Jak ująć w księgach rachunkowych i rozliczyć podatkowo różnice inwentaryzacyjne

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja polega na ustaleniu stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, a także na wyjaśnieniu różnic między stanem faktycznym, stwierdzonym w toku czynności inwentaryzacyjnych, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych.

Różnice mogą wynikać z dwóch powodów. Po pierwsze różnice mogą być związane ze zmianą naturalnych cech przedmiotów, której nie da się ustalić na podstawie dowodów księgowych. Do takich zmian należą np.: wysychanie, ulatnianie się, przeterminowanie zapasów. Drugą przyczyną powstania różnic są błędy i nadużycia popełnione przez pracowników w ewidencji księgowej, pomyłki w przyjęciu i wydaniu rzeczowych składników majątku.

Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów

Rozliczenie inwentaryzacji

Etapy rozliczenia inwentaryzacji wyglądają następująco:

1. Sprawdzenie kompletności i poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej.

2. Wycena arkuszy spisowych, której dokonują pracownicy służb finansowo-księgowych.

3. Porównanie danych z arkuszy spisowych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych.

4. Wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych w celu rozliczenia inwentaryzacji.

5. Przekazanie protokołu rozbieżności zarządowi jednostki.

6. Akceptacja protokołu rozbieżności przez zarząd bądź kierownika jednostki.

7. Rozliczenie powstałych różnic wraz z odpowiednią klasyfikacją podatkową.

8. Archiwizacja dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Protokół rozbieżności, zaakceptowany przez kierownika jednostki (zarząd) jest dokumentem, na podstawie którego ujmuje się rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

Rozliczenie różnic

Ustawa o rachunkowości – nowelizacja w 2014 r. i jej skutki

Podczas przeprowadzenia inwentaryzacji może dojść do wykrycia nadwyżek bądź niedoborów. Nadwyżkę zawsze trzeba zaliczyć do przychodów podatkowych, natomiast niedobory stanowią koszt uzyskania przychodu jedynie wówczas, gdy są to niedobory niezawinione, powstałe na skutek nieprzewidywalnych zdarzeń losowych. Losowość takiego zdarzenia powinna być odpowiednio udokumentowana, ze wskazaniem okoliczności, przyczyn i okresu powstania niedoborów. W przypadku powstania niedoborów zawinionych, tj. powstałych z winy pracownika, nieprzestrzegania procedur, należy je zaliczyć do kosztu uzyskania przychodu.

Niedobory a VAT naliczony

Ujawnienie powstania niedoborów zawinionych spowoduje konieczność korekty podatku naliczonego. Wynika to z faktu, że towary nie zostały wykorzystane w działalności opodatkowanej, co jest warunkiem odliczenia VAT od nabywanych towarów/materiałów. Gdy dojdzie do powstania niedoboru niezawinionego, nie występuje obowiązek korekty obliczonego uprzednio VAT.

W przypadku powstania zarówno niedoboru zawinionego jak i niezawinionego, nie powstaje obowiązek podatkowy w podatku należnym, gdyż nie dochodzi ani do dostawy towarów ani świadczenia usług.

Zobacz wskaźnik: Badanie sprawozdań finansowych

Przeprowadzenie inwentaryzacji

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja wszystkich aktywów i pasywów powinna być, co do zasady, przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawodawca przewidział także pewne uproszczenia dotyczące terminu i częstotliwości inwentaryzacji zapasów. Inwentaryzację zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych magazynach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową przeprowadzi się raz na 2 lata, natomiast inwentaryzację zapasów materiałów, towarów objętych ewidencją wartościową znajdujących się w punktach obrotu detalicznego przeprowadzi się co roku. Zapis „raz na dwa lata” oznacza, że inwentaryzacja tych zapasów może się odbyć w dowolnym momencie na przestrzeni tych dwóch lat. To oznacza, że jednostki mogą ją przeprowadzić w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem że od daty poprzedniej inwentaryzacji nie upłynął okres dwóch lat, przy czym jednostka musi zawsze ustalić stan zapasów na ostatni dzień roku obrotowego drogą weryfikacji.

Rozliczenie niedoborów i nadwyżek w podatku dochodowym od osób prawnych oraz w podatku od towarów i usług

Pojawienie się różnic inwentaryzacyjnych należy przedstawić i rozliczyć w ramach podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług. Powstałe nadwyżki traktuje się jako składniki majątku otrzymane nieodpłatnie, gdyż jednostka posiada większą ilość, aniżeli wynika to z ewidencji magazynowej. Dlatego też zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych magazynowe, będą zaliczone do przychodów podatkowych. Ich wartość ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku. Uwzględnić przy tym należy w szczególności ich stan i stopień zużycia oraz czas i miejsce ich uzyskania.

Niedobory nie mogą być automatycznie zaliczone do kosztów podatkowych, nawet jeżeli nie zostały wymienione w katalogu kosztów niebędących kosztem uzyskania przychodu. Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu jest możliwe pod warunkiem wystąpienia niedoboru niezawinionego. Strata powinna więc być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika, powstałym w wyniku działań sił przyrody lub działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę, pod warunkiem że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania. Koszty te będą kosztami pośrednimi, a potrącenie nastąpi w dniu ich poniesienia.

Ujawnienie niedoborów zawinionych dla spółki oznacza konieczność korekty podatku naliczonego. Korekty tej należy dokonać zgodnie z art. 91 ust. 7d ustawy o VAT w rozliczeniu za miesiąc, w którym nastąpiła ta zamiana, tj. za miesiąc, w którym niedobór został ujawniony.

Ewidencja niedoborów

W przypadku wykrycia niedoborów należy je ująć w księgach jednostki. Ewidencja ta zależy od charakteru niedoboru:  

1) niedobór niezawiniony obciąża się konto pozostałych kosztów operacyjnych,

2) niedobór powstały z tytułu zdarzenia losowego obciąża się konto strat nadzwyczajnych,

3) niedobór zawiniony, gdy osoba materialnie odpowiedzialna przyznaje się do błędów i wyraża zgodę na pokrycie strat, odnosi się na konto pozostałych rozrachunków z pracownikami,

4) niedobór zawiniony, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie przyznaje się do błędów i nie wyraża zgody na pokrycie strat, kwota niedoboru przeksięgowywana jest na konto należności dochodzonych na drodze sądowej.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podstawa prawna:

- Art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 613

- Art. 91 ust. 7d ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1027

- Art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1287

Autor: Marta Przyborowska