przeprowadzenie inwentaryzacji jedną z trzech wyżej opisanych metod, tzn. spisanie majątku, wysłanie potwierdzeń lub porównanie z danymi źródłowymi
  3. wyjaśnienie różnic między zapisami w księgach a informacjami uzyskanymi w drodze inwentaryzacji, czyli stanem faktycznym
  4. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – różnice te należy zaliczyć do kosztów (niedobory) lub przychodów (nadwyżki) tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Mimo iż inwentaryzacja jest przeprowadzana ze stanem na ostatni dzień każdego roku obrotowego, nie jest konieczne, aby dokonywać jej dokładnie w tym dniu. Ustawa o rachunkowości daje jednostkom pewną rozpiętość czasową, zgodnie z którą termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany.

REKLAMA

Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego. Zasada ta nie dotyczy jednak aktywów pieniężnych i papierów wartościowych, a także produktów w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisywania w koszty ich wartości na dzień zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (produkty gotowe), połączonego z ustalaniem ich stanu i wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli inwentaryzacja jest przeprowadzona w wyżej wskazanym terminie, stan majątku na dzień bilansowy jest ustalany na podstawie stwierdzonego drogą potwierdzenia salda, odpowiednio skorygowanego o wszystkie ruchy na tym saldzie w okresie do dnia kończącego rok obrotowy.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Przykład: rok obrotowy jednostki A obejmuje okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednostka potwierdziła rozrachunki z kontrahentem X na dzień 30 listopada, czyli we właściwej rozpiętości czasowej wskazanej przez ustawodawcę. Saldo należności odnotowane w księgach i potwierdzone przez kontrahenta X wyniosło na ten dzień 36.750 zł. W okresie od 1 do 31 grudnia kontrahent X dokonał płatności należności w kwocie 10.000 zł, jednocześnie zrealizował zakupy w kwocie 12.000 zł. Zatem jednostka A na dzień bilansowy ustali swoje saldo w następujący sposób:

saldo należności na dzień 30.11 – kontrahent X (saldo potwierdzone zgodne z saldem wynikającym z ksiąg)

36.750

-

spłata należności przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

10.000

+

zakup dokonany przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

12.000

________________________________________________________________________

=

saldo należności na 31.12 – kontrahent X

38.750

Przy takim ustalaniu salda na dzień bilansowy ważne jest, żeby stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie był ustalony po dniu bilansowym.

Forma przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, w jakiej formie należy dokonać inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald. Jedynym wyznacznikiem jest tutaj konieczność zachowania zasady, że jej wyniki oraz przeprowadzenie należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda środków pieniężnych nie jest tematem kłopotliwym, ponieważ banki z zasady odpowiadają na listy. Najbezpieczniejszą formą inwentaryzacji jest bowiem wysłanie potwierdzenia (prośby o potwierdzenie salda) w formie tradycyjnej, to jest listem poleconym.

Jednakże w dobie Internetu nie sposób przemilczeć temat możliwości inwentaryzacji za pomocą poczty elektronicznej. Jest to jak najbardziej dopuszczalna forma, której popularność uwidacznia się szczególnie w przypadku kontrahentów zagranicznych.

Z drugiej strony należy mieć na uwadze, że w przypadku sprawy sądowej o sporną należność potwierdzenie mailowe może mieć mniejszą wartość dowodową. Dlatego też należności od kontrahentów krajowych najlepiej potwierdzić za pomocą listu poleconego, ponieważ każda jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby otrzymane potwierdzenia były jak najbardziej wiarygodne.

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczyć podatkowo różnice inwentaryzacyjne

Kto powinien wysłać potwierdzenia?

Saldo rozrachunków cechuje się tym, że należność jednej jednostki stanowi jedocześnie zobowiązanie innej. Dlatego też często pojawia się pytanie, czy powinno potwierdzać się saldo należności, czy konieczne jest również dokonanie inwentaryzacji zobowiązań.

Oczywiście, nie ma żadnej przeszkody, jeśli my – jako jednostka – chcemy potwierdzić nasze zobowiązanie wobec dostawcy. Jednocześnie ustawa o rachunkowości wyraźnie wskazuje, że drogą potwierdzenia sald należy zinwentaryzować należności. Jeśli potwierdzimy zobowiązanie naszego kontrahenta, zasada potwierdzenia naszej należności jest de factozachowana, jednakże nie należy wychodzić z założenia, że to nasz dłużnik wyśle taką prośbę. Obowiązuje niepisana reguła, że wierzyciel wysyła potwierdzenie do dłużnika.

Prawo bilansowe nie nakłada również szczegółowych wytycznych, kto z danej jednostki powinien zająć się bezpośrednio inwentaryzacją majątku drogą potwierdzenia salda. Najprościej (i najczęściej) inwentaryzacja taka odbywa się poprzez wyznaczenie osoby lub osób (w zależności od wielkości jednostki) z działu księgowości, które zajmują się obszarem rozrachunków na co dzień.

Milczący akcept

O ile w mniejszych jednostkach, które mają zaledwie kilku kontrahentów, otrzymanie potwierdzeń nie jest problemem, ponieważ nawet jeśli upłynął już długi okres od wysłania listu przez jednostkę, osoba wysyłająca może zadzwonić i dopilnować, albo raczej kontrolować proces wpływu potwierdzeń.

Inaczej temat przedstawia się tam, gdzie kontrahentów jest dużo – nawet kilka tysięcy. Istnieje bowiem ryzyko, że nie otrzymamy odpowiedzi od odbiorcy. Należy mieć na uwadze, że prawo bilansowe nie dopuszcza tzw. milczącego potwierdzenia. Zatem w przypadku, kiedy nie uzyskamy odpowiedzi od kontrahenta, należność należy uznać za niepotwierdzoną (a nie potwierdzoną poprzez milczenie) i wówczas dokonać jej inwentaryzacji drogą weryfikacji realnej wartości należności.

Należności, których spłata nie jest prawdopodobna, należy objąć odpisem aktualizującym – np. w przypadku należności kwestionowanych lub z zapłatą, których dłużnik zalega (pod warunkiem, że według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata w umownej wysokości nie jest prawdopodobna) lub należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu nieściągalności.

Potwierdzenie salda zerowego

Nie raz zdarza się, że saldo naszych należności wynosi na dzień bilansowy 0. Pojawia się wówczas pytanie, czy należy wysyłać do tego kontrahenta potwierdzenie. Ustawa o rachunkowości nie mówi o potwierdzeniu salda należności o określonej wartości, ale o potwierdzeniu salda należności w ogóle, a nie można uznać, że saldo równe 0 nie spełnia warunku uznania go mimo wszystko za saldo. Dlatego też powinno się potwierdzać również salda zerowe, ponieważ po pierwsze jest to wypełnienie ustawowego obowiązku inwentaryzacji, po drugie – upewnienie się, że rzeczywisty stan salda jest równy 0, a po trzecie – potwierdzenie dłużnikowi, że jego zobowiązanie zostało uregulowane.


Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/


Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy pracodawca może obowiązkowo wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Które faktury nie zostaną objęte KSeF?

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych reform ostatnich lat. W 2026 roku każdy przedsiębiorca co do zasady będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane właśnie w KSeF. Celem jest uszczelnienie systemu VAT, łatwiejsza kontrola rozliczeń i automatyzacja obiegu dokumentów. Jednak nie wszystkie dokumenty sprzedażowe zostaną objęte obowiązkiem. Ustawodawca przewidział szereg wyłączeń i okresów przejściowych, które mają ułatwić podatnikom dostosowanie się do rewolucji w fakturowaniu.

Nowe faktury elektroniczne w 2026 r. Prof. Modzelewski: art. 106nda ust. 3 ustawy o VAT nakłada niewykonalne obowiązki i jest sprzeczny z prawem UE

Nowe faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106nf, 106nh, 106nda i 106nha ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), które będą w przyszłym roku wystawione zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej, budzą wśród podatników najwięcej wątpliwości – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

REKLAMA