Z powodu braku definicji ustawowej pojęcia „reprezentacja” sądy często odwoływały się do definicji słownikowej, która to określa reprezentację jako „okazałość, wystawność, wytworność” i w związku z tym wydatki gastronomiczne mogły stanowić koszt pod warunkiem, że nie nosiły znamion wystawności i okazałości.
Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Taką definicję wskazuje art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przepis art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT mówi, iż za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa nie definiuje czym jest reprezentacja, a interpretacje indywidualne dotyczące zaliczania w koszty działalności usług gastronomicznych w bardzo podobnych przypadkach znacząco się różniły.
Sprawdź: INFORLEX SUPERPREMIUM
Dlatego też w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną z dnia 25 listopada 2013 r., sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.
Minister Finansów powołując się na uchwałę siedmiu sędziów NSA stwierdził, że wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów nie podlegają ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
Ponadto interpretacja wskazuje, iż każdy przypadek powinno się traktować indywidualnie, trzeba wziąć pod uwagę warunki i okoliczności uzasadniające poniesione wydatki. Nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych. Nie ma znaczenia również wystawność i okazałość poczęstunków, gdyż nie ma w tym zakresie żadnych mierników. Na pewno wyłączone z kosztów będą wydatki na gastronomię, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
W celu wykazania związku poniesionych wydatków z przychodem firmy każdą fakturę dotyczącą usług gastronomicznych, poczęstunków najlepiej jest szczegółowo opisać. Opis powinien zawierać przede wszystkim datę spotkania, osoby (firmy) uczestniczące oraz cel spotkania. Tak opisana faktura nie powinna budzić wątpliwości w zakresie rozliczenia jej w kosztach podatkowych.
Monika Kobylak – ifirma.pl