REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty tradycyjne a elektroniczne podczas procesu inwentaryzacji

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PIRXON
PIRXON SA (dawniej SmartMedia Sp. z o.o.) od 2004 roku optymalizuje procesy, dostarczając zaawansowane rozwiązania informatyczne polskim i zagranicznym firmom.
Dokumenty tradycyjne a elektroniczne podczas procesu inwentaryzacji /Fot. Fotolia
Dokumenty tradycyjne a elektroniczne podczas procesu inwentaryzacji /Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Inwentaryzację można przeprowadzić w sposób tradycyjny lub elektroniczny. Pod pojęciem „tradycyjny” można rozumieć przeprowadzenie inwentaryzacji poprzez ręczny spis towarów i materiałów oraz środków trwałych na arkuszach spisowych.

REKLAMA

Środki trwałe i wyposażenie są oznaczane numerem inwentarzowym, najczęściej markerem lub etykietą papierową. Inwentaryzacja rozliczana jest w postaci papierowej dokumentacji (ewentualnie wyniki są wprowadzane do programu komputerowego). Przy tradycyjnej dokumentacji najczęściej pojawiającymi problemami jest pomijanie poszczególnych składników w trakcie sporządzania spisu z natury, nieczytelne numery inwentarzowe, czy niewłaściwy opis składników majątku. Największą niedogodnością pozostaje jednak czasochłonność tego procesu, a także liczba osób, które muszą być zaangażowane w przeprowadzenie inwentaryzacji.

REKLAMA

Pod pojęciem „elektroniczny” rozumie się przeprowadzenie procesu inwentaryzacji towarów i materiałów za pomocą technologii automatycznej identyfikacji, przy wykorzystaniu czytników kodów kreskowych. Polega to na: znakowaniu środków etykietami lub tabliczkami zawierającymi kody kreskowe, sporządzeniu spisu z natury za pomocą czytników kodu, a także następnie – elektroniczne porównanie z ewidencją i rozliczenie wyników spisu.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

REKLAMA

Niezależnie od sposobu w jaki przeprowadzana jest inwentaryzacja, czy za pomocą dokumentacji tradycyjnej czy elektronicznej musi ona spełniać wymogi ustawowe, a także wybrana metoda powinna być zawarta w instrukcji inwentaryzacyjnej, która jest ogłoszona przez kierownika jednostki. Arkusz spisu z natury powinien spełniać wymogi ustawowe, które wynikają z art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Musi zawierać: numer arkusza, nazwę firmy i pole spisowe, skład komisji inwentaryzacyjnej (osób odpowiedzialnych materialnie), datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, dane przypadającą na termin spisu, dane, które dotyczą spisywanych składników, podsumowanie arkusza. Dodatkowo każda strona musi być ponumerowana, a także zawierać datę oraz podpisy osób odpowiedzialnych.

Arkusz spisu z natury może być gotowym formularzem lub też zostać wygenerowany z systemu komputerowego. Komputerowy arkusz spisu z natury może posiadać numery inwentarzowe i nazwy składników, które mają podlegać inwentaryzacji, ale niedopuszczalne jest ujęcie ilości składników majątkowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Tak więc jeśli wymogi ustawowe są spełnione, arkusz spisu z natury nie zawiera ilości składników, które podlegają spisowi, a także, jeżeli dopuści się to w instrukcji, można zastosować spis z natury jako wydruk z systemu komputerowego.

Dokumentacja przy inwentaryzacji

W przypadku podpisania przez komisję komputerowego wydruku ewidencji magazynowej (ewidencji ilościowo-wartościowej) nie można jej uznać za spis z natury. Wynika to faktu, iż komputerowy druk ewidencji magazynowej nie posiada wszystkich elementów, które pozwalają uznać go za protokół inwentaryzacyjny, w dalszej kolejności jest to niedopełnienie założeń inwentaryzacji, która umożliwia potwierdzenie ewidencji mając na uwadze stan faktyczny i możliwość wykazania różnic. Inwentaryzacja jest przeprowadzana poprzez spis z natury, który ma na celu pomiar składników, a w dalszej kolejności wpisanie otrzymanych wyników do protokołu inwentaryzacyjnego.

W przypadku aktywów, które nie posiadają postaci materialnej należy przeprowadzić inwentaryzację drogą potwierdzenia sald. Umożliwia to wykrycie nieprawidłowości w trakcie weryfikacji gospodarki finansowej. Ustawa o rachunkowości nie określa w jakiej formie (za pomocą dokumentów tradycyjnych, czy elektronicznych) można uzyskiwać potwierdzenia sald. Tak więc każda jednostka powinna wziąć pod uwagę przede wszystkim to, by były one maksymalnie wiarygodne. Możliwe jest wysłanie potwierdzenia sald za pomocą maila ponieważ art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) nie określa jaką formę powinno to przybrać. Tożsama sytuacja występuje w przypadku podpisu elektronicznego, nie jest on potrzebny podczas przeprowadzania inwentaryzacji należności za pomocą techniki elektronicznej.  

W odniesieniu do wszystkich dokumentów, tradycyjnych i elektronicznych, stanowią one dowód księgowy (i na ich podstawie można dokonywać zapisów księgowych), jeśli zawierają elementy ściśle opisane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Źródło: SmartMedia


Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

REKLAMA

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

REKLAMA