W komunikacie z 31 marca 2026 r. (w przeddzień objęcia obowiązkowym systemem KSeF większości podatników VAT) Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień jak zalogować się do KSeF, wystawiać i odbierać faktury oraz jak korzystać z najważniejszych funkcji tego systemu fakturowania w codziennej działalności gospodarczej.
- Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur
- Skutki błędów przy wystawianiu faktury w KSeF
- Jak działa samofakturowanie w KSeF?
- Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?
- Jak działać w trybie offline i offline 24?
- Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
- Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
- Co oznacza kontekst logowania w KSeF?
- Jak odebrać fakturę w KSeF?
- Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
- Kto musi korzystać z KSeF i od kiedy?
- Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?
- Zmiany w KSeF od kwietnia 2026 r. i w kolejnych miesiącach
Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur
Aby zalogować się do KSeF trzeba:
a) Wejść na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknąć w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.
b) Wybrać sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:
- login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
- kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Logowanie przez aplikację mObywatel:
a) wybierz logowanie przez login.gov.pl,
b) wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia,
c) zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie,
d) potwierdź udostępnienie danych.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że po zalogowaniu się do KSeF, dana osoba będzie mogła korzystać z tego systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działamy w imieniu firmy, musimy mieć pewność, że mamy nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Skutki błędów przy wystawianiu faktury w KSeF
Rok 2026 to okres przejściowy – Ministerstwo Finansów, że do końca bieżącego roku nie są i nie będą nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.
W tym okresie Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) pomagają przedsiębiorcom w przejściu na nowe rozwiązania i koncentrują się przede wszystkim na wsparciu praktycznym - odpowiadają na pytania, wyjaśniają wątpliwości i wskazująy dobre praktyki.
MF i KAS prowadzą działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF”, szkolenia dla poszczególnych branż oraz dni otwarte w urzędach skarbowych. Udostępniają również materiały edukacyjne, instrukcje oraz narzędzia, które pomagają rozpocząć pracę z systemem.
Wszelkie informacje dostępne są na ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas - nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.
Ważne: Po przekroczeniu limitu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limit ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że do limitu 10 000 zł nie wlicza się:
- sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
- sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł (faktury uproszczone),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
Szczegółowe informacje: ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl
Jak działać w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline.
Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym.
Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryby offline:
1) tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu.
2) tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności.
Ważne: twój kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
3) tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Ważne: tylko w tym przypadku możesz wydać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.
4) Awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radiu, telewizji, internecie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
Ministerstwo Finansów radzi: Jeśli wystawisz fakturę poza KSeF to nie wystawiaj jej ponownie w KSeF. Takie działanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej sprzedaży. Przy następnej sprzedaży wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też odbierze ją nabywca.
Ministerstwo Finansów przypomina: Wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wówczas opatrzona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
- podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
- organów egzekucyjnych.
Kiedy złożyć?
- przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Jak złożyć?
- papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:
a) zaloguj się do KSeF,
b) przejdź do zarządzania uprawnieniami,
c) wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.
Co oznacza kontekst logowania w KSeF?
Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie.
- wskazuje podmiot, dla którego wykonujesz operacje (np. firmę po NIP),
- decyduje, jakie faktury i dane widzisz po zalogowaniu,
- określa zakres Twoich uprawnień (np. wystawianie, podgląd).
W praktyce: Jeśli masz dostęp do kilku firm, wybierasz kontekst przy logowaniu – czyli wskazujesz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.
Jak odebrać fakturę w KSeF?
a. Wybierz narzędzie
Możesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
- Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
- Aplikacja Mobilna KSeF,
- e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
b. Zaloguj się do systemu przez stronę KSeF lub system księgowy,
c. Wyszukaj fakturę
- przejdź do zakładki „Lista faktur”,
- znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury.
Ministerstwo Finansów zaleca by regularnie sprawdzać, czy w KSeF pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.
Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
W KSeF funkcjonują następująe rodzaje certyfikatów:
- certyfikat typu 1– służy do uwierzytelniania się w systemie,
- certyfikat typu 2– wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline-niedostępność KSeF, offline24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Aby uzyskać certyfikat:
a) należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną),
b) następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system,
c) po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.
Kto może uzyskać certyfikat?
Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
Kto musi korzystać z KSeF i od kiedy?
Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. - dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
- od 1 stycznia 2027 r. -przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. brutto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie przejściowe – jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek ten powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono.
Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).
Zmiany w KSeF od kwietnia 2026 r. i w kolejnych miesiącach
Od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF zostanie udostępniona opcja dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur VAT RR oraz faktur VAT RR KOREKTA. Mówili o tym Marcin Łoboda szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz Zbigniew Stawicki zastępca szefa KAS podczas konferencji prasowej w Ministerstwie Finansów w dniu 30 marca 2026 r.
Ministerstwo Finansów zapowiada, że w kwietniu użytkownicy KSeF będą mogli zauważyć pierwsze udoskonalenia funkcjonalności KSeF. Jednym z kluczowych obszarów, nad którymi pracuje MF, jest uproszczenie procedury zgłaszania tzw. faktur scamowych w Aplikacji Podatnika. Resort finansów przygotowuje możliwość zgłaszania takich dokumentów również przez API KSeF 2.0, tak aby podmioty korzystające z integracji systemowej mogły wykonywać to działanie bezpośrednio z własnych środowisk.
Ponadto MF zapowiada, że w nadchodzącej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pojawią się zmiany o charakterze wizualnym.
- Kolejne zmiany - a naliczyliśmy ich 25 - będą wdrażane sukcesywnie. Będą one oparte na wynikach testów UX (user experience), które pozwalają nam precyzyjnie określić, co jeszcze powinniśmy ulepszyć w naszych aplikacjach. Dążymy do tego, aby każdą funkcjonalność w bezpłatnych aplikacjach udostępnianych przez MF można było odnaleźć w maksymalnie trzech krokach. – powiedział Marcin Łoboda, sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, szef KAS.
W dalszych etapach Ministerstwo Finansów planuje m.in. wdrożenie funkcji ukrywania faktur. To rozwiązanie ma być szczególnie przydatne dla podatników, którzy mają w systemie dokumenty niepodlegające odliczeniu VAT.
MF pracuje także nad udostępnieniem zbiorczego identyfikatora, który stanie się niezbędny od 1 stycznia 2027 r. przy realizacji płatności zbiorczych dotyczących e-faktur. Funkcja ta ma zapewnić wygodę i automatyzację procesów płatniczych, szczególnie w przypadku firm operujących na dużej liczbie dokumentów.