Jeżeli pracodawca w ostatniej chwili powiadomi cię, że jednak nie możesz pojechać na zaplanowany i już opłacony urlop, nie martw się, że przepadną ci pieniądze. W takiej sytuacji pracodawca powinien ci zwrócić koszty, które poniosłeś. Taka rekompensata zwolniona jest z podatku.
Rozpoczyna się sezon urlopowy. Zdarza się, że pracownik wcześniej zaplanuje urlop. Uzyska na to zgodę pracodawcy. Wykupi następnie w biurze turystycznym wycieczkę lub wczasy. Tuż przed rozpoczęciem urlopu zostaje jednak powiadomiony przez pracodawcę, że z powodu nieprzewidzianych wcześniej okoliczności nie będzie mógł pójść na urlop w zaplanowanym terminie. Jest bowiem niezbędny w firmie. Czytelnicy pytają w związku z tym, czy pracodawca powinien zwrócić pracownikowi poniesione przez niego koszty związane z wykupieniem np. zagranicznej wycieczki wakacyjnej? Wiele osób nie jest również pewnych, czy taka swoista rekompensata podlega opodatkowaniu?
– Obowiązek zwrócenia pracownikowi poniesionych wcześniej kosztów wynika z art. 167 par. 2 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). To nie ulega wątpliwości. Nie wszyscy natomiast wiedzą, jak traktować pod względem podatkowym taką rekompensatę. Otóż zwrot wcześniej poniesionych kosztów nie podlega opodatkowaniu. Należy go bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje od pracodawcy w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł odpowiednie koszty. Co do zasady odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Dotyczy to jednak odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw – wyjaśnili „GP” eksperci z kancelarii Marciniuk i Wspólnicy Sp. z o.o.
Warto jeszcze pamiętać, że podatnik ubiegający się o zwrot poniesionych kosztów na wakacje, z których nie może skorzystać, musi udokumentować poniesione wydatki. Osoba taka powinna przedstawić np. fakturę lub rachunek wystawiony przez biuro turystyczne.
Jak to reguluje kodeks pracy (art. 167 par. 1 i 2)
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Krzysztof Tomaszewski