REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24iValue
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień roku obrotowego. Słowo „inwentaryzacja” wychodzi się od łacińskiego określenia „invenire”, które znaczy tyle, co „znaleźć, odkryć”. Mimo iż w języku potocznym kojarzy się ona z dokonaniem spisu z natury określonych składników na wybranym obszarze, w prawie bilansowym może być przeprowadzona trzema metodami: wspomnianym spisem z natury, drogą potwierdzenia sald oraz porównania danych w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach źródłowych.

Składniki objęte inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald, czyli otrzymania od banków lub uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów, dotyczy:

REKLAMA

Autopromocja
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym zdematerializowanych papierów wartościowych,
  • należności, w tym udzielonych pożyczek, z tym że z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych (te składniki inwentaryzować należy drogą porównania danych  zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
  • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja nie ogranicza się jedynie do zadania spisania lub porównania danych księgowych, ale jest procesem znacznie szerszym, bowiem rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych. Można ją zatem przedstawić w kilku krokach:

  1. planowanie inwentaryzacji – które uwzględnia wyznaczenie terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia, określa instrukcje inwentaryzacyjne (które mogą być przekazane również w formie ustnej), wyznacza osoby odpowiedzialne za jej przebieg oraz zespoły spisowe, a w przypadku spisu z natury – wzór karty spisowej, sposób jej wydawania
  2. przeprowadzenie inwentaryzacji jedną z trzech wyżej opisanych metod, tzn. spisanie majątku, wysłanie potwierdzeń lub porównanie z danymi źródłowymi
  3. wyjaśnienie różnic między zapisami w księgach a informacjami uzyskanymi w drodze inwentaryzacji, czyli stanem faktycznym
  4. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – różnice te należy zaliczyć do kosztów (niedobory) lub przychodów (nadwyżki) tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Mimo iż inwentaryzacja jest przeprowadzana ze stanem na ostatni dzień każdego roku obrotowego, nie jest konieczne, aby dokonywać jej dokładnie w tym dniu. Ustawa o rachunkowości daje jednostkom pewną rozpiętość czasową, zgodnie z którą termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany.

REKLAMA

Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego. Zasada ta nie dotyczy jednak aktywów pieniężnych i papierów wartościowych, a także produktów w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisywania w koszty ich wartości na dzień zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (produkty gotowe), połączonego z ustalaniem ich stanu i wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli inwentaryzacja jest przeprowadzona w wyżej wskazanym terminie, stan majątku na dzień bilansowy jest ustalany na podstawie stwierdzonego drogą potwierdzenia salda, odpowiednio skorygowanego o wszystkie ruchy na tym saldzie w okresie do dnia kończącego rok obrotowy.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Przykład: rok obrotowy jednostki A obejmuje okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednostka potwierdziła rozrachunki z kontrahentem X na dzień 30 listopada, czyli we właściwej rozpiętości czasowej wskazanej przez ustawodawcę. Saldo należności odnotowane w księgach i potwierdzone przez kontrahenta X wyniosło na ten dzień 36.750 zł. W okresie od 1 do 31 grudnia kontrahent X dokonał płatności należności w kwocie 10.000 zł, jednocześnie zrealizował zakupy w kwocie 12.000 zł. Zatem jednostka A na dzień bilansowy ustali swoje saldo w następujący sposób:

saldo należności na dzień 30.11 – kontrahent X (saldo potwierdzone zgodne z saldem wynikającym z ksiąg)

36.750

-

spłata należności przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

10.000

+

zakup dokonany przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

12.000

________________________________________________________________________

=

saldo należności na 31.12 – kontrahent X

38.750

Przy takim ustalaniu salda na dzień bilansowy ważne jest, żeby stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie był ustalony po dniu bilansowym.

Forma przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, w jakiej formie należy dokonać inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald. Jedynym wyznacznikiem jest tutaj konieczność zachowania zasady, że jej wyniki oraz przeprowadzenie należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda środków pieniężnych nie jest tematem kłopotliwym, ponieważ banki z zasady odpowiadają na listy. Najbezpieczniejszą formą inwentaryzacji jest bowiem wysłanie potwierdzenia (prośby o potwierdzenie salda) w formie tradycyjnej, to jest listem poleconym.

Jednakże w dobie Internetu nie sposób przemilczeć temat możliwości inwentaryzacji za pomocą poczty elektronicznej. Jest to jak najbardziej dopuszczalna forma, której popularność uwidacznia się szczególnie w przypadku kontrahentów zagranicznych.

Z drugiej strony należy mieć na uwadze, że w przypadku sprawy sądowej o sporną należność potwierdzenie mailowe może mieć mniejszą wartość dowodową. Dlatego też należności od kontrahentów krajowych najlepiej potwierdzić za pomocą listu poleconego, ponieważ każda jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby otrzymane potwierdzenia były jak najbardziej wiarygodne.

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczyć podatkowo różnice inwentaryzacyjne

Kto powinien wysłać potwierdzenia?

Saldo rozrachunków cechuje się tym, że należność jednej jednostki stanowi jedocześnie zobowiązanie innej. Dlatego też często pojawia się pytanie, czy powinno potwierdzać się saldo należności, czy konieczne jest również dokonanie inwentaryzacji zobowiązań.

Oczywiście, nie ma żadnej przeszkody, jeśli my – jako jednostka – chcemy potwierdzić nasze zobowiązanie wobec dostawcy. Jednocześnie ustawa o rachunkowości wyraźnie wskazuje, że drogą potwierdzenia sald należy zinwentaryzować należności. Jeśli potwierdzimy zobowiązanie naszego kontrahenta, zasada potwierdzenia naszej należności jest de factozachowana, jednakże nie należy wychodzić z założenia, że to nasz dłużnik wyśle taką prośbę. Obowiązuje niepisana reguła, że wierzyciel wysyła potwierdzenie do dłużnika.

Prawo bilansowe nie nakłada również szczegółowych wytycznych, kto z danej jednostki powinien zająć się bezpośrednio inwentaryzacją majątku drogą potwierdzenia salda. Najprościej (i najczęściej) inwentaryzacja taka odbywa się poprzez wyznaczenie osoby lub osób (w zależności od wielkości jednostki) z działu księgowości, które zajmują się obszarem rozrachunków na co dzień.

Milczący akcept

O ile w mniejszych jednostkach, które mają zaledwie kilku kontrahentów, otrzymanie potwierdzeń nie jest problemem, ponieważ nawet jeśli upłynął już długi okres od wysłania listu przez jednostkę, osoba wysyłająca może zadzwonić i dopilnować, albo raczej kontrolować proces wpływu potwierdzeń.

Inaczej temat przedstawia się tam, gdzie kontrahentów jest dużo – nawet kilka tysięcy. Istnieje bowiem ryzyko, że nie otrzymamy odpowiedzi od odbiorcy. Należy mieć na uwadze, że prawo bilansowe nie dopuszcza tzw. milczącego potwierdzenia. Zatem w przypadku, kiedy nie uzyskamy odpowiedzi od kontrahenta, należność należy uznać za niepotwierdzoną (a nie potwierdzoną poprzez milczenie) i wówczas dokonać jej inwentaryzacji drogą weryfikacji realnej wartości należności.

Należności, których spłata nie jest prawdopodobna, należy objąć odpisem aktualizującym – np. w przypadku należności kwestionowanych lub z zapłatą, których dłużnik zalega (pod warunkiem, że według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata w umownej wysokości nie jest prawdopodobna) lub należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu nieściągalności.

Potwierdzenie salda zerowego

Nie raz zdarza się, że saldo naszych należności wynosi na dzień bilansowy 0. Pojawia się wówczas pytanie, czy należy wysyłać do tego kontrahenta potwierdzenie. Ustawa o rachunkowości nie mówi o potwierdzeniu salda należności o określonej wartości, ale o potwierdzeniu salda należności w ogóle, a nie można uznać, że saldo równe 0 nie spełnia warunku uznania go mimo wszystko za saldo. Dlatego też powinno się potwierdzać również salda zerowe, ponieważ po pierwsze jest to wypełnienie ustawowego obowiązku inwentaryzacji, po drugie – upewnienie się, że rzeczywisty stan salda jest równy 0, a po trzecie – potwierdzenie dłużnikowi, że jego zobowiązanie zostało uregulowane.


Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/


Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Self-billing w KSeF jako nowe możliwości dla zagranicznych podmiotów

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań wśród polskich podatników, ale coraz częściej także wśród podmiotów zagranicznych działających w Polsce i rozliczających tu VAT. Jednym z kluczowych zagadnień – rzadko poruszanych publicznie – jest możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formule self-billingu przez podmioty nieposiadające siedziby w Polsce. Czy KSeF przewiduje taką opcję? Jakie warunki muszą zostać spełnione i z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć?

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

REKLAMA

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

REKLAMA

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

REKLAMA