Jak ująć w księgach rachunkowych wydatki na organizację wyjazdów dla potencjalnych klientów

RADA

Pomimo istnienia niewątpliwego związku opisanych w pytaniu wydatków z prowadzoną działalnością i uzyskiwanymi z niej przychodami, organy podatkowe w wydawanych interpretacjach odmawiają podatnikom prawa do uwzględniania ich w rachunku podatkowym. Traktują je jako wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28, tj. jako koszty reprezentacji. Szczegóły wraz z ewidencją - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie są kosztami uzyskania przychodu (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Właśnie do tej kategorii organy podatkowe zaliczają wydatki związane z organizacją pobytu potencjalnych klientów. Dlatego, mimo ich bezspornego związku z osiąganymi przychodami, odmawiają podatnikom prawa do uwzględniania tego typu wydatków w kosztach podatkowych.

W omawianej sprawie zajął stanowisko Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja indywidualna z 20 sierpnia 2008 r. (nr IPPB1/415-683/08-2/JB). Interpretacja dotyczy podatnika będącego osobą fizyczną, ale analogiczne uregulowania są również w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W wydanej interpretacji organ podatkowy w następujący sposób uzasadnia swoje stanowisko:

(...) W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia „reprezentacja” oraz z analizy ww. przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie wynika, iż wydatki na bilety lotnicze, pociąg, autobus oraz koszty noclegów związane z organizacją wyjazdu na targi potencjalnych klientów, poniesione przez Firmę X, wiążą się z tworzeniem oraz utrwalaniem dobrego wizerunku firmy na zewnątrz, a zatem nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Zapewnienie klientom dojazdu oraz noclegu na targi wpływać będzie niewątpliwie na lepsze postrzeganie przez nich Firmy i utrwalanie jej pozytywnego obrazu. Powyższe wydatki mają charakter okazałości i wystawności, odbiegają bowiem od zasad ogólnie przyjętych w kontaktach z innymi podmiotami gospodarczymi, a więc uznać je należy za wydatki reprezentacyjne, które wyłączone zostały na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z kosztów uzyskania przychodów. (...)

Należy wspomnieć, że łatwiej jest uzyskać podatnikom korzystne stanowisko organu podatkowego w sytuacji, gdy organizowane wyjazdy mają służyć np. szkoleniu z zakresu oferowanych produktów (np. postanowienie Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 27 sierpnia 2007 r., nr ŁUS-II-2-423/246/07/AT).

PRZYKŁAD

W sierpniu tego roku spółka zorganizowała wyjazd do Niemiec dla grupy potencjalnych klientów. Poniosła z tego tytułu wydatki na zakupione w Polsce bilety lotnicze - 8000,00 zł oraz na koszty noclegu i wyżywienia zaproszonych gości, za które otrzymała fakturę z datą 12 sierpnia na łączną kwotę 6400,00 euro.

Już w trakcie prezentacji spółce udało się podpisać kontrakt na sprzedaż kilku urządzeń. Prowizja uzyskana z tego tytułu od niemieckiego producenta wyniosła 2300,00 euro. Faktura dokumentująca uzyskaną prowizję została wystawiona 29 sierpnia 2008 r.

Kurs średni NBP dla euro wynosił odpowiednio: 11 sierpnia 2008 r. - 3,26/EUR, 28 sierpnia 2008 r. - 3,38/EUR.

Spółka dokonała zapłaty za otrzymaną fakturę 1 września 2008 r. Wartość rozchodowanych z rachunku walutowego środków wyceniona według metody FIFO wyniosła 20 560,00 zł.

Zapłata za wystawioną fakturę z tytułu prowizji wpłynęła na rachunek spółki 8 września 2008 r. Kurs kupna banku wynosił w tym dniu 3,20/EUR.

W przykładzie przyjęto, że sprzedaż towarów dokonywana jest przez producenta i towary wysyłane są bezpośrednio z Niemiec do końcowego odbiorcy. Uzyskana prowizja nie podlega wówczas w Polsce opodatkowaniu VAT na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Księgowania:

1. Faktura za bilety lotnicze dla kontrahentów

Wn konto 406 „Koszty reprezentacji i reklamy 8 000,00 zł

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami krajowymi” 8 000,00 zł

2. Faktura za usługi hotelowe i gastronomiczne związane z pobytem zaproszonych gości (6400,00 x 3,26)

Wn konto 406 „Koszty reprezentacji i reklamy” 20 864,00 zł

Ma konto 204 „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi” 20 864,00 zł

3. Wystawiona faktura dokumentująca prowizję uzyskaną od niemieckiego producenta (2300,00 x 3,38)

Wn konto 203 „Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi” 7 774,00 zł

Ma konto 701 „Sprzedaż usług” 7 774,00 zł

4. Zapłata za fakturę z pkt 2

Wn konto 204 „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi” 20 560,00 zł

Ma konto 135 „Rachunek walutowy” 20 560,00 zł

5. Dodatnia różnica kursowa od dokonanej zapłaty

Wn konto 204 „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi” 304,00 zł

Ma konto 753 „Dodatnie różnice kursowe” 304,00 zł

6. Otrzymana zapłata za fakturę z pkt 3 (2300,00 x 3,20)

Wn konto 135 „Rachunek walutowy” 7 360,00 zł

Ma konto 203 „Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi” 7 360,00 zł

7. Ujemne różnice kursowe od otrzymanej wpłaty

Wn konto 758 „Ujemne różnice kursowe” 414,00 zł

Ma konto 203 „Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi” 414,00 zł

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

• art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894

• art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Izabela Grochola

główna księgowa w spółce z o.o.