Jak efektywnie przeprowadzać spis przy wielu zespołach spisowych?

Zespoły spisowe są zazwyczaj dwuosobowe (to wymagane minimum). Przy spisie powinna być także osoba odpowiedzialna za powierzone mienie, nie wchodząca w skład zespołu spisowego, lecz występująca jako obserwator, np.: sprzedawca, magazynier. Do zadań takiego zespołu należy: pobranie oświadczeń o przyjęciu odpowiedzialności materialnej oraz o przekazaniu dokumentacji dotyczącej ewidencji, spisywanie z natury wszystkich składników majątku znajdujących się na polu spisowym, obsługa i zabezpieczenie terminala (odczyt kodów kreskowych z oznakowanych środków trwałych i wyposażenia), sprawdzenie zabezpieczenia mienia podlegającego spisowi, sprawdzenie, czy wśród spisywanych środków występują zapasy zbędne lub nadmierne, transmisja danych zgromadzonych w terminalu do tabeli danych inwentaryzacyjnych i wydruk raportów, rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych i sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonego spisu oraz jego przebiegu.

Aby wiele zespołów spisowych mogło skutecznie działać w tym samym czasie, muszą zostać spełnione pewne warunki:

- Podczas inwentaryzacji sporządza się jej plan i harmonogram. Ten pierwszy jest opracowywany osobno dla każdego roku (terminy określone w planie powinny przypadać na okresy, kiedy stan spisywanych składników znajduje się na minimalnym poziomie).

Dokumentacja przy inwentaryzacji

Harmonogram inwentaryzacji natomiast obejmuje dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności spisowych.

- Przede wszystkim należy wyznaczyć pola (rejony) spisowe w pokojach, magazynach, powierzchniach handlowych oraz składowiskach. Pojedyncze pomieszczenia, piętra, stoiska uznaje się za pola spisowe, a jeśli nie ma innej możliwości, to pola spisowe oznacza się namalowanymi liniami, taśmami, numerami bądź też kodami kreskowymi. Wyznaczonym rejonom nadaje się określone nazwy i numery, które umożliwiają ich sprawne przypisanie danemu zespołowi spisowemu do inwentaryzacji. Zakres pola spisowego powinien nieodwołalnie pokrywać się z zakresem odpowiedzialności osób, którym powierzono spisywanymi składnikami majątku.

– Osoby dokonujące inwentaryzacji powinny być poinformowane ustnie lub pisemnie, jak wyglądają przydzielone im zadania, a także o dacie i godzinie przeprowadzenia spisu, zasadach współpracy z osobami odpowiedzialnymi za powierzone im mienie, sposobie obsługi terminala wraz z oprogramowaniem, obowiązku osobnego wyszczególniania zapasów uszkodzonych i przeterminowanych, obowiązku wyodrębniania zapasów obcych, sposobach liczenia składników trudno mierzalnych.

Inwentaryzacja a odpowiedzialność materialna pracowników