Koszty reprezentacji - korzystna interpretacja Ministra Finansów

Mowa o interpretacji z 25 listopada 2013 r. (sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521. Jest to bardzo korzystna interpretacja dla podatników, którzy pozostawali sami z wątpliwościami dotyczącymi tego co jest reklamą a co reprezentacją.

Autopromocja

Poczęstunek podczas spotkań biznesowych jest kosztem podatkowym

Wcześniej (w kwietniu 2013 r.) NSA odmówił wydania uchwały w sprawie zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na posiłki z klientami firmy. Zdaniem tego sądu każdą sprawę oceniać należało indywidualnie a to narażało podatników na ryzyko sporów z organami podatkowymi. NSA postanowił odmówić podjęcia uchwały mającej na celu wyjaśnienie czy w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 23 w zw. z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) do kosztów reprezentacji należą koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych jedynie wówczas, gdy nie noszą one cech "okazałości", "wystawności" lub "wytworności", a jednocześnie nie przekraczają wydatków zwyczajowo przyjętych w obecnych realiach życia gospodarczego (sygn. II FPS 7/12).

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Analogiczny przepis znajduje się w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) i są z nim związane takie same wątpliwości.

Wcześniej NSA w wyroku z dnia 11 kwietnia 2013 r. (sygn. II FSK 1524/11) orzekł, iż wydatki na lunch z kontrahentami zwyczajowo przyjęte i związane z działalnością gospodarczą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Ustawy o CIT oraz o PIT wyłączają z pojęcia kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT ).

Dlatego też niezmiernie istotnym jest określenie, co należy rozumieć pod pojęciem „reprezentacji”, zwłaszcza, że nie zrobił tego sam ustawodawca.

Autopromocja

Kasowy PIT 2025 – webinar.
Nowe przepisy

Sprawdź

Organy podatkowe oraz sądy posługiwały się definicją zaczerpniętą ze Słownika języka polskiego, wskazując, że „reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W odniesieniu do działalności gospodarczej reprezentacja była więc rozumiana jako występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia i obejmująca ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Pojęcie reprezentacji rozumiane w powyższy sposób, pozwalało na obronę stanowiska, że wydatki poniesione na nabycie poczęstunku dla kontrahentów serwowanego w siedzibie firmy, którego nie cechuje wytworność czy okazałość mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Stwarzało to jednak problem praktyczny w wyznaczeniu momentu wraz z którym wydatek stanowi koszty reprezentacji.

Następnie pojawiło się nowe rozumienie terminu reprezentacja po wyroku NSA z dnia 25 stycznia 2012 r. (sygn. akt II FSK 1445/10). NSA wskazał, iż  termin "reprezentacja" należy rozumieć cywilistycznie jako "przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz", a nie jako "wystawność, wytworność, okazałość”. To z kolei prowadziło do wniosku, że wydatki na wszelkie usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów –  niezależnie także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie firmy, czy też poza nią.

Wszystko jest reprezentacją?

Posiłek w restauracji to reprezentacja – wydatki nie są kosztem uzyskania przychodu

Dodatkowo sąd podkreślił, że: „okazałość czy wystawność oferowanego kontrahentowi poczęstunku w ogóle nie stanowi kryterium kwalifikowania wydatków jako kosztów reprezentacji, gdyż o takim ich charakterze decyduje tylko związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich, rozumianych jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika, a nie okazałość lub wystawność sprawowania takiego przedstawicielstwa; próba rozróżniania wydatków związanych z reprezentacją na przeciętne, typowe i wystawne, okazałe, nie ma żadnego uzasadnienia normatywnego.” Przyjęcie tak szerokiego rozumienia pojęcia reprezentacja mogłoby właściwie eliminować wszystkie wydatki związane z przyjęciem kontrahentów z kosztów uzyskania przychodów.

W opinii organów podatkowych, nieuzasadnionym było  tworzenie wyjątków, zarówno odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielstwa są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie serwowanego poczęstunku.

To z kolei prowadziło do wniosku, że wydatki na zakup żywności, napojów oraz słodyczy podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami, niezależnie od tego czy odbywającymi się w siedzibie podatnika czy poza nią, są kosztami reprezentacji, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe stanowisko prowadziło do absurdalnych wniosków, że wszystkie wydatki jakie ponoszą podatnicy w związku z działaniami innych osób w ich imieniu i interesie podlegają wyłączeniu z rachunku podatkowego.

Wydana przez Ministra Finansów interpretacja ogólna powinna ujednolicić wydawane przez organy podatkowe interpretacje.

Czy zakup wody, kawy i herbaty można zaliczyć do kosztów?

Zdaniem Ministra Finansów nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT  i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Powyższa interpretacja ogranicza ryzyko sporu z organami podatkowymi.

Joanna Litwińska

ECDDP Spółka Doradztwa Podatkowego