Największe problemy z KSeF - jak je rozwiązać. Oceny i wnioski księgowych i biur rachunkowych po ponad 100 dniach pracy z systemem

• Trzy kluczowe wnioski dot. KSeF
• Największe problemy z KSeF
• Jak rozwiązywać problemy z KSeF
• Problemy biur rachunkowych z KseF

Trzy kluczowe wnioski dot. KSeF

I. KSeF działa zasadniczo poprawnie ale efektywna praca z nim oraz obsługa indywidualnych procesów biznesowych wymaga dedykowanego oprogramowania.

Praktycy oceniają, że KSeF spełnia swoją podstawową funkcję transmisji faktur ustrukturyzowanych. Użytkownicy oceniają wystawianie (47% oceniło jako bardzo dobrze, a 14% bardzo słabo) i odbieranie faktur (54% oceniło jako bardzo dobrze, a 11% bardzo słabo) relatywnie bardzo dobrze. Ale to, co dzieje się po odebraniu faktury - identyfikacja kosztu, akceptacja wewnętrzna - obsługiwane jest dopiero przez wyspecjalizowane programy komercyjne

II: KSeF bez elektronicznego obiegu dokumentów to technologia bez kontekstu organizacyjnego.

Przed wdrożeniem KSeF dziesiątki tysięcy firm funkcjonowało z papierową akceptacją faktur jako domyślnym - i jedynym - procesem zarządczym. Faktura fizycznie trafiała do działu zamawiającego, była opisywana, podpisywana i wracała do księgowości. System działał, więc nie było potrzeby kwestionowania jego efektywności.
Wdrożenie KSeF przyspieszyło obieg dokumentów, jednocześnie wymuszając zrewidowanie wewnętrznych procesów firm. Było to również impulsem do cyfryzacji. Obecnie faktura trafia bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego i wielokrotnie okazuje się, że brakuje jej fundamentalnego kontekstu: kto zamawiał, czyj to koszt, kto powinien ją zatwierdzić? Obszar identyfikacji faktur z KSeF został oceniony najsłabiej ze wszystkich 14 badanych obszarów - 36% respondentów oceniło ten obszar jako bardzo słaby.

III: Rynek akceptuje kierunek zmian ale krytycznie ocenia wdrożenie.

Blisko połowa respondentów deklaruje, że cyfryzacja jest niezbędna dla rozwoju organizacji: 39%respondentów postrzega KSeF jako element szerszej transformacji cyfrowej Polski. Jednocześnie średnia ocena bieżącej pracy z systemem wynosi 3,4/5, a słowa „chaos“, „bałagan“ i „zamieszanie“ pojawiają się licznie w komentarzach otwartych. Polska gospodarka popiera ideę KSeF, ale pojawiały się opory dotyczące m.in. tempa czy formy wdrożenia.

Największe problemy z KSeF

Największe bariery dotyczące wdrożenia KSeF dotyczyły:
- stabilności technicznej,
- integracji z systemami księgowymi,
- wysokich kosztów oraz
- konieczności zmiany procesów.

Firmy obawiają się nie samego systemu, ale jego realnego wpływu na sposób pracy i efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.

Identyfikacja faktur (czyj to koszt?)

Największe trudności z KSeF dotyczą kwestii, których nie dotyczy aplikacja Ministerstwa Finansów tj. identyfikacja faktur (czyj koszt?) czy przekazywanie załączników do faktury, w związku z czym konieczny jest zakup oprogramowania, które wypełni m.in. wspomniane procesy. Ta właśnie kwestia wzbudza najwięcej frustracji: otrzymała najwięcej ocen bardzo słabych jak i neutralnych – łącznie 91%, a tylko 9% było ocenionych bardzo dobrze (jest to najniżej oceniony obszar ze wszystkich).

Przykładowo w firmie z 200 fakturami zakupowymi miesięcznie, jeśli 40% wymaga manualnego wyjaśnienia, może to wygenerować około 80 dodatkowych interakcji i kilkadziesiąt godzin pracy miesięcznie.

- KSeF rozwiązuje problem wymiany faktur, ale nie zarządzania procesem ich obsługi. Pełną wartość przynosi dopiero połączenie z elektronicznym obiegiem dokumentów, który zapewnia kontekst biznesowy, opis merytoryczny, akceptację i przypisanie odpowiedzialności – szczególnie dla niestandardowych wydatków, takich jak wydatki pracownicze. Niepokojące jest, że jedynie 33% firm planuje wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów. W praktyce wiele organizacji nadal drukuje faktury lub przesyła je e-mailem do akceptacji, co ogranicza korzyści z cyfryzacji. Obieg dokumentów skraca czas obsługi, zwiększa kontrolę nad kosztami, eliminuje zagubione dokumenty i buduje pełną ścieżkę decyzyjną, dzięki czemu KSeF staje się elementem zautomatyzowanego procesu, a nie jedynie repozytorium faktur. – komentuje Agata Wójcik-Szczepańska Product Manager BU ECM & Remote Apps, Symfonia.

Podwójny obieg dokumentów

Analizując odpowiedzi otwarte wielokrotnie podnoszony był temat jednoczesnego napływu faktur przez KSeF, mailem (PDF) i papierowo. Przykład jednego z komentarzy księgowej w małej firmie: Wielki chaos. Faktury dwukrotne jedne e-mailem drugie KSeF.

- KSeF ujawnił problem, który wcześniej był niewidoczny, bo rozproszony w codziennych procesach: podwójny obieg dokumentów. To nie jest problem technologiczny, to problem zaufania. Dopóki kontrahent nie ma pewności, że jego faktura dotarła i została pobrana po drugiej stronie, będzie utrzymywał równoległy kanał komunikacji -mailem, czasem nawet papierowo. Rozwiązanie jest bliżej niż się wydaje: oprogramowanie, które automatycznie pobiera faktury z KSeF i informuje o tym użytkownika bez konieczności logowania się do portalu, eliminuje tę niepewność u źródła. Odbiorca nie musi niczego sprawdzać ręcznie, bo faktura pojawia się w jego systemie. Gdy obie strony transakcji pracują w środowisku, które synchronizuje się z KSeF w tle, potrzeba dodatkowego potwierdzenia przestaje istnieć.
To jednak wymaga czasu. Podwójny obieg nie zniknie z dnia na dzień - zniknie wtedy, gdy automatyczne pobieranie faktur stanie się standardem rynkowym, a nie przewagą kilku procent firm. Pytanie brzmi: ile miesięcy zajmie rynkowi przejście od „sprawdzam ręcznie, czy faktura doszła" do „ufam, że system to obsłużył"?
Kontrahenci wysyłają fakturę do KSeF, a następnie i tak wysyłają PDF mailem („żeby mieć pewność“). Wynik: dwie lub trzy wersje tego samego dokumentu, ryzyko podwójnej płatności i wydłużony czas weryfikacji. – wskazuje Sviatlana Vashkevich ekspertka ds. KSeF, Symfonia

Nieprzygotowanie kontrahentów

36% firm wskazuje komplikacje w relacjach z kontrahentami. Na podstawie odpowiedzi otwartych można wyróżnić dwa takie przykłady:

1) Kontrahenci zagraniczni. KSeF jest obecnie systemem krajowym - wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla podmiotów zagranicznych generuje specyficzne wyzwania np. czytelność dla odbiorcy poza Polską.
Główny Specjalista ds. Handlu i Zarządzania Strategicznego w średniej firmie (zatrudnia 50-249 pracowników): Podwoił pracę i czas niezbędny do wystawiania faktur, zwłaszcza dla zagranicznych kontrahentów. Wystawiamy podwójne faktury, ponieważ klient zagraniczny nie rozumie faktur wystawionych w KSeF.

2) Najmniejsze firmy, których nie dotyczy jeszcze obowiązek wystawiania e-faktur. Choć obowiązkowy KSeF dotyczy już znacznej większości firm, to na rynku wciąż funkcjonują firmy, które ten obowiązek dotknie dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Brak not korygujących w KSeF

Raport pokazuje, że respondenci wielokrotnie wskazywali w komentarzach otwartych kwestię braku not korygujących w Krajowym Systemie e-Faktur. Przed KSeF nabywca mógł wystawić notę korygującą do błędnie wystawionej faktury (np. błędny NIP, błędna nazwa). Po KSeF nota korygująca nie istnieje jako instrument w systemie. Każda korekta wymaga faktury korygującej po stronie wystawcy, co oznacza konieczność kontaktu i egzekwowania od kontrahenta działania, nad którym nabywca nie ma kontroli. Efektem są lawiny telefonów, wydłużone procesy rozliczeniowe, opóźnienia płatności.

Księgowa w dużej firmie (zatrudnia 50-249 pracowników) komentuje: Dużo więcej pracy, bałagan, bo nie ma wszystkich danych na fakturach, brak not korygujących utrudnia pracę i wydłuża procesowanie płatności, ciężko zidentyfikować pracownika, którego dotyczy koszt.

Jak rozwiązywać problemy z KSeF

- Faktura trafiająca do KSeF dociera do organizacji szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Sam dokument nie rozwiązuje jednak najważniejszego problemu - często nie zawiera informacji, które pozwalają sprawnie uruchomić proces jego obsługi. Do jakiego zamówienia się odnosi? Kto odpowiada za koszt? Z jakiego projektu lub budżetu powinien zostać rozliczony wydatek? Choć struktura faktury XML KSeF umożliwia przekazanie dodatkowych danych, takich jak numer umowy, zamówienia czy dokumentu dostawy, wystawca faktury nie zna zazwyczaj wewnętrznych procesów odbiorcy. Nie wie, do którego projektu lub centrum kosztów należy przypisać wydatek. Właśnie na tym etapie - między wpływem faktury a jej właściwym zakwalifikowaniem - powstają największe opóźnienia i dodatkowa praca. Potwierdzają to wyniki raportu. Największy spadek ocen po wdrożeniu KSeF odnotowują branże o złożonych strukturach projektowych i kosztowych, takie jak budownictwo czy produkcja. Im bardziej skomplikowana organizacja, tym większa luka między fakturą a jej kontekstem biznesowym.

Dlatego odpowiedzią na nowe wyzwania nie jest wyłącznie technologia. Firmy powinny zaktualizować zasady współpracy z dostawcami i wymagać umieszczania na fakturach dodatkowych informacji, które pozwolą systemom workflow oraz rozwiązaniom opartym na sztucznej inteligencji automatycznie kierować dokumenty do właściwych procesów. Bez takiego kontekstu nawet najlepszy system nie przypisze kosztu automatycznie, a dział finansowy nadal będzie tracił czas na ustalanie właściciela dokumentu. To zmiana niewymagająca dużych inwestycji – przede wszystkim decyzji i konsekwencji w egzekwowaniu nowych standardów współpracy. – radzi Łukasz Banachowicz Kierownik Projektu KSeF, Symfonia

- Identyfikacja kosztów w strukturach wielooddziałowych to jedno z najpoważniejszych wyzwań zarządczych, które KSeF ujawnia, a nie tworzy. Jeśli w firmie funkcjonuje kilka miejsc powstawania faktur kosztowych, sam format XML niczego nie rozwiązuje - potrzebna jest warstwa identyfikacyjna jeszcze przed zaksięgowaniem. – wskazuje Tomasz Mamys ekspert ds. ERP i cyfryzacji, Symfonia.

Problemy biur rachunkowych z KseF

Raport pokazuje, że wdrożenie KSeFujawniło kluczowe niedopasowanie modelu operacyjnego klient-biuro oraz lukę narzędziową, które bezpośrednio przekładają się na wzrost pracy operacyjnej po stronie biur i w konsekwencji spadek ich efektywności. Biura rachunkowe w praktyce przejęły na siebie konsekwencje błędów i nieprzygotowania swoich klientów. Oznacza to, że znaczna część czasu pracy księgowych jest pochłaniana przez rozwiązywanie problemów, które powstały po stronie przedsiębiorcy, bez proporcjonalnego przełożenia na wynagrodzenie za tę pracę.

Po stronie samych biur rachunkowych kluczowe jest uporządkowanie modelu biznesowego i odzyskanie kontroli nad rentownością. W praktyce oznacza to formalne wydzielenie obsługi KSeF jako osobnej, wycenianej usługi. Pozwoli to wynagrodzić dodatkowy nakład pracy wynikający z obsługi klientów.

Równolegle niezbędna jest segmentacja portfela klientów według poziomu gotowości cyfrowej, ponieważ nie wszyscy klienci generują ten sam poziom obciążenia. Umożliwi to lepsze dopasowanie modelu cenowego i zakresu obsługi. Kluczową przewagą konkurencyjną stanie się również inwestycja w automatyzację klasyfikacji dokumentów, która pozwoli ograniczyć pracę manualną i zmniejszyć wpływ błędów po stronie klientów.

W praktyce oznacza to, że KSeF nie tylko zmienia narzędzia pracy, ale wymusza redefinicję całego modelu współpracy klient-biuro oraz sposobu budowania efektywności operacyjnej i rentowności.

Źródło: KSeF. Raport z badania rynku. Pierwsze 100 dni wdrożenia - diagnoza i implikacje strategiczne.
Raport powstał na podstawie badania opinii przeprowadzonego - przez firmę Symfonia we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce - wśród 452 praktyków finansowo-księgowych w maju i czerwcu 2026 roku.