Czym jest dowód księgowy?
Jak wynika z regulacji zawartych w ustawie o rachunkowości podstawą zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych są dowody księgowe, które muszą spełniać określone przez ustawodawcę elementy. Dowody tego rodzaju dzielą się na:
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Co więcej należy dodać, że mogą być również sporządzone dowody księgowe:
1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2) korygujące poprzednie zapisy;
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Co zrobić w przypadku gdy nie możemy uzyskać zewnętrznych obcych dowodów księgowych?
Jeżeli nie można uzyskać od kontrahenta zewnętrznego obcego dowodu księgowego, ustawodawca pozwala w takiej sytuacji (zgodnie z art. 20 ust 4 ustawy o rachunkowości) kierownikowi jednostki na zezwolenie udokumentowania operacji gospodarczej poprzez sporządzenie księgowych dowodów zastępczych przez osoby dokonujące te operacje.
Z takiej dyspozycji kierownik jednostki można skorzystać w przypadku gdy:
1) występuje uzasadniony brak możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych oraz
2) nie dotyczą one operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.
Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM
Jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy?
Przepisy określające zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazują, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Co więcej podmiot może pominąć ostatni wskazany element, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Jakie są cechy dowodów księgowych?
Dowody księgowe powinny być oczywiście rzetelne, czyli być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Muszą być także kompletne, czyli powinny zawierać co najmniej wszystkie elementy wskazane powyżej. Ponadto, jeżeli pojawi się błąd w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych, wówczas można go korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.
Natomiast błędy w księgowych dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.