Zmiany w ustawie o KRS – kto nie złoży sprawozdania finansowego w sądzie?

Składający sprawozdanie finansowe w sądzie musi mieć PESEL

Zgodnie z nowymi przepisami zasadą jest aktualnie, że sprawozdanie finansowe i inne dokumenty sprawozdawcze (jak opinia biegłego z badania tego sprawozdania czy sprawozdanie z działalności) składa się w sądzie rejestrowym bez opłat – przez Internet, za pośrednictwem nowego systemu Ministerstwa Sprawiedliwości, do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Zgłoszenie dokumentów sprawozdawczych wymaga posiadania aktywnego konta w systemie Ministerstwa i podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP.

Co jednak istotne, zgodnie z nowelizacją, zgłoszenia może dokonać tylko „co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze [KRS], wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania [członek zarządu], wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.” Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, reprezentująca tego wspólnika – m.in. jako członek zarządu, syndyk, czy likwidator.

Co z tego wynika?

Z przytoczonych przepisów wynika, że bezpłatnego zgłoszenia nie mogą dokonać członkowie zarządu spółki nieposiadający numeru PESEL ujawnionego w KRS,  co w praktyce dotyczy przede wszystkim cudzoziemców. Z przepisów wynika też, że zgłoszenia w opisywanym trybie nie może dokonać:

• członek zarządu będący cudzoziemcem i posiadający PESEL, jeżeli PESEL nie jest ujawniony w KRS;
• prokurent;
• pełnomocnik (zgodnie z uzasadnieniem do projektu nowelizacji, zgłoszenie jest czynnością techniczną, a nie procesową, do której nie można powołać pełnomocnika).

Opisywany tu problem mają nie tylko członkowie zarządu, ale też zagraniczne firmy reprezentujące polskie spółki osobowe (np. jako komplementariusze spółek komandytowych), jeżeli w ich zarządach są cudzoziemcy. Problem w przypadku spółek osobowych jest nawet większy o tyle, że sądy rejestrowe coraz rzadziej ujawniają w KRS takich spółek dane osób reprezentujących ich wspólników. W związku z tym nawet jeśli reprezentantowi wspólnika reprezentującego spółkę osobową uda się uzyskać numer PESEL, numer ten może nie zostać ujawniony w KRS, a zatem nadal będzie istniała formalnie przeszkoda do bezpłatnego złożenia sprawozdania finansowego spółki osobowej w sądzie.

Jak sobie poradzić z problemem?

Pierwszym przychodzącym do głowy rozwiązaniem problemu jest powołanie do zarządu polskiego obywatela i ujawnienie jego numeru PESEL w KRS. W niektórych przypadkach taki prosty pomysł mógłby się sprawdzić,  w większości jednak– nie. Powołanie „obcej” osoby do zarządu – nawet na krótki czas – oznacza co do zasady przyznanie jej prawa do wglądu w dokumentację spółki, udziału w zarządzaniu i reprezentacji itd. Takiemu okazjonalnemu uzupełnieniu (lub zmianie) składu zarządu sprzeciwią się zatem przede wszystkim realia biznesowe, utrwalone zasady zarządzania spółką i względy zaufania.

Nadanie numeru PESEL cudzoziemcowi…

Możliwym rozwiązaniem jest też uzyskanie przez członka zarządu spółki, będącego cudzoziemcem, numeru PESEL. Jeżeli dana osoba nie należy do grona obcokrajowców, którzy spełniają określone warunki i którym numer PESEL nadawany jest z urzędu, należy w tym celu złożyć stosowny wniosek. W przypadku braku miejsca zameldowania i niepodejmowania w Polsce pracy na podstawie stosunku pracy wniosek powinien zostać skierowany do organu gminy właściwego dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

We wniosku, oprócz podstawowych danych, koniecznym jest wskazanie podstawy prawnej, która upoważnia do nadania numeru PESEL, tj. przytoczenie przepisu, z którego wynika obowiązek posiadania tego numeru. W omawianym przypadku podstawę prawną może stanowić wyżej cytowany przepis art. 19e ust. 2 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, zgodnie z którym zgłoszenie w przedmiocie złożenia dokumentów finansowych drogą elektroniczną powinno być opatrzone odpowiednim podpisem osoby wskazanej w przepisie, która posiada numer PESEL. Złożenie wniosku o nadanie numeru PESEL jest bezpłatne.

…i ujawnienie go w KRS

Celem wprowadzenia wymogu posiadania numeru PESEL dla składających dokumenty sprawozdawcze w sądach rejestrowych jest potrzeba automatycznej weryfikacji dokonującego zgłoszenia. Procedura składania dokumentów ma się mianowicie odbywać bez udziału sądu. Wobec tego, zgodnie z przepisami nie jest wystarczające samo posiadanie numeru PESEL przez zgłaszającego. Koniecznym jest też ujawnienie tego numeru w KRS w ramach wniosku o zmianę danych członka zarządu spółki (bądź innej osoby mającej dokonać zgłoszenia sprawozdania finansowego) w rejestrze przedsiębiorców. To z kolei wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w łącznej wysokości 350 zł. Jednocześnie należy uzyskać możliwość złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP i aktywować konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Polecamy: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu – nowe procedury

Na sam koniec do rozwiązania pozostanie jeszcze problem praktyczny, związany z tym, że elektroniczne systemy Ministerstwa Sprawiedliwości funkcjonują tylko w polskich wersjach językowych. Niezbędna może się zatem okazać pomoc tłumacza przy dokonywaniu zgłoszenia.

Inne rozwiązania

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronach prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości, spółki niemające możliwości bezpłatnego zgłoszenia sprawozdań finansowych w ramach procedury opisywanej powyżej (a takimi są spółki, których reprezentanci nie mają numerów PESEL ujawnionych w KRS) mogą złożyć dokumenty sprawozdawcze w sądzie w ramach opłacanego wniosku. Składa się go za pośrednictwem internetowego systemu Ministerstwa Sprawiedliwości S-24 (opłata wynosi 140,00 zł).