Jeśli podatnik podlega obowiązkowi rejestracji VAT, a nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania w Polsce, musi ustanowić przedstawiciela podatkowego.
Podatnikiem VAT są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Jeżeli taki podatnik nie posiada siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności lub stałego miejsca zamieszkania na terytorium Polski, a podlega obowiązkowi zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT, musi posiadać przedstawiciela podatkowego. Może nim zostać osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, posiadająca siedzibę na terytorium kraju. Przedstawicielem podatkowym może być również osoba fizyczna. W tym przypadku konieczne jest jednak posiadanie przez nią stałego miejsca zamieszkania na terytorium kraju.
Szczegółowe warunki dotyczące ustanowienia przedstawiciela podatkowego w VAT określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 16 kwietnia 2004 r. w sprawie przedstawiciela podatkowego (Dz.U. nr 66, poz. 609).
Kandydata trzeba sprawdzić
Zanim podatnik VAT zdecyduje się na ustanowienie przedstawiciela, powinien sprawdzić, czy kandydat spełnia odpowiednie warunki określone w przepisach wspomnianego rozporządzenia. Oznacza to, że osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, osoba fizyczna może zostać ustanowiona przedstawicielem podatkowym, jeżeli:
• jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny,
• przez ostatnie 24 miesiące terminowo rozliczała VAT oraz inne podatki stanowiące dochód budżetu państwa,
• przez ostatnie 24 miesiące – osoba fizyczna będąca podatnikiem, a w przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi – osoba będąca wspólnikiem, członkiem władz zarządzających, głównym księgowym, nie podlegała odpowiedzialności na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego za popełnienie przestępstwa skarbowego,
• jest uprawniona do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.
Podatnik decydujący się na ustanowienie przedstawiciela podatkowego powinien posiadać umowę. Musi ona spełniać określone wymogi. Powinny znaleźć się w niej nazwa lub imię i nazwisko podatnika, adres jego siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności lub miejsca zamieszkania za granicą. Potrzebne też będą dane identyfikacyjne podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym.
– Do niezbędnych danych przedstawiciela podatkowego należy numer identyfikacji podatkowej NIP, nazwa lub imię i nazwisko, adres jego siedziby lub w przypadku osób fizycznych adres miejsca zamieszkania – mówi adwokat Artur Jezierski.
Dodaje, że potrzebny będzie również adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja oraz ewidencja podatnika dla celów VAT.
Obowiązki przedstawiciela
Przedstawiciel podatkowy zobowiązany jest do wypełniania obowiązków podatnika, z którym wiąże go umowa. Dotyczy to m.in. rozliczania VAT. Na tym jednak nie koniec. Przedstawiciel w zastępstwie podatnika prowadzi i przechowuje dokumentację oraz ewidencję dla potrzeb tego podatku. Powinien podejmować też inne czynności wynikające z przepisów VAT, z tym jednak zastrzeżeniem, że obowiązek taki ciąży na przedstawicielu, jeśli został wymieniony w umowie. Warto też pamiętać o tym, że przedstawiciel odpowiada solidarnie z podatnikiem, którego reprezentuje za jego zobowiązania podatkowe.
Przedstawiciel podatkowy, który przestaje spełniać warunki niezbędne do występowania w tej roli, musi pisemnie powiadomić o tym podatnika, dla którego został ustanowiony.
Ważne!
Odpis umowy i kopię zaświadczenia o spełnieniu warunków do bycia przedstawicielem należy złożyć do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, ul. Jagiellońska 15, 03-719 Warszawa, tel. (022) 511 35 00, fax 511 35 02
Anna Wojda