Nowością i pewnym zaskoczeniem dla przedsiębiorców było składanie sprawozdań finansowych za 2017 r. do Repozytorium Dokumentów Finansowych, zamiast do sądów rejestrowych – jak to miało miejsce dotychczas. Tymczasem począwszy od października konieczne będzie sporządzenie samego sprawozdania w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez urząd ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a zatem zwykłe sprawozdanie, przygotowane zwyczajowo w formie papierowej, nie będzie już wystarczające do skutecznego wywiązania się z obowiązku sprawozdawczego w tym zakresie.
Zmiany w sprawozdaniach finansowych w kierunku informatyzacji
Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej "Ustawa nowelizująca") zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania (w tym wymiany korespondencji pomiędzy sądem a wnioskodawcą) wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego. Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w których to przechowywane będą wypisy i wyciągi aktów notarialnych oraz Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie z kolei składane i udostępniane będą roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych oraz powiązane z nim dokumenty.
Wprowadzenie zmian w poszczególnych obszarach zostało rozłożone w czasie aż do marca 2020 r. Wynikają one z potrzeby dostosowania przepisów krajowych do unijnych dyrektyw dotyczących integracji rejestrów handlowych i spółek w krajach Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego i powinno wpłynąć pozytywnie na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Sprawozdanie finansowe tylko w wersji elektronicznej
Począwszy od 1 października 2018 r. zaczną obowiązywać przepisy zmienionej ustawy o rachunkowości, przewidujące obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a w przypadku sprawozdań finansowych sporządzonych zgodnie z MSR, jeżeli struktura i format sprawozdań udostępniony zostanie przez właściwego ministra. Dodatkowo konieczne będzie właściwe podpisanie tak sporządzonego sprawozdania finansowego, to znaczy podpisanie przez co najmniej jedną osobę, której numer PESEL ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, uprawnioną do reprezentacji podmiotu, przy pomocy podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego ePUAP.
Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury
Obecnie nie jest jasne, jak ów wzorzec sprawozdania będzie wyglądał i kiedy zostanie opracowany i opublikowany przez Ministra Finansów. Pewne jest natomiast, że możliwość złożenia kopii sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, tj. w formie skanu opatrzonego właściwym podpisem uprawnionej osoby, z której korzystano w szczególności w odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2017 r., będzie obowiązywała jedynie do 30 września 2018 r. Z brzmienia przepisu wynika, że przedsiębiorcy, którzy nie zdążą wypełnić obowiązku sprawozdawczego przed tą datą, zobowiązani będą sporządzić sprawozdanie według metodologii przewidzianej w Ustawie nowelizującej.
Pozostałe dokumenty związane z zamknięciem roku
Obowiązek sprawozdawczy obejmuje konieczność sporządzenia nie tylko samego sprawozdania finansowego, ale także sporządzenia uchwał je zatwierdzających i stanowiących o podziale zysku, a w niektórych przypadkach – także sprawozdania z działalności jednostki oraz opinii biegłego rewidenta. Z brzmienia przepisów Ustawy nowelizującej wynika, że dokumenty te będą również składane w formie elektronicznej, przy czym nie zostanie dla nich stworzony specjalny wzorzec, a zatem przyjąć należy, że będą one sporządzane i składane w sposób analogiczny do dokumentów za 2017 r. składanych do Repozytorium Dokumentów Finansowych od 1 marca 2018 r., tj. w formie skanów podpisanych przez umocowaną do tego osobę, przy czym w przypadku opinii i raportu z badania biegłego rewidenta konieczne będzie pozyskanie dokumentu opatrzonego podpisem kwalifikowanym samego biegłego.
Złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym
Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.
Dalszy ciąg artykułu o zmianach w sporządzaniu i składaniu sprawozdań finansowych
Autor: Justyna Nykiel, specjalista, aplikant radcowski, Grant Thornton