Pojęcie „usługi niematerialne” nie ma ustalonej prawnie definicji. Przyjmuje się, że obejmuje ono tego rodzaju świadczenia, które nie mają postaci rzeczowej. W tym sensie, niematerialny charakter można przypisać usługom doradczym, prawnym, reklamowym, detektywistycznym, zarządzania, przetwarzania danych, pozyskiwania personelu i wielu innym. W kontekście rozliczeń podatkowych przedsiębiorcy zakupujący owe usługi mogą spotkać się z dwoma podstawowymi problemami: niemożnością należytego udokumentowania zakupu oraz trudnościami w wykazaniu, że usługa została rzeczywiście wykonana przez podmiot na rzecz którego nastąpiła zapłata.
Skutek nie przesądza o celowości wydatku
Jak wynika z treści art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. kosztem podatkowym są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tych przychodów, jeżeli nie zostały wprost wyłączone przez ustawodawcę. W związku z tym, że usługi niematerialne nie zostały ujęte na „liście negatywnej”, wyznaczonej treścią art. 23 u.p.d.o.f. i art. 16 u.p.d.o.p., ich podatkowa kwalifikacja opierać się będzie na związku z przychodem lub jego źródłem.
Przyjmuje się, że w przypadku zakupu usług niematerialnych ów związek jest zazwyczaj pośredni, tzn. nie jest związany z konkretnym przychodem, lecz z całokształtem funkcjonowania danego organizmu gospodarczego. Już w piśmie MF z 22 marca 1996 r. (nr PO 4/AS-722-240/96) czytamy, że „często te koszty związane są z przychodami w sposób pośredni. Do takich kosztów zaliczyć można np. korzystanie z obsługi prawnej, usług księgowych czy też tzw. wywiadowni, świadczących usługi w zakresie oceny zdolności finansowej ewentualnych kontrahentów”.
Do przypisania wydatkowi kosztowego charakteru wystarczy jego racjonalne ukierunkowanie na możliwość osiągnięcia przychodu, natomiast faktyczne wystąpienie owego przychodu, jako skutku podjętego działania, nie jest już niezbędne.
Trafnie ujął to NSA w ciągle aktualnym wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (sygn. akt III SA 7803/98): „dążenie podatnika ma przymiot >celowości<, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód). Dlatego też momentem decydującym o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest moment dokonania wydatku, a nie moment osiągnięcia przychodu. (...) Nieuzyskanie przez podatnika przychodów nie może być jedynym kryterium kwalifikowania wydatków do kosztów”.
W świetle cytowanego orzeczenia o możliwości zaliczenia wydatków poniesionych na zakup usług niematerialnych nie przesądza uzyskany efekt ekonomiczny.
Kłopotliwa praktyka
I choć przepisy nie nakładają na podatników żadnych szczególnych obowiązków w związku z zakupem usług niematerialnych, to w praktyce tworzone są dodatkowe bariery w rozliczaniu omawianych nakładów. Podstawową z nich jest konieczność udokumentowania, pod rygorem odrzucenia wydatku jako kosztu, że zakupiona usługa została rzeczywiście wykonana przez podmiot, na rzecz którego nastąpiła zapłata.
Wątek ten pojawia się w licznych orzeczeniach sądów administracyjnych, np. w wyroku z 26 listopada 2003 r. (sygn. akt SA/Sz 2487/02) NSA stwierdził, że „chociaż działania marketingowe czy konsultingowe mogą mieć różną formę, a ich wymierne skutki mogą zaistnieć w odległym czasie, to zaliczenie ich, po myśli art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., do kosztów uzyskania przychodów musi opierać się na konkretnych zdarzeniach, choćby np. przez wskazanie rodzaju podjętych działań. Sam fakt zawarcia umowy i wypłaty wynagrodzenia oraz ogólne stwierdzenie, że zostały poszerzone kontakty handlowe - nie są dowodem na osiągnięcie przychodu nawet w przyszłości”.
W praktyce organów skarbowych domaganie się od podatników materiału dowodowego potwierdzającego wykonanie usług niematerialnych, zwłaszcza szeroko rozumianych usług doradczych, stało się już regułą. Zgodnie z opinią Izby Skarbowej w Krakowie: „Zaliczenie określonych wydatków na usługi niematerialne do kosztów uzyskania przychodów musi mieć oparcie w konkretnych zdarzeniach. Podstawowym kryterium pozwalającym na stwierdzenie, że usługa została wykonana, jest wykonanie czynności świadczonych w ramach danego typu usługi. Sama faktura, np. w przypadku wydatków na usługi marketingowe, nie jest wystarczającym dowodem, potwierdzającym faktyczne poniesienie tego typu wydatków. Aby można było stwierdzić, że dany wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodu, musi być uwidoczniony efekt (wynik) zawartych umów” (pismo z 24 czerwca 2004 r., nr PD1/005/2-215/04/WK).
PRZYKŁAD
Właściciel biura rachunkowego, podejrzewając jednego ze swoich pracowników o naruszanie zakazu konkurencji przez „przejmowanie” klientów, zgłosił się do agencji detektywistycznej o dyskretne sprawdzenie tej osoby. Przedsiębiorca oprócz faktury za wykonaną usługę otrzyma także sprawozdanie końcowe. Do sporządzenia takiego dokumentu obliguje detektywa treść art. 13 ustawy z 6 lipca 2001 r. o usługach detektywistycznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 12, poz. 110 z późn.zm.). W jego treści znajdą się następujące dane: data zawarcia umowy, opis przedmiotu umowy, określenie zakresu i przebiegu przeprowadzonych czynności, opis stanu faktycznego, data zakończenia czynności w sprawie. Sprawozdanie to powinno stanowić wystarczający dla organów podatkowych dowód wykonania usługi.
Nie zawsze jednak sytuacja nabywcy usług niematerialnych przedstawia się tak klarownie jak w powyższym przykładzie. Dlatego zawczasu należy pomyśleć o gromadzeniu różnorodnych dowodów, które mogłyby przekonać organ podatkowy, że usługa została zrealizowana. W pierwszym rzędzie nabywca powinien domagać się umowy na piśmie z możliwie szczegółowo określonym przedmiotem świadczenia. Kontrakt ten nie dokumentuje wprawdzie wykonania usługi, ale stanowi znamię rzetelności kontrahentów. Jeśli w efekcie wykonania umowy nie pozostaje pisemna opinia, raport lub ekspertyza, wskazanym jest, aby sam usługobiorca sporządził sprawozdanie z przebiegu jej wykonania, ze wskazaniem, co było jej zakresem, jakie czynności zostały wykonane, gdzie i przez kogo.
Kwestią otwartą pozostaje sprawa przedstawienia organowi podatkowemu opinii sporządzonej w wykonaniu usługi doradczej. Jej treść może przecież obejmować różnorodne „wrażliwe” dane, których przedsiębiorca wolałby nie ujawniać, np. dotyczące uchybień w zakresie rozliczeń podatkowych lub przyjętej strategii w toczącym się postępowaniu podatkowym.
Na podstawie art. 196 § 2 w związku z art. 199 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn.zm.) podatnik jest uprawniony do odmowy przedstawienia takich dokumentów, jednak wówczas może spotkać go swoista sankcja, w postaci nieuznania wydatku poniesionego na opracowanie opinii za koszt podatkowy.
Inną drażliwą kwestią w stosunkach pomiędzy urzędami a podatnikami jest ocena użyteczności danej usługi. I tak przedsiębiorca, który zatrudnia radcę prawnego, może mieć trudności z uzasadnieniem celowości zlecenia pewnych czynności innemu prawnikowi: „Jeżeli zatem podatnik ponosi np. stale wydatki związane z utrzymaniem komórki, która zajmuje się obsługą prawną, ponoszenie dodatkowych wydatków związanych z prawną obsługą transakcji może zostać uznane za nieracjonalne i nieuzasadnione, a zatem wyłączone z kosztów uzyskania przychodów” (pismo Izby Skarbowej w Krakowie z 9 lutego 2004 r., nr PD 1/005/2-377/03/WK). Trzeba także pamiętać, że cena, jaką zapłacono za wykonanie usługi powinna odzwierciedlać jej rynkową wartość.
Dokumenty - ale jakie?
Bezspornym jest, że aby dany wydatek mógł zostać rozliczony w rachunku podatkowym, powinien być udokumentowany. Ustawy o podatkach dochodowych nie określają sposobu dokumentowania, nakazują jedynie podatnikom prowadzenie urządzeń księgowych zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający wyliczenie należnego podatku.
Organy aparatu skarbowego oraz część judykatury wysnuwa z regulacji tej wniosek, że aby wydatek mógł obciążyć koszty podatkowe przedsiębiorcy, powinien być udokumentowany w sposób, o jakim mowa w rozporządzeniu MF z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 z późn.zm.) albo - w przypadku podatników prowadzących pełną księgowość - w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn.zm.).
I tak podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będą w pierwszym rzędzie faktury (także faktury korygujące oraz noty księgowe), dokumenty celne, i rachunki. Paragraf 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia dopuszcza także innego rodzaju dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, jeżeli zawierają co najmniej:
1) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Wśród tych „innych” dowodów, dokumentujących poniesienie wydatków, znajdują się dowody wewnętrzne, których wystawcą jest sam podatnik. Niestety, tego rodzaju potwierdzenie zdarzenia gospodarczego dopuszczalne jest w ściśle określonych przypadkach, np. regulowania czynszu i opłat za media w części przypadającej na działalność gospodarczą, rozliczania kosztów podróży służbowych, uiszczenia opłat sądowych i notarialnych, detalicznych zakupów materiałów pomocniczych.
Z powyższego wynika, że dowody wewnętrzne są nieprzydatne do dokumentowania niektórych „nietypowych” zdarzeń gospodarczych.
PRZYKŁAD
Podatnik prowadzi firmę detektywistyczną. Ze względu na charakter działalności przedsiębiorca korzysta z pomocy płatnych informatorów. Oczywistym jest, że osoby, z którymi współpracuje, nie chcą ujawniać swoich danych osobowych, co powoduje trudności w wykazaniu, że wydatek został rzeczywiście poniesiony. Podatnik postanowił więc wystawiać dowody wewnętrzne, jednakże ten sposób dokumentowania kosztów nie znalazł uznania w oczach organu podatkowego, do którego przedsiębiorca zwrócił się o opinię. W uzasadnieniu pisma z 26 października 2006 r. (nr SD/415-50/06) Urząd Skarbowy Poznań-Jeżyce stwierdził: „Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 14 ust. 2 wymieniają bowiem dokładnie przypadki, w których poniesione koszty uzyskania przychodów mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Katalog tych zdarzeń jest zamknięty. Wśród nich nie wyszczególniono zdarzenia gospodarczego związanego z pozyskiwaniem informacji.
Brak odpowiedniego dowodu księgowego wymaganego przepisami prawa, który w sposób rzetelny odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej, uniemożliwia uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. Poza tym należy także zauważyć, że sposób udokumentowania, jaki wskazuje strona w złożonym wniosku, w postaci dowodu wewnętrznego nie potwierdza również poniesienia wydatku (kosztu) w sensie ekonomicznym”.
Przytoczona powyżej opinia urzędowa wskazuje, że racjonalność poniesionego wydatku i oczywisty związek z przychodem nie wystarczą do jego rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów. Tego zdania jest też przeważnie judykatura. W wyroku NSA z 5 lipca 1999 r. (sygn. akt I SA/Ka 2423/97) czytamy: „Dowód księgowy traktuje się jako dowód szczególny, który nie może być zastąpiony innymi dowodami, i w rezultacie wydatków wyszczególnionych w dokumentach, które nie odpowiadają wymaganiom określonym w przepisach o rachunkowości, nie uznaje się za udowodnione. Innymi słowy, wadliwy dokument pozbawia podatnika ex lege prawa zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu”.
Podejście liberalne
Z przedstawioną opinią na temat dokumentowania wydatków konkuruje pogląd, że poniesienie kosztu może być skutecznie wykazane każdym dowodem. Punktem wyjścia dla tej koncepcji jest na ogół twierdzenie, że przepisów regulujących kwestie czysto księgowe nie należy stosować wprost do rozstrzygania o zakresie obowiązku podatkowego. Prócz tego zwraca się uwagę, że ustawy o podatkach dochodowych nie zawierają zapisów, zgodnie z którymi, w razie braku lub wadliwości dowodów księgowych poniesione wydatki wyłączone byłyby z kategorii kosztów uzyskania.
Orzeczenia prezentujące tę „liberalną” linię interpretacyjną pojawiają się już od lat.
„Wydatki faktycznie poniesione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być w całości pominięte przy określeniu podstawy opodatkowania, jeśli ich poniesienie może być udowodnione innymi środkami dowodowymi, zasługującymi na wiarę” - uznał NSA w wyroku z 18 września 1996 r. (sygn. akt SA/Ka 1460/95).
Ostatnio szerokim echem na łamach wielu publikatorów odbił się wyrok WSA w Białymstoku (wydany 21 maja 2008 r., sygn. akt I SA/Bk 64/08), w którym sąd przyznaje wprawdzie, że poprawne sporządzenie dokumentów i właściwe ich księgowanie jest obowiązkiem podatnika, ale równocześnie dodaje, iż przepisy określające sposób dokumentowania transakcji nie mogą zmieniać zasad zaliczania poszczególnych wydatków do kosztów, te bowiem wynikają wprost z treści art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. „Brak dokumentów księgowych, dotyczących kosztów uzyskania przychodów nie stanowi zatem podstawy do zakwestionowania tych kosztów” - uważa sąd. W dalszej części uzasadnienia słusznie zauważono, że odmowa zaliczenia do kosztów wydatków wyłącznie z powodu braków w dokumentacji stanowi swoistą i nieuprawnioną sankcję.
Upowszechnienie się powyższej interpretacji dawałoby podatnikom szansę na skuteczne wykazanie poniesionych wydatków także za pomocą zeznań świadków, opinii biegłych oraz wszelkich innych dowodów, czyli na zasadzie art. 180 § 1 ordynacji podatkowej. Trzeba przyznać, że organy podatkowe bardzo niechętnie przyjmują taką możliwość, nie należy się więc spodziewać, że szybko złagodzą swoje wymagania wobec podatników.
Podstawa prawna:
• art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).