Po pół roku funkcjonowania KSeF można wyciągnąć pierwsze praktyczne wnioski z wdrożenia systemu. Na początku najwięcej trudności przedsiębiorcom sprawiały: logowanie, uwierzytelnienie i nadawanie uprawnień. Z czasem jednak fakturowanie w nowym modelu zaczęło działać stabilniej, a firmy nadal dostosowują wewnętrzny obieg faktur do nowych zasad. Ministerstwo Finansów zapowiada kolejne zmiany w KSeF, także w obszarach, w których problemy ujawniły się dopiero po uruchomieniu systemu. Dla przedsiębiorców oznacza to, że po etapie wdrożenia zaczyna się czas porządkowania zasad i dopracowywania rozwiązań, które mają ułatwić codzienną pracę z fakturami ustrukturyzowanymi.
- Od problemów z logowaniem do sprawniejszego obiegu faktur
- Okres przejściowy daje czas na wdrożenie KSeF
- Firmy oczekują jasnych zasad nadzoru
- KSeF ma objąć kolejne etapy pracy z fakturami
- Wizualizacja faktur nadal wymaga doprecyzowania
Od problemów z logowaniem do sprawniejszego obiegu faktur
W początkach obowiązywania KSeF firmy musiały się oswoić m.in. z korzystaniem z tokenów i certyfikatów. W pierwszych dniach duże obciążenie systemu wydłużało czas logowania, a dodatkowym utrudnieniem była awaria Profilu Zaufanego, która czasowo blokowała uwierzytelnienie użytkowników.
Już w drugiej połowie kwietnia, gdy pierwsze emocje opadły, można było zauważyć, że przedsiębiorcy coraz lepiej rozumieją zasady działania KSeF – wiedzą, czym jest certyfikat, jak działają uprawnienia i w jaki sposób korzystać z dostępnych metod uwierzytelniania. Wraz z opanowaniem tych kwestii widoczne stały się także praktyczne korzyści wynikające z pracy z nowym systemem.
Przedsiębiorcy wskazywali przede wszystkim na większy poziom automatyzacji wystawiania i obiegu faktur, dostęp do dokumentów w jednym miejscu oraz lepsze uporządkowanie firmowej dokumentacji. Zwracali też uwagę, że KSeF wymusza większą staranność przy wystawianiu faktur, ponieważ po przesłaniu do systemu nie można ich już swobodnie modyfikować.
Okres przejściowy daje czas na wdrożenie KSeF
Obecnie nie wszystkie firmy muszą korzystać z KSeF. Z tego obowiązku mogą być zwolnieni przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Do końca 2026 roku poza systemem pozostają także podatnicy wystawiający paragony z NIP-em do kwoty 450 zł.
Nie oznacza to, że mogą odkładać przygotowania do wdrożenia systemu. Rok 2026 jest okresem przejściowym, w którym nie są jeszcze nakładane kary za niewywiązywanie się z obowiązku korzystania z KSeF. Dla firm, które nie zostały jeszcze nim objęte, może to być czas na spokojne przetestowanie nowych zasad i dostosowanie obiegu faktur, zanim obowiązek zacznie je dotyczyć w pełnym zakresie.
Firmy oczekują jasnych zasad nadzoru
Wielu przedsiębiorców miało obawy i nadal odczuwa niepewność związaną z dostępem organów skarbowych do tak dużego zakresu danych przekazywanych za pośrednictwem KSeF. W praktyce można zauważyć, że administracja skarbowa coraz częściej monitoruje rozliczenia podatników i w pierwszej kolejności korzysta z czynności sprawdzających, zamiast wszczynać kontrole podatkowe.
To pokazuje, że wraz z rozwojem KSeF pojawia się również potrzeba dostosowania przepisów regulujących działania organów podatkowych. Warto zwrócić uwagę, że kontrola podatkowa ma jasno określony przebieg, zakres i ramy czasowe. Czynności sprawdzające bywają dla przedsiębiorcy mniej przewidywalne. Dlatego wraz z rozwojem KSeF potrzebne jest doprecyzowanie zasad ich prowadzenia, w tym formalnego informowania podatnika o zakończeniu sprawy.
KSeF ma objąć kolejne etapy pracy z fakturami
W dniu 9 czerwca w Ministerstwie Finansów odbyły się otwarte konsultacje podsumowujące częściowe wdrożenie KSeF. Podczas spotkania przedstawiono najważniejsze kierunki dalszego rozwoju systemu oraz planowane usprawnienia.
Docelowo KSeF ma objąć nie tylko wystawianie faktur, ale cały proces obsługi dokumentów w firmie, czyli ich akceptację, księgowanie i rozliczanie płatności. Ma temu służyć rozszerzenie zakresu informacji przypisywanych do faktur, które przedsiębiorcy będą mogli wykorzystywać w codziennej działalności i automatyzacji procesów.
W obszarze technicznym dobrą wiadomością dla podatników jest utrzymanie tokenów. Zgodnie z zapowiedziami mają one być dostępne również po 2027 roku. Dla wielu przedsiębiorców tokeny są wygodniejszym i bezpieczniejszym sposobem integracji KSeF z zewnętrznymi systemami informatycznymi niż certyfikaty.
Drugim istotnym kierunkiem rozwoju będzie rozbudowa interfejsu API. Planowane jest zwiększenie obowiązujących limitów oraz poprawa wydajności komunikacji pomiędzy systemami przedsiębiorców a systemem Ministerstwa Finansów. W przyszłości za pośrednictwem API przedsiębiorcy będą mogli również zgłaszać organom podatkowym podejrzane, tzw. scamowe, faktury.
Wizualizacja faktur nadal wymaga doprecyzowania
Jednym z bieżących zagadnień, na które zwracają uwagę przedsiębiorcy, jest kwestia wizualizacji faktur. W kilku interpretacjach indywidualnych dopuszczono bowiem traktowanie wizualizacji faktury jako odrębnego dokumentu.
Jest to szczególnie istotne, ponieważ w praktyce przedsiębiorcy – oprócz przesłania faktury do KSeF – bardzo często przekazują kontrahentom również jej wizualizację. Nawet niewielkie rozbieżności pomiędzy plikiem XML faktury ustrukturyzowanej a jej wizualizacją mogą w określonych sytuacjach rodzić ryzyko zakwestionowania rozliczenia, a w konsekwencji także konieczności zapłaty zaległego podatku.
Ministerstwo Finansów dostrzega ten problem i zapowiada prace nad jego rozwiązaniem. Nie można wykluczyć, że będzie to wymagało zmiany dotychczasowego podejścia prezentowanego w wydanych interpretacjach. Dla przedsiębiorców najważniejsze będzie jednak to, aby nowe rozwiązania przełożyły się na większą przewidywalność codziennej pracy z fakturami.
Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL