Pismo do urzędu - czy wystarczy podpis zaufany?
Najmniej wątpliwości jest w sytuacji, gdy podpisany dokument jest nam potrzebny w sprawach urzędowych. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, dokument w formie elektronicznej opatrzony podpisem zaufanym jest równoważny pod względem skutków prawnych dokumentowi opatrzonemu podpisem własnoręcznym, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej (Ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - „Ustawa”). Ustawa wyklucza możliwość zaprzeczeniu ważności i skuteczności podpisu zaufanego wyłącznie z uwagi na fakt, że jest to podpis złożony w postaci elektronicznej. Czy zatem każdy dokument podpisany podpisem zaufanym jest równoważny dokumentowi z podpisem własnoręcznym? Czy jeżeli przepis wymaga formy pisemnej czynności to czy podpisanie dokumentu podpisem zaufanym spełnia wymogi formy pisemnej?
Podpis zaufany – najlepiej w sprawach urzędowych
Przed udzieleniem odpowiedzi na powyższe pytania, warto pochylić się nad kwestią umiejscowienia powyższego przepisu w systemie prawa. Cytowana regulacja znajduje się w ustawie regulującej działalność ściśle określonych podmiotów publicznych, zatem stanowi lex specialis w stosunku do postanowień Kodeksu cywilnego regulujących materię formy pisemnej czynności prawych i nie może być interpretowana rozszerzająco.
W doktrynie powszechny jest pogląd, że podstawowym zakresem zastosowania podpisu zaufanego są wyłącznie relacje pomiędzy osobami fizycznymi a podmiotami publicznymi, w związku z tym podpis zaufany nie musi być akceptowany przez podmioty inne niż podmioty publiczne (G. Kubalski, M. Małowiecka, Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Komentarz, Warszawa 2019).
Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w stanowisku Naczelnego Sądu Administracyjnego, wyrażonym w wyroku z dnia 26 marca 2018 r., sygn. akt II OSK 2431/17, w którym to Sąd wskazał, że „profil zaufany ePUAP jest niczym innym jak nowym sposobem potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej, identyfikującym nadawcę informacji, który może być wykorzystany również do potwierdzania przekazywanych informacji. Profil zaufany ePUAP pozwala zatem na autoryzację pism kierowanych przez strony do organów administracji publicznej”.
Podpis zaufany ePUAP w sprawach prywatnych i biznesie
Podsumowując, podstawowym zadaniem podpisu zaufanego jest uwierzytelnianie tożsamości osób fizycznych korzystających z usług online udostępnianych przez podmioty publiczne i w tym zakresie moc prawna dokumentu podpisanego podpisem zaufanym jest równoważna dokumentowi podpisanemu własnoręcznie. Natomiast użycie podpisu zaufanego w relacjach z podmiotami innymi niż podmioty publiczne nie zapewnia zachowania formy pisemnej, bowiem w tym przypadku zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego. Jeżeli przepis zastrzega formę pisemną czynności prawnej pod rygorem nieważności, to złożenie podpisu zaufanego na dokumencie będzie skutkowało nieważnością takiego dokumentu. Należy pamiętać, że forma pisemna tylko wtedy opatrzona jest sankcją nieważności, gdy ustawa przewiduje taki rygor. W związku z tym, w relacjach prywatnych w sprawach, w których ustawa nie przewiduje wymogu zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności posługiwanie się dokumentami podpisanymi podpisem zaufanym nie jest wykluczone.
Autorka: Klaudia Jędrzejczyk, prawniczka kancelarii Loewen Legal Hub