Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Składniki objęte inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald, czyli otrzymania od banków lub uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów, dotyczy:

• aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym zdematerializowanych papierów wartościowych,
• należności, w tym udzielonych pożyczek, z tym że z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych (te składniki inwentaryzować należy drogą porównania danych  zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
• powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja nie ogranicza się jedynie do zadania spisania lub porównania danych księgowych, ale jest procesem znacznie szerszym, bowiem rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych. Można ją zatem przedstawić w kilku krokach:

1. planowanie inwentaryzacji – które uwzględnia wyznaczenie terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia, określa instrukcje inwentaryzacyjne (które mogą być przekazane również w formie ustnej), wyznacza osoby odpowiedzialne za jej przebieg oraz zespoły spisowe, a w przypadku spisu z natury – wzór karty spisowej, sposób jej wydawania
2. przeprowadzenie inwentaryzacji jedną z trzech wyżej opisanych metod, tzn. spisanie majątku, wysłanie potwierdzeń lub porównanie z danymi źródłowymi
3. wyjaśnienie różnic między zapisami w księgach a informacjami uzyskanymi w drodze inwentaryzacji, czyli stanem faktycznym
4. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – różnice te należy zaliczyć do kosztów (niedobory) lub przychodów (nadwyżki) tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Mimo iż inwentaryzacja jest przeprowadzana ze stanem na ostatni dzień każdego roku obrotowego, nie jest konieczne, aby dokonywać jej dokładnie w tym dniu. Ustawa o rachunkowości daje jednostkom pewną rozpiętość czasową, zgodnie z którą termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany.

Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego. Zasada ta nie dotyczy jednak aktywów pieniężnych i papierów wartościowych, a także produktów w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisywania w koszty ich wartości na dzień zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (produkty gotowe), połączonego z ustalaniem ich stanu i wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy.