REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zmiany w ustawie o KRS – kto nie złoży sprawozdania finansowego w sądzie?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Zmiany w ustawie o KRS – kto nie złoży sprawozdania finansowego w sądzie? /shutterstock.com
Zmiany w ustawie o KRS – kto nie złoży sprawozdania finansowego w sądzie? /shutterstock.com
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

15 marca 2018 r. weszły w życie zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, o których powinien wiedzieć każdy menadżer spółki. Nowe przepisy nakładają na zarządców spółek m.in. dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Jednocześnie zmieniają zasady wykonywania przez nich niektórych dotychczasowych zadań, jak składanie sprawozdań finansowych w sądzie – i to w sposób, który dla spółek z zagranicznym zarządem jest szczególnie problematyczny.

REKLAMA

Składający sprawozdanie finansowe w sądzie musi mieć PESEL

Zgodnie z nowymi przepisami zasadą jest aktualnie, że sprawozdanie finansowe i inne dokumenty sprawozdawcze (jak opinia biegłego z badania tego sprawozdania czy sprawozdanie z działalności) składa się w sądzie rejestrowym bez opłat – przez Internet, za pośrednictwem nowego systemu Ministerstwa Sprawiedliwości, do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Zgłoszenie dokumentów sprawozdawczych wymaga posiadania aktywnego konta w systemie Ministerstwa i podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Co jednak istotne, zgodnie z nowelizacją, zgłoszenia może dokonać tylko „co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze [KRS], wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania [członek zarządu], wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.” Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, reprezentująca tego wspólnika – m.in. jako członek zarządu, syndyk, czy likwidator.

Co z tego wynika?

Z przytoczonych przepisów wynika, że bezpłatnego zgłoszenia nie mogą dokonać członkowie zarządu spółki nieposiadający numeru PESEL ujawnionego w KRS,  co w praktyce dotyczy przede wszystkim cudzoziemców. Z przepisów wynika też, że zgłoszenia w opisywanym trybie nie może dokonać:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • członek zarządu będący cudzoziemcem i posiadający PESEL, jeżeli PESEL nie jest ujawniony w KRS;
  • prokurent;
  • pełnomocnik (zgodnie z uzasadnieniem do projektu nowelizacji, zgłoszenie jest czynnością techniczną, a nie procesową, do której nie można powołać pełnomocnika).

Opisywany tu problem mają nie tylko członkowie zarządu, ale też zagraniczne firmy reprezentujące polskie spółki osobowe (np. jako komplementariusze spółek komandytowych), jeżeli w ich zarządach są cudzoziemcy. Problem w przypadku spółek osobowych jest nawet większy o tyle, że sądy rejestrowe coraz rzadziej ujawniają w KRS takich spółek dane osób reprezentujących ich wspólników. W związku z tym nawet jeśli reprezentantowi wspólnika reprezentującego spółkę osobową uda się uzyskać numer PESEL, numer ten może nie zostać ujawniony w KRS, a zatem nadal będzie istniała formalnie przeszkoda do bezpłatnego złożenia sprawozdania finansowego spółki osobowej w sądzie.

Jak sobie poradzić z problemem?

Pierwszym przychodzącym do głowy rozwiązaniem problemu jest powołanie do zarządu polskiego obywatela i ujawnienie jego numeru PESEL w KRS. W niektórych przypadkach taki prosty pomysł mógłby się sprawdzić,  w większości jednak– nie. Powołanie „obcej” osoby do zarządu – nawet na krótki czas – oznacza co do zasady przyznanie jej prawa do wglądu w dokumentację spółki, udziału w zarządzaniu i reprezentacji itd. Takiemu okazjonalnemu uzupełnieniu (lub zmianie) składu zarządu sprzeciwią się zatem przede wszystkim realia biznesowe, utrwalone zasady zarządzania spółką i względy zaufania.

Nadanie numeru PESEL cudzoziemcowi…

REKLAMA

Możliwym rozwiązaniem jest też uzyskanie przez członka zarządu spółki, będącego cudzoziemcem, numeru PESEL. Jeżeli dana osoba nie należy do grona obcokrajowców, którzy spełniają określone warunki i którym numer PESEL nadawany jest z urzędu, należy w tym celu złożyć stosowny wniosek. W przypadku braku miejsca zameldowania i niepodejmowania w Polsce pracy na podstawie stosunku pracy wniosek powinien zostać skierowany do organu gminy właściwego dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

We wniosku, oprócz podstawowych danych, koniecznym jest wskazanie podstawy prawnej, która upoważnia do nadania numeru PESEL, tj. przytoczenie przepisu, z którego wynika obowiązek posiadania tego numeru. W omawianym przypadku podstawę prawną może stanowić wyżej cytowany przepis art. 19e ust. 2 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym zgłoszenie w przedmiocie złożenia dokumentów finansowych drogą elektroniczną powinno być opatrzone odpowiednim podpisem osoby wskazanej w przepisie, która posiada numer PESEL. Złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.

…i ujawnienie go w KRS

Celem wprowadzenia wymogu posiadania numeru PESEL dla składających dokumenty sprawozdawcze w sądach rejestrowych jest potrzeba automatycznej weryfikacji dokonującego zgłoszenia. Procedura składania dokumentów ma się mianowicie odbywać bez udziału sądu. Wobec tego, zgodnie z przepisami nie jest wystarczające samo posiadanie numeru PESEL przez zgłaszającego. Koniecznym jest też ujawnienie tego numeru w KRS w ramach wniosku o zmianę danych członka zarządu spółki (bądź innej osoby mającej dokonać zgłoszenia sprawozdania finansowego) w rejestrze przedsiębiorców. To z kolei wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350 zł. Jednocześnie należy uzyskać możliwość złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP i aktywować konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

Na sam koniec do rozwiązania pozostanie jeszcze problem praktyczny, związany z tym, że elektroniczne systemy Ministerstwa Sprawiedliwości funkcjonują tylko w polskich wersjach językowych. Niezbędna może się zatem okazać pomoc tłumacza przy dokonywaniu zgłoszenia.

Inne rozwiązania

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronach prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości, spółki niemające możliwości bezpłatnego zgłoszenia sprawozdań finansowych w ramach procedury opisywanej powyżej (a takimi są spółki, których reprezentanci nie mają numerów PESEL ujawnionych w KRS) mogą złożyć dokumenty sprawozdawcze w sądzie w ramach opłacanego wniosku. Składa się go za pośrednictwem internetowego systemu Ministerstwa Sprawiedliwości S-24 (opłata wynosi 140,00 zł).


Nie ma przepisu, który zakazywałby złożenia takiego wniosku przez pełnomocnika, co eliminuje problem związany z podpisaniem samego zgłoszenia (zgłoszenie w miejsce członka zarządu – cudzoziemca podpisze pełnomocnik). Pozostanie jednak problem z podpisaniem załączników do wniosku (są nimi m.in. sprawozdanie finansowe, uchwała wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, czy sprawozdanie z działalności spółki). Wspomnianych dokumentów (w przeciwieństwie do samego wniosku) z zasady nie może podpisać pełnomocnik. Zgodnie z informacjami przekazanymi w ramach systemu wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości, wspomniane załączniki powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez „wszystkie osoby zobowiązane do podpisu”. Oznacza to, że na potrzeby wniosku, o którym tu mowa, podpisy elektroniczne powinni sobie zapewnić m.in. wszyscy członkowie zarządu, główny księgowy, wspólnicy, czy biegły rewident podpisujący opinię z badania sprawozdania finansowego. To natomiast może się okazać nie lada przedsięwzięciem.

Cudzoziemcy znów pominięci

Składając wniosek w trybie S-24, spółki, których uprawnieni reprezentanci nie posiadają numeru PESEL ujawnionego w KRS, nie mogą skorzystać z ułatwienia wynikającego w z przepisów przejściowych do nowelizacji. Mianowicie, nie mogą  do dnia 30 września 2018 r. do wniosku, o którym tu mowa, załączyć kopii dokumentów sprawozdawczych (skanów dokumentów podpisanych w formie papierowej) podpisanych „elektronicznie” tylko przez jednego uprawnionego reprezentanta spółki: członka zarządu, syndyka, likwidatora lub wspólnika z prawem reprezentacji. Wynika to z faktu, że również i w tym wypadku przepisy wymagają posiadania przez podpisującego numeru PESEL i  ujawnienia tego numeru w KRS. W przypadku spółek reprezentowanych przez obcokrajowców najmniej problematyczne wydaje się wobec tego dokonanie zawczasu formalności związanych z uzyskaniem przez reprezentantów numerów PESEL i ujawnieniem tych numerów w KRS.

Sankcje

Wedle przepisów Ustawy o rachunkowości, niezłożenie dokumentów sprawozdawczych w sądzie jest przestępstwem zagrożonym grzywną lub karą ograniczenia wolności. Dodatkowo, sąd rejestrowy może wszczynać wobec reprezentantów spółek postępowania przymuszające do złożenia dokumentów, w toku których może m.in. stosować grzywny, zawiadamiać organy ścigania, a w skrajnym przypadku – orzec o rozwiązaniu spółki.

Komentowana w ramach tego artykułu nieuwaga ustawodawcy może mieć wobec tego dotkliwe konsekwencje dla zarządców spółek, którzy nie przygotują się z wyprzedzeniem do wykonania obowiązków sprawozdawczych za miniony rok obrotowy zgodnie z wymaganiami nowych przepisów.

Wiele zależy od praktyki

Powyżej wskazaliśmy kilka możliwych rozwiązań problemu, wybór jednego z nich zawsze zależy od faktycznych uwarunkowań w danej spółce. Istotne w tym przypadku będzie też podejście sądów rejestrowych i podmiotów odpowiedzialnych za funkcjonowanie elektronicznych systemów Ministerstwa Sprawiedliwości. Należy oczekiwać, że do czasu korekty przepisów ich wykładnia i funkcjonalność systemu będą uwzględniać przede wszystkim cel przepisów i realia, a nie ścisłe brzmienie nowego prawa. Z zadowoleniem zostałoby zapewne przyjęte rozwiązanie, które umożliwiałoby złożenie przez system S-24 dokumentów sprawozdawczych wprawdzie odpłatnie, ale przez samego tylko pełnomocnika, bez konieczności elektronicznego podpisywania dokumentów przez wszystkie osoby podpisujące je w formie papierowej. Jak wynika z informacji przekazanych w ramach systemu wsparcia Ministerstwa Sprawiedliwości, rozwiązanie to na tę chwilę nie jest jednak stosowane.

Autorzy:

Nastazja Lisek, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Aleksandra Lipka, prawnik, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MF proponuje zmiany w raportowaniu do KNF. Mniej obowiązków dla domów maklerskich

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia zmieniającego zasady przekazywania informacji do Komisji Nadzoru Finansowego przez firmy inwestycyjne i banki prowadzące działalność maklerską. Nowe regulacje, będące częścią pakietu deregulacyjnego, mają na celu uproszczenie obowiązków sprawozdawczych i zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Kawa z INFORLEX. Przygotowanie do KSeF

Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online. Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 2 cenionymi ekspertami.

Kolejna rewolucja i sensacyjne zmiany w KSeF i elektronicznym fakturowaniu. Czy są nowe terminy, co z możliwością fakturowania offline

Deregulacja idzie pełną parą. Rząd zmienia nie tylko obowiązujące już przepisy, ale i te, które dopiero mają wejść w życie. Przykładem takiej deregulacji są przepisy o KSeF czyli o obowiązkowym przejściu na wyłącznie cyfrowe e-faktury. Co się zmieni, co z terminami obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie dla poszczególnych grup podatników?

BPO jako most do innowacji: Jak outsourcing pomaga firmom wyjść ze swojej bańki i myśleć globalnie

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie innowacyjność decyduje o przewadze konkurencyjnej, wiele przedsiębiorstw boryka się z paradoksem: potrzebują dostępu do najnowszych technologii i świeżych perspektyw, ale ograniczają ich własne zasoby, lokalizacja czy kultura organizacyjna. Business Process Outsourcing (BPO) staje się w tym kontekście nie tylko narzędziem optymalizacji kosztów, ale przede wszystkim bramą do globalnej puli wiedzy i innowacji.

REKLAMA

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rząd podjął decyzję

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zamiast imigrantów na stałe ich praca zdalna. Nowa szansa dla gospodarki dzięki deregulacji

Polska jako hub rozliczeniowy: Jak deregulacja podatkowa może przynieść miliardowe wpływy? Zgodnie z szacunkami rynkowych ekspertów, gdyby Polska zrezygnowała z obowiązku przedstawiania certyfikatów rezydencji podatkowej, mogłaby zwiększyć liczbę zagranicznych freelancerów zatrudnianych zdalnie przez polskie firmy do około 1 mln osób rocznie.

REKLAMA