REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

24ivalue.pl - to firma udostępniająca w Polsce system ekspercki 24ivalue
Jest to pierwszy tego rodzaju system w Polsce i na Świecie, który kompleksowo obejmuje trudne obszary księgowe.
Sławomir Ekman
Dyrektor 24iValue
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Zasady dotyczące przeprowadzania inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek inwentaryzacji składników majątku na ostatni dzień roku obrotowego. Słowo „inwentaryzacja” wychodzi się od łacińskiego określenia „invenire”, które znaczy tyle, co „znaleźć, odkryć”. Mimo iż w języku potocznym kojarzy się ona z dokonaniem spisu z natury określonych składników na wybranym obszarze, w prawie bilansowym może być przeprowadzona trzema metodami: wspomnianym spisem z natury, drogą potwierdzenia sald oraz porównania danych w księgach rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach źródłowych.

Składniki objęte inwentaryzacją drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald, czyli otrzymania od banków lub uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów, dotyczy:

REKLAMA

Autopromocja
  • aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym zdematerializowanych papierów wartościowych,
  • należności, w tym udzielonych pożyczek, z tym że z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, a w bankach należności zagrożonych oraz należności od osób, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i należności z tytułów publicznoprawnych (te składniki inwentaryzować należy drogą porównania danych  zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami),
  • powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Inwentaryzacja nie ogranicza się jedynie do zadania spisania lub porównania danych księgowych, ale jest procesem znacznie szerszym, bowiem rozpoczyna się ona już w momencie planowania, a kończy dopiero na zaksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych. Można ją zatem przedstawić w kilku krokach:

  1. planowanie inwentaryzacji – które uwzględnia wyznaczenie terminu oraz sposobu jej przeprowadzenia, określa instrukcje inwentaryzacyjne (które mogą być przekazane również w formie ustnej), wyznacza osoby odpowiedzialne za jej przebieg oraz zespoły spisowe, a w przypadku spisu z natury – wzór karty spisowej, sposób jej wydawania
  2. przeprowadzenie inwentaryzacji jedną z trzech wyżej opisanych metod, tzn. spisanie majątku, wysłanie potwierdzeń lub porównanie z danymi źródłowymi
  3. wyjaśnienie różnic między zapisami w księgach a informacjami uzyskanymi w drodze inwentaryzacji, czyli stanem faktycznym
  4. rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych – różnice te należy zaliczyć do kosztów (niedobory) lub przychodów (nadwyżki) tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Spis z natury składników trudno mierzalnych i niedostępnych

Termin przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

Mimo iż inwentaryzacja jest przeprowadzana ze stanem na ostatni dzień każdego roku obrotowego, nie jest konieczne, aby dokonywać jej dokładnie w tym dniu. Ustawa o rachunkowości daje jednostkom pewną rozpiętość czasową, zgodnie z którą termin inwentaryzacji uznaje się za dotrzymany.

Składniki aktywów można bowiem inwentaryzować w terminie nie wcześniejszym niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i jednocześnie nie późniejszym niż do 15 dnia następnego roku obrotowego. Zasada ta nie dotyczy jednak aktywów pieniężnych i papierów wartościowych, a także produktów w toku oraz materiałów, towarów i wyrobów gotowych, których ewidencja jest prowadzona za pomocą metody odpisywania w koszty ich wartości na dzień zakupu (materiały i towary) lub w momencie ich wytworzenia (produkty gotowe), połączonego z ustalaniem ich stanu i wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu nie później niż na dzień bilansowy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Jeśli inwentaryzacja jest przeprowadzona w wyżej wskazanym terminie, stan majątku na dzień bilansowy jest ustalany na podstawie stwierdzonego drogą potwierdzenia salda, odpowiednio skorygowanego o wszystkie ruchy na tym saldzie w okresie do dnia kończącego rok obrotowy.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

Przykład: rok obrotowy jednostki A obejmuje okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Jednostka potwierdziła rozrachunki z kontrahentem X na dzień 30 listopada, czyli we właściwej rozpiętości czasowej wskazanej przez ustawodawcę. Saldo należności odnotowane w księgach i potwierdzone przez kontrahenta X wyniosło na ten dzień 36.750 zł. W okresie od 1 do 31 grudnia kontrahent X dokonał płatności należności w kwocie 10.000 zł, jednocześnie zrealizował zakupy w kwocie 12.000 zł. Zatem jednostka A na dzień bilansowy ustali swoje saldo w następujący sposób:

saldo należności na dzień 30.11 – kontrahent X (saldo potwierdzone zgodne z saldem wynikającym z ksiąg)

36.750

-

spłata należności przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

10.000

+

zakup dokonany przez kontrahenta X w okresie 1-31.12

12.000

________________________________________________________________________

=

saldo należności na 31.12 – kontrahent X

38.750

Przy takim ustalaniu salda na dzień bilansowy ważne jest, żeby stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie był ustalony po dniu bilansowym.

Forma przeprowadzenia inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald

REKLAMA

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje, w jakiej formie należy dokonać inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald. Jedynym wyznacznikiem jest tutaj konieczność zachowania zasady, że jej wyniki oraz przeprowadzenie należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Potwierdzenie salda środków pieniężnych nie jest tematem kłopotliwym, ponieważ banki z zasady odpowiadają na listy. Najbezpieczniejszą formą inwentaryzacji jest bowiem wysłanie potwierdzenia (prośby o potwierdzenie salda) w formie tradycyjnej, to jest listem poleconym.

Jednakże w dobie Internetu nie sposób przemilczeć temat możliwości inwentaryzacji za pomocą poczty elektronicznej. Jest to jak najbardziej dopuszczalna forma, której popularność uwidacznia się szczególnie w przypadku kontrahentów zagranicznych.

Z drugiej strony należy mieć na uwadze, że w przypadku sprawy sądowej o sporną należność potwierdzenie mailowe może mieć mniejszą wartość dowodową. Dlatego też należności od kontrahentów krajowych najlepiej potwierdzić za pomocą listu poleconego, ponieważ każda jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby otrzymane potwierdzenia były jak najbardziej wiarygodne.

Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczyć podatkowo różnice inwentaryzacyjne

Kto powinien wysłać potwierdzenia?

Saldo rozrachunków cechuje się tym, że należność jednej jednostki stanowi jedocześnie zobowiązanie innej. Dlatego też często pojawia się pytanie, czy powinno potwierdzać się saldo należności, czy konieczne jest również dokonanie inwentaryzacji zobowiązań.

Oczywiście, nie ma żadnej przeszkody, jeśli my – jako jednostka – chcemy potwierdzić nasze zobowiązanie wobec dostawcy. Jednocześnie ustawa o rachunkowości wyraźnie wskazuje, że drogą potwierdzenia sald należy zinwentaryzować należności. Jeśli potwierdzimy zobowiązanie naszego kontrahenta, zasada potwierdzenia naszej należności jest de factozachowana, jednakże nie należy wychodzić z założenia, że to nasz dłużnik wyśle taką prośbę. Obowiązuje niepisana reguła, że wierzyciel wysyła potwierdzenie do dłużnika.

Prawo bilansowe nie nakłada również szczegółowych wytycznych, kto z danej jednostki powinien zająć się bezpośrednio inwentaryzacją majątku drogą potwierdzenia salda. Najprościej (i najczęściej) inwentaryzacja taka odbywa się poprzez wyznaczenie osoby lub osób (w zależności od wielkości jednostki) z działu księgowości, które zajmują się obszarem rozrachunków na co dzień.

Milczący akcept

O ile w mniejszych jednostkach, które mają zaledwie kilku kontrahentów, otrzymanie potwierdzeń nie jest problemem, ponieważ nawet jeśli upłynął już długi okres od wysłania listu przez jednostkę, osoba wysyłająca może zadzwonić i dopilnować, albo raczej kontrolować proces wpływu potwierdzeń.

Inaczej temat przedstawia się tam, gdzie kontrahentów jest dużo – nawet kilka tysięcy. Istnieje bowiem ryzyko, że nie otrzymamy odpowiedzi od odbiorcy. Należy mieć na uwadze, że prawo bilansowe nie dopuszcza tzw. milczącego potwierdzenia. Zatem w przypadku, kiedy nie uzyskamy odpowiedzi od kontrahenta, należność należy uznać za niepotwierdzoną (a nie potwierdzoną poprzez milczenie) i wówczas dokonać jej inwentaryzacji drogą weryfikacji realnej wartości należności.

Należności, których spłata nie jest prawdopodobna, należy objąć odpisem aktualizującym – np. w przypadku należności kwestionowanych lub z zapłatą, których dłużnik zalega (pod warunkiem, że według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata w umownej wysokości nie jest prawdopodobna) lub należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu nieściągalności.

Potwierdzenie salda zerowego

Nie raz zdarza się, że saldo naszych należności wynosi na dzień bilansowy 0. Pojawia się wówczas pytanie, czy należy wysyłać do tego kontrahenta potwierdzenie. Ustawa o rachunkowości nie mówi o potwierdzeniu salda należności o określonej wartości, ale o potwierdzeniu salda należności w ogóle, a nie można uznać, że saldo równe 0 nie spełnia warunku uznania go mimo wszystko za saldo. Dlatego też powinno się potwierdzać również salda zerowe, ponieważ po pierwsze jest to wypełnienie ustawowego obowiązku inwentaryzacji, po drugie – upewnienie się, że rzeczywisty stan salda jest równy 0, a po trzecie – potwierdzenie dłużnikowi, że jego zobowiązanie zostało uregulowane.


Sławomir Ekman

Dyrektor http://24ivalue.pl/


Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie PIT w 2024 roku. Rekordowo szybkie zwroty podatku - średnio 15 dni od złożenia deklaracji

Krajowa Administracja Skarbowa podsumowała ostatni "sezon  PIT-owy", czyli rozliczenie podatkowe dochodów osób fizycznych uzyskanych w 2023 roku. 95%, czyli ponad 23 mln deklaracji podatkowych za 2023 r. podatnicy złożyli elektronicznie, z czego większość, bo aż 13,8 mln przez usługę Twój e-PIT. Tylko 1,4 mln zeznań wpłynęło w wersji papierowej. W tym roku urzędy skarbowe rekordowo szybko zwracały nadpłaty podatku – średnio w ciągu 15 dni. Pierwszy raz z usługi Twój e-PIT skorzystali przedsiębiorcy, którzy złożyli w ten sposób ponad 910 tys. dokumentów. OPP mogą w tym roku otrzymać rekordowa sumę 1,9 mld zł.

Kolejna wygrana podatnika w NSA: Organy podatkowe nie wykazały nienależytej staranności podatnika przy weryfikacji rzetelności dostawców przy odliczeniu VAT

W dniu 29 maja 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA), po dwukrotnym odraczaniu publikacji orzeczenia (pierwotna data rozprawy: 8 maja 2024 r.), uchylił zaskarżony przez podatnika wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku o sygn. akt I SA/Gd 703/19 z 29 października 2019 r., przyjmując że wbrew wydanemu wyrokowi WSA organy podatkowe nie zgromadziły wystarczających dowodów na podważenie dobrej wiary podatnika. W wyroku o sygn. akt I FSK 423/20 NSA nie zgodził się z sądem pierwszej instancji odnośnie wykazania przez organy zasadności pozbawienia podatnika prawa do odliczenia VAT wykazanego na fakturach dokumentujących zakupy towarów i usług. 

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia od 2025 roku. 53% średniej płacy. Hojność na cudzy koszt. Wyższe koszty pracy podniosą ceny i będą przerzucone na konsumentów

W czwartek 13 czerwca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję podwyżki minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1 stycznia 2025 roku do kwoty 4626 zł brutto (3 483,51 zł netto). Jednocześnie w przyszłym roku minimalna stawka godzinowa na zleceniu i podobnych umowach cywilnoprawnych wynosić ma 30,20 zł brutto. Te propozycje rządu skomentował nieprzychylnie Adam Abramowicz, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców. Publikujemy poniżej treść stanowiska Rzecznika MŚP w sprawie wzrostu płacy minimalnej od przyszłego roku.

Przedsiębiorcy MŚP: Stanowczo sprzeciwiamy się podniesieniu kwoty pensji minimalnej do ponad 4600 zł brutto od początku 2025 roku

Zdaniem przedsiębiorców nowa pensja minimalna zabije sektor MŚP. "Stanowczo sprzeciwiamy się podniesieniu kwoty pensji minimalnej do ponad 4600 zł brutto od początku 2025 roku. Na negatywny wpływ znaczących wzrostów wysokości pensji minimalnej na działanie sektora MŚP zwracaliśmy uwagę już w 10 postulatach handlu dla nowego rządu" - piszą w komunikacie.

REKLAMA

Znów zmiany w akcyzie na wino. Co to oznacza dla cen tego trunku? Czy smakosze win zapłacą więcej?

Minister Finansów planuje przedłużyć o 1 rok (czyli do końca 2025 roku) okres ważności znaków akcyzy (banderol) naniesionych na opakowania jednostkowe win i wyrobów winiarskich, które są obecnie na rynku. Chodzi o wina wprowadzone do obrotu przed 2022 rokiem, które są oznaczone tzw. „starymi” znakami akcyzy. Ważność banderol akcyzowych tych win była już wcześniej dwukrotnie przedłużana. Ta zmiana, dokonywana w interesie firm z branży winiarskiej – by dać im więcej czasu na sprzedaż zapasów tych win – nie powinna skutkować podwyżką cen win.

Najniższa krajowa 2025 - ile od stycznia? Jakie brutto w umowie, ile netto do wypłaty na rękę? Jakie koszty pracodawcy płacy minimalnej?

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę (zwane też najniższą krajową lub płacą minimalną) ma wynieść 4626 zł brutto. Natomiast minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i podobnych umów cywilnoprawnych od 1 stycznia 2025 r. wynosić ma 30,20 zł brutto. Takie są propozycje Rady Ministrów przedstawione 13 czerwca 2024 r.

Błędna stawka VAT na paragonie z NIP nabywcy. Jak dokonać korekty i ująć w ewidencji i JPK V7M?

W praktyce zdarza się nie tak rzadko, że wystawiony paragon z NIP nabywcy zawiera błędną stawkę VAT. Czy i jak można skorygować taki paragon z błędną stawką VAT?

Fiskus dowie się, że prowadzisz działalność gospodarczą bez rejestracji. Zmiany od 1 lipca 2024 r. Co wynika z nowych przepisów?

W dniu 5 czerwca 2024 r. Senat przyjął bez poprawek rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw, który implikuje unijną dyrektywę DAC7 uszczelniającą system podatkowy we wszystkich krajach UE. Jeśli Prezydent podpisze ustawę, zacznie ona obowiązywać już od 1 lipca br. Nowe przepisy związane są z wprowadzeniem obowiązku raportowania danych przez platformy sprzedażowe tj. Allegro, OLX czy Booking dotyczących ilości oraz wartości transakcji dokonywanych przez ich użytkowników

REKLAMA

Kiedy i w jakich okolicznościach pracodawca ma obowiązek zwiększyć wymiar urlopu wypoczynkowego? Czy każdy pracownik może na to liczyć?

W jakich sytuacjach i terminach pracownik nabywa prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wypoczynkowego? Kiedy pracodawca ma obowiązek udzielić dodatkowych dni urlopu? Co wynika z przepisów?

Zwolnienie z VAT dla małych firm. Minister Finansów szykuje istotne zmiany w ustawie o VAT

Nowelizacja ustawy o VAT ma pozwolić na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w VAT w Polsce przez małe firmy (do 200 tys. zł rocznej wartości sprzedaży) mające siedzibę w innym państwie członkowskim UE. A polskie małe firmy będą mogły również korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Tak wynika z założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, które zostały opublikowane 12 czerwca 2024 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

REKLAMA