Zabrania tego wprost art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. Pojęcie „reprezentacja” nie zyskało jednak jak dotąd legalnej definicji, co zachęca do kreatywnego spojrzenia na niektóre nakłady i szukania nowych sposobów ich rozliczenia w kosztach podatkowych.
Zgodnie ze słownikowym objaśnieniem, reprezentacja oznacza uzewnętrzniony wysoki standard, okazałość, wytworność lub wystawność w sposobie zachowania, ekskluzywność.
Jak ująć w księgach rachunkowych wydatki na organizację wyjazdów dla potencjalnych klientów>>
Na tych właśnie określeniach bazują organy podatkowe dokonując wykładni powołanych przepisów: „reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej oraz ułatwienie zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 sierpnia 2008 r., nr ILPB3/423-296/08-4/MC). W praktyce wiele wydatków spełniających powyższe kryteria może jednak zostać uwzględnionych w rachunku podatkowym, pod warunkiem że podatnik będzie potrafił uwypuklić również inne aspekty poniesionych nakładów, mające wpływ na przychód lub jego źródło.
Sport i kultura w służbie firmowego wizerunku
Szczególnie atrakcyjnymi sposobami zaznaczenia przez przedsiębiorców swojej obecności w przestrzeni publicznej jest finansowanie zawodów sportowych lub poszczególnych zawodników, fundowanie nagród w rozmaitych konkursach, organizowanie konferencji naukowych, koncertów i innych podobnych imprez o dużym rozgłosie, najchętniej takich, o których mowa będzie w środkach masowego przekazu.
Ubiory z logo spółki dla pracowników>>
Działania tego typu mają zawsze na celu (niezależnie od innych możliwych funkcji) kształtowanie i utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy, poprzez jego skojarzenie np. ze sportowym sukcesem, popularną muzyką lub prestiżem naukowym.
Nie powinno być zatem wątpliwości, że nakłady na nie mieszczą się w szeroko rozumianym pojęciu „reprezentacja”. Pomimo to, znaczna część takich przedsięwzięć znajduje odzwierciedlenie w rachunku podatkowym przedsiębiorców po stronie kosztów uzyskania, a ich kwalifikacja nie budzi sprzeciwu ani organów podatkowych, ani sądów administracyjnych. Uznają one bowiem, że funkcja reklamowa (a także promocyjna, marketingowa lub informacyjna) w istocie przeważa nad reprezentacyjną.
Sponsoring czyli zakup usług reklamowych
Najlepszym przykładem tego liberalnego podejścia jest umowa sponsoringu.
Sponsoring to kontrakt nienazwany, którego istotą jest odpłatne przysporzenie majątkowe (w pieniądzach, rzeczach lub usługach), dokonywane przez podmiot gospodarczy na rzecz wybranej osoby fizycznej, prawnej lub pewnej struktury organizacyjnej, która ze swej strony zobowiązuje się do dokonywania działań mających za zadanie utrwalenie lub podniesienie renomy sponsora. Każdemu zaangażowaniu w sponsoring towarzyszy dążenie przedsiębiorcy do osiągnięcia celu zasadniczego - wzrostu zysków ze sprzedaży towarów lub usług. Jak się okazuje, intencje te są w pełni czytelne dla organów podatkowych, czego dowód dał choćby Urząd Skarbowy w Lwówku Śląskim, uznając, że przedsięwzięta przez podatnika akcja sponsorowania miejscowego klubu sportowego dodatnio wpłynie na „spotęgowanie renomy podatnika, podwyższenie stopnia jego popularności w środowisku społecznym oraz zwiększenie jego zysków (...) a promowanie nazwy podmiotu sponsorującego może zaowocować większą liczbą klientów, zwłaszcza lokalnych, prowadzących roboty budowlane na terenie powiatu, co przyczyni się do zwiększenia przychodów ze sprzedaży” (postanowienie z 19 stycznia 2007 r., nr 423/1/24/PD/5-1/06).
Warto zaznaczyć, że sponsoring nie dotyczy tylko sportowców. Sponsorowanym może być każda inna osoba, ciesząca się w określonym środowisku (do którego chciałby dotrzeć sponsor) wystarczającą popularnością lub prestiżem. Może ona działać na rzecz sponsora także w mniej typowych, a nawet dyskretnych formach, np. poprzez publikację podziękowań lub przez tzw. lansowanie produktów sponsora, czyli ich propagowanie bez ujawniania na zewnątrz finansowych powiązań ze sponsorem.
W zgodnej opinii urzędów skarbowych i sądów administracyjnych, sponsoring to usługa reklamowa świadczona przez sponsorowanego sponsorowi. Tak też uważa Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie, który w postanowieniu z 23 maja 2007 r. (nr 1472/ROP1/423-122/07/KUKM) stwierdził: „Sponsoring z uwagi na charakter usług świadczonych przez sponsorowanego ogólnie definiuje się jako usługi reklamowe. W przypadku, gdy w ramach sponsoringu nie jest promowany towar czy usługa, mogłaby pojawić się wątpliwość, czy nie mamy do czynienia z działaniem o charakterze reprezentacyjnym. Jednak w praktyce i orzecznictwie przyjmuje się, że samo ograniczenie działań sponsorowanego do informowania o sponsorze (...) już może być odbierane jako swego rodzaju reklama - reklama marki lub firmy”.
Skoro zatem nakłady sponsora wiążą się z reklamą, powinny być bez przeszkód uznane za koszt uzyskania przychodów. Trzeba jednak zaznaczyć, że wydatki te mogą zostać uwzględnione w rachunku podatkowym tylko do wysokości ceny usług reklamowych świadczonych przez sponsorowanego. Jak wynika z wyjaśnień Krajowej Informacji Podatkowej, zamieszczonych w Biuletynie Skarbowym 5/2007, w przypadku gdy świadczenia (sponsoringu i reklamy) nie są równej wartości, nadwyżka świadczeń ze strony sponsora stanowi darowiznę na rzecz sponsorowanego, która nie jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 11 u.p.d.o.f. i art. 16 ust. 1 pkt 14 u.p.d.o.p.). Również w przypadku przekazania przez sponsora na rzecz sponsorowanego towarów (np. koszulek, butów itp.), za koszt uzyskania przychodów można uznać jedynie tę wartość przekazanych towarów, która stanowi równowartość ceny za reklamę sponsora.
Aby zatem umowa sponsoringu nie rodziła żadnych wątpliwości fiskusa (w szczególności nie została uznana za sponsoring niewłaściwy utożsamiany z darowizną), warto w każdym przypadku zawrzeć ją na piśmie i szczegółowo określić obowiązki obydwu stron oraz wycenić wzajemne świadczenia.
Konferencje, sympozja, prezentacje
Wymierne korzyści ekonomiczne może dać także przedsiębiorcom organizowanie (finansowanie) imprez służących przekazaniu pewnych treści intelektualnych. Nakłady z tego tytułu będą mogły zostać zrekompensowane pod względem podatkowym, jeśli organizator zatroszczy się o odpowiednie rozłożeniu akcentów. Jak to zrobić wyjaśnia Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (interpretacja indywidualna z 26 listopada 2008 r., nr ITPB3/423-468b/08/MT): „należy zbadać, czy zorganizowanie konferencji miało kształtować popyt na usługi spółki, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też służyć budowaniu relacji z kontrahentami i wywoływaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu jednostki. A zatem, w sytuacji gdy głównym celem organizacji konferencji (szkolenia) była reklama usług oferowanych przez wnioskodawcę (...), a niewielka liczba uczestników była wynikiem małego zainteresowania, a nie ich selekcji, to wydatki na organizację części merytorycznej tego spotkania mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Również wynagrodzenie za usługi gastronomiczne można wówczas uznać za koszt podatkowy, o ile zapewnienie poczęstunku stanowi przejaw gościnności nie wykraczający poza główny cel tego spotkania, tj. reklamę usług spółki”.
Z powyższego wynika, że fiskus zaakceptuje nakłady poniesione na zorganizowanie imprezy kształtującej image danej firmy, pod warunkiem że organizator w pierwszym rzędzie zapozna uczestników z pochlebnymi informacjami o tej firmie i o zaletach wytwarzanych przez nią produktów. Jak wskazuje natomiast treść innej urzędowej opinii (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 października 2008 r., nr ILPB3/423-450/08-4/MC), kosztowy charakter będą miały również wydatki (np. wyżywienie, przewóz, nocleg) związane z przygotowaniem panelu dyskusyjnego, podczas którego zaproszeni goście (wybrani kontrahenci) uzyskają informacje na temat nowoczesnych rozwiązań technologicznych stosowanych przez firmę, a firma dowie się o oczekiwaniach wobec jej produktów. W tym przypadku funkcja informacyjna została znacznie bardziej wyeksponowana od reprezentacyjnej.
Jak cię widzą, tak cię cenią
Na odpowiedni wizerunek firmy istotnie wpływa wygląd budynków, w których ona funkcjonuje. Dotyczy to zwłaszcza pomieszczeń służących przyjmowaniu interesantów i kontrahentów. Nie bez znaczenia jest również zadbane i estetyczne otoczenie.
Kwiaty we wnętrzach i przystrzyżony trawnik na zewnątrz stały się już standardem, a nie przejawem wystawności: „wydatki poniesione na wystrój wnętrza (zakup kwiatów doniczkowych, kompozycji kwiatowych, kwiatów ciętych, donic, ziemi, środków ochrony roślin oraz wydatki na ich comiesięczną pielęgnację przez firmę zewnętrzną), jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami będą stanowić koszty uzyskania przychodów stosownie do postanowień art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych” (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 21 kwietnia 2008 r., nr IBPB3/423-65/08/NG).
Do kosztów podatkowych można też bez przeszkód zaliczyć wydatki na ozdoby okolicznościowe (np. bożonarodzeniowe) lub inne, całoroczne elementy dekoracyjne: „umieszczenie przed siedzibą spółki, czy też w czasie prezentacji i szkoleń flag narodowych (oraz proporczyków) krajów powszechnie kojarzonych z wysoką jakością, solidnością, precyzją i niezawodnością, z których spółka nabywa produkty i technologie stanowi określone zachowanie nakierowane na kształtowanie opinii i preferencji potencjalnych klientów, niewątpliwie wywołuje pozytywne reakcje i skojarzenia, wzbudza zainteresowanie, jak również nakłania do zakupu reklamowanych towarów” (decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 października 2007 r., nr 1401/BP-II/4210-63/07/ZO).
Inaczej rzecz się będzie miała, jeśli przedsiębiorca zechce dodać sobie prestiżu przedmiotami ekskluzywnymi: zabytkowym zegarem, obrazem znanego malarza, czy perskim dywanem. Zaliczenie tego rodzaju wydatków do kosztów podatkowych z pewnością nie znajdzie akceptacji fiskusa, który podkreśla potrzebę zachowania umiaru: „gdyby dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, tj. wydatki spółki na wystawne dekoracje nie mogłyby zostać uznane za koszty uzyskania przychodów” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 13 lutego 2008 r., nr ILPB3/423-235/07-2/MC).
Problemów nie powinno być natomiast z rozliczeniem drogich mebli, stanowiących wyposażenie biurowych pomieszczeń. Meble spełniają bowiem funkcję użytkową i to wyłącznie do podatnika należy decyzja o celowości takiego wydatku. Jedynym mankamentem związanym z zakupem ekskluzywnego umeblowania może być konieczność poddania go amortyzacji.
Elegancja w każdym calu
Na ogólną ocenę firmy wpływa również elegancki wygląd jej pracowników. Dlatego wielu pracodawców stara się odziać swój personel (dotyczy to zwłaszcza pracowników punktów handlowych) w rodzaj uniformu, ujednoliconego krojem i kolorem. Na odzieży tej umieszcza się, w sposób raczej dyskretny, logo firmowe. Jakość i walory estetyczne takiego ubioru służbowego są przeważnie dostosowane do specyfiki produktu, który oferuje dana firma. Oczywistym jest, że inaczej powinien wyglądać kasjer w hipermarkecie, a inaczej ekspedientka w sklepie z biżuterią.
Mimo że służbowa odzież ma (lub może mieć) walor reprezentacyjny, zarówno fiskus, jak i sądy administracyjne na ogół przychylnie traktują wydatki na jej zakup. WSA w Warszawie, w wyroku z 27 kwietnia 2007 r. (III SA/Wa 2644/06) stwierdził, że „jednolity, atrakcyjny ubiór pracowników powoduje lepszy odbiór danego podmiotu wśród osób stykających się z jego pracownikami. Wyróżnia on pracowników firmy spośród innych osób. Jeżeli jednak wygląd noszonych przez nich strojów jednocześnie może być bezpośrednio kojarzony z konkretną firmą (np. poprzez umieszczenie na nich stosownego logo), nie sposób im odmówić charakteru reklamowego”.
Dla uznania, że strój służbowy posiada charakter reklamowy, konieczne jest wyposażenie go w charakterystyczne dla firmy elementy (zwykle jest to logo trwale umieszczone w widocznym miejscu) oraz przydzielenie wyłącznie tym pracownikom, którzy mają stały kontakt z klientami.
Elegancki wygląd powinien charakteryzować także samego przedsiębiorcę, jest bowiem powszechnie wiadomym, że odpowiedni stój pomaga zdobyć zaufanie partnerów biznesowych i ułatwia kontakt z klientami. Jeżeli chodzi o ubrania, takie jak: garnitur, garsonka czy nawet smoking, to fiskus od lat stoi na tym samym stanowisku, że uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej nie jest uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, a schludny wygląd niezbędny jest w każdej profesji i w życiu prywatnym. Szansę na rozliczenie w kosztach podatkowych wydatków na odzież mają tylko ci nieliczni podatnicy, dla których strój jest narzędziem pracy (np. frak u dyrygenta, suknia wieczorowa u wokalistki estradowej).
Podstawa prawna:
• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).