Na początek sprawdźmy jak przepisy definiują godziny nadliczbowe:
Art. 151. Kodeksu pracy
§1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy , a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi prace w godzinach nadliczbowych . Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:
- Konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
- Szczególnych potrzeb pracodawcy.
(…)
Proszę zwrócić uwagę na jeden bardzo istotny aspekt - najczęściej popełniany błąd w kwestii godzin nadliczbowych - godziny nadliczbowe nie mogą być z góry zaplanowane - wprowadzone w harmonogramie czasu pracy ani też stałym powtarzającym się elementem pracy pracownika.
A teraz postaramy się rozłożyć zagadnienie terminu wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe na czynniki pierwsze.
Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń
Kiedy mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych?
Praca w godzinach nadliczbowych występuje w następujących przypadkach:
- po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy
- po przekroczeniu tygodniowej normy czasu pracy
- po przekroczeniu przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy – dotyczy równoważnego systemu czasu pracy
Dobowe i średniotygodniowe godziny nadliczbowe
Pracę w godzinach nadliczbowych można podzielić na: pracę z przekroczenia normy dobowej oraz pracę w godzinach nadliczbowych wynikającą z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy - tzw. nadgodziny średniotygodniowe.
Najłatwiej wyjaśnimy to na przykładzie:
Sytuacja 1
Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym, czyli pracuje codziennie po 8 godzin od poniedziałku do piątku. W jednym z dni roboczych w trakcie miesiąca wykonywał pracę przez 10 godzin - polecono mu usuniecie awarii w zakładzie pracy.
W tym dniu pracownik przekroczył swoją normę dobową czasu pracy o 2 godziny, czyli powstały 2 godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy dobowej.
Sytuacja 2
Pracownik został wezwany do pracy w wolną dla niego sobotę (tj. wg harmonogramu był to jego dzień wolny) na 2 godziny. W tym wypadku 8-godzinna norma dobowa nie została naruszona, nie powstały godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy dobowej. Jednak te 2 godziny, jeśli nie zostaną zrekompensowane do końca okresu rozliczeniowego dniem wolnym, będą stanowiły naruszenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej, czyli powstaną 2 nadgodziny średniotygodniowe, które stwierdza się na koniec okresu rozliczeniowego.
W praktyce są dwie metody rozróżnienia godzin nadliczbowych
Według Inspekcji Pracy liczbę godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia przeciętnie tygodniowych norm czasu pracy ustala się w następujący sposób:
Krok 1 - od faktycznie przepracowanych w okresie rozliczeniowym godzin pracy odejmuje się liczbę godzin pracy planowanych na dany okres rozliczeniowy,
Krok 2. - jeżeli wynik odejmowania z Kroku 1 jest dodatni, to od uzyskanego wyniku odejmujemy liczbę godzin, które powstały z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy dobowej lub jego przedłużonego wymiaru,
Otrzymana w efekcie tych działań liczba godzin to godziny nadliczbowe powstałe z tytułu przekroczenia przeciętnie tygodniowych norm czasy pracy.
Według Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej :
Krok 1 - od liczby faktycznie przepracowanych godzin w całym okresie rozliczeniowym odejmuje się liczbę godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej,
Krok 2 - od uzyskanego wyniku należy odjąć iloczyn 8 godzin i liczby dni „ wykraczających” poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego przypadające od poniedziałku do piątku,
Krok 3 - wynik należy podzielić przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego.
Uzyskany wynik, który jest wyższy niż 40, oznacza, że wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej.
W obu metodach, jeżeli uzyskany wynik jest dodatni, czyli występują godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej, pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za pracę wraz z dodatkiem 100% lub udzielić czasu wolnego od pracy.
Termin wypłaty wynagrodzenia za godziny nadliczbowe zależy od rodzaju godzin nadliczbowych, jeżeli nie został udzielony pracownikowi w zamian za to czas wolny.
W przypadku rozliczenia godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy dobowej czasu pracy, powinno nastąpić w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia.
Z kolei data odbioru czasu wolnego (jeśli taka forma zostanie przyjęta) może przypadać aż do końca okresu rozliczeniowego, a w przypadku kiedy o czas wolny za godziny nadliczbowe wnioskuje pracownik – nawet w następnych okresach rozliczeniowych.
Ważne, aby wniosek został złożony przed terminem płatności wynagrodzenia przypadającym bezpośrednio po wystąpieniu godzin nadliczbowych z przekroczenia normy dobowej lub aby pracodawca przed upływem tego terminu wyznaczył datę odbioru czasu wolnego za godziny nadliczbowe.
Przykład
Jeśli w danym dniu w miesiącu maju, pracownik, zamiast planowanych 8 godzin pracy, przepracował 9 godzin. W tym przypadku powstała 1 godzina nadliczbowa z przekroczenia normy dobowej . Do końca miesiąca, w którym powstały, należy postanowić o ich rekompensacie czasem wolnym lub wypłacić za nie wynagrodzenie z dodatkiem w terminie wypłaty wynagrodzenia za miesiąc maj.
Dodatek z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wypłaca się na koniec okresu rozliczeniowego.
Podsumowując:
- godziny nadliczbowe z przekroczenia normy dobowej rozlicza się na koniec miesiąca, w którym powstały, nawet w przypadku gdy okres rozliczeniowy obejmuje kilka miesięcy. Stanowisko to potwierdza GIP z 21 kwietnia 2009r., nr GPP-306-4560-32/09/PE/RP
- godziny nadliczbowe średniotygodniowe pracodawca powinien rozliczyć po zamknięciu okresu rozliczeniowego.
Podstawa prawna:
Art.1511, art.1512 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (tekst jedn.: Dz.U z 2019 r. poz. 1040).
Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego,
Impel Business Solutions Sp. z o.o.