Reprezentacja przedsiębiorcy

Do kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone wydatki związane z udziałem w targach branżowych, o ile nie mają charakteru reprezentacji. A zatem wydatki na m.in. przygotowanie i wyposażenie stoiska targowego, zorganizowanie noclegów, transportu oraz zapewnienie wyżywienia dla pracowników i gości, wydatki związane z obsługą i przebiegiem targów, zakup artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych.

W postępowaniu w sprawie odpowiedzialności podmiotu zbiorowego lub w postępowaniu karnym albo postępowaniu w sprawie o przestępstwo skarbowe przeciwko reprezentantowi podmiotu sąd może zastosować wobec podmiotu zbiorowego środek zapobiegawczy w postaci m.in. zakazu łączenia się, podziału lub przekształcania się podmiotu zbiorowego, zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne na czas trwania tych postępowań. Co jeszcze warto wiedzieć o odpowiedzialności karnej podmiotu zbiorowego?

Wydatki poniesione przez podatnika będą stanowiły dla niego koszty uzyskania przychodu, jeżeli zostaną spełnione określone warunki, m.in., że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą. A zatem, czy wydatki poniesione na aktywność marketingową, takie jak spotkania z klientami, szkolenia, wyjazdy do fabryki, wydarzenia specjalne, testy można zaliczyć do kosztów?

Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?

Wydatki poniesione po zakończeniu targów na kolację wraz z oprawą muzyczną, a także wydatki na noclegi i transport podlegają ujęciu w koszty. Nie należy wydzielać atrakcji dla klientów z całości kosztów imprezy promocyjnej. Tego rodzaju wydatki są integralną częścią mini targów, których to celem było reklamowanie produktów spółki, mogą zatem stanowić w całości koszty uzyskania przychodów.

Upominki, skierowane do szerokiego grona kontrahentów, przekazywane w opakowaniach z logo firmy, w celu nakłonienia kontrahentów do zakupu towarów lub usług albo nawiązania współpracy, winny być traktowane jako promocja i reklama firmy. Tym samym wydatki na nabycie upominków stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zaliczenie w koszty podatkowe wydatków gastronomicznych budzi wątpliwości ze względu na zapis w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych mówiący, iż za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji.

Czy wydatki na prezenty wręczane w ramach usługi marketingowej realizowanej na rzecz podmiotu trzeciego mogą zostać uznane za koszt reprezentacji? Problem wyjaśnia ekspert z ECDDP Sp. z o.o.

Kwestia reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w relacjach z innymi osobami na pierwszy rzut oka nie powinna sprawiać większych wątpliwości. Regulacja Kodeksu spółek handlowych jest oczywista – w myśl przepisu art. 201 § 1 K.s.h. spółkę reprezentuje zarząd, zgodnie z przyjętymi zasadami reprezentacji. Od tej zasady istnieje tylko jeden wyjątek, a mianowicie regulacja przewidziana w przepisie art. 210 K.s.h. Obserwacja praktyki obrotu gospodarczego wskazuje jednakże, że z zastosowaniem tej zasady i wyjątku bywają nieraz spore problemy.

Od 1 stycznia 2017 r., w wyniku nowelizacji Kodeksu cywilnego, przedsiębiorcy mają możliwość ustanawiania prokury obejmującej umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej. Prokura taka pozwala zachować u danego przedsiębiorcy zasadę reprezentacji łącznej i realizować ją także przez osoby nie wchodzące w skład organu zarządzającego, tj. przez prokurentów.

Pełnienie funkcji reprezentacyjnych bez wynagrodzenia lub za wynagrodzeniem niższym niż rynkowe nie rodzi po stronie spółki przychodu podlegającego opodatkowaniu CIT. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 stycznia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-1.4510.365.2016.1.MJ.

Okres świąteczny wiąże się z prezentami i to nie tylko z tymi wręczanymi naszym bliskim. To również czas szczególnie sprzyjający spotkaniom. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wręczanie prezentów swoim pracownikom i kontrahentom, a także organizują spotkania świąteczne lub noworoczne. W związku z tym pojawiają się pytania o to, jakie wydatki przedsiębiorca może wliczyć w koszty uzyskania przychodu?

Wydatki związane z organizowaniem promocji z wykorzystaniem wynajętego jachtu nie są kosztami reklamowymi, lecz kosztami reprezentacyjnymi, które są wyłączone z kosztów podatkowych. Nie ma znaczenia fakt umieszczenia na jachcie takich atrybutów reklamy, jak: logo, barwy korporacyjne, znaki towarowe i hasła reklamowe zachęcające do zakupu. Organy podatkowe twierdzą, że taki wynajem jachtu ma charakter bardziej reprezentacyjny niż promocyjny.

Spółka dokonała zakupu ubrań służbowych opatrzonych logo firmy, które otrzymali pracownicy spółki mający bezpośredni kontakt z klientami. Czy wydatki na zakup tej odzieży stanowią koszty podatkowe? Jak prawidłowo ująć taki wydatek w księgach rachunkowych? Czy są to koszty reklamy, czy reprezentacji?

Osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, której dane zostały objęte wpisem tego oddziału do KRS, może udzielić pełnomocnictwa procesowego do zastępowania przedsiębiorcy zagranicznego w sprawach o roszczenia związane z działalnością tego oddziału.

Firma dokonała zakupu drobnych upominków z logo firmy w celu przekazania ich swoim kontrahentom. Jak powinna zaksięgować fakturę za te upominki w księgach rachunkowych?

Wydatki na zakup odzieży osobistej i obuwia, mogą stanowić koszt podatkowy, pod warunkiem że obiektywnie przyczyniają się do osiągnięcia przychodu lub do zachowania czy zabezpieczenia jego źródła.

Spółka nie ma obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia otrzymywanego przez członka zarządu z tytułu pełnienia funkcji na podstawie powołania uchwałą wspólników spółki z o.o., przyznanego uchwałą Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników.

Reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT jest działaniem mającym na celu wykreowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W tym znaczeniu jest to każde działanie skierowane do potencjalnych kontrahentów lub do osób trzecich w celu stworzenia konkretnego i oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków dla zawarcia tej umowy. Organ bezpodstawnie utożsamił pojęcie reprezentacji w rozumieniu wskazanego przepisu z pojęciem przedstawicielstwa.

18 stycznia 2015 r. wejdzie w życie największa nowelizacja ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów od jej uchwalenia w 2007 r. Nowe przepisy, opublikowane 17 lipca 2014 r. zawierają szereg rozwiązań mających usprawnić polski system ochrony konkurencji.

Naczelny Sąd Administracyjny, po skardze kasacyjnej wniesionej przez M. Szulikowski i Partnerzy Kancelarię Prawną, wydał precedensowy wyrok z dnia 27 czerwca 2014 r. w sprawie dotyczącej postępowania przed Ministrem Gospodarki o stwierdzenie nieważności orzeczenia z 1949 r. o przejęciu na własność Państwa jednego z warszawskich, funkcjonujących przed II wojną światową renomowanych przedsiębiorstw.

Wydatki ponoszone przez spółkę na rzecz organizacji spotkań z kontrahentami w siedzibie spółki lub w restauracji związane bezpośrednio z przychodem, a nie jedynie kreowaniem pozytywnego wizerunku mogą być odliczone w ramach kosztu uzyskania przychodu.

Czy do kosztów podatkowych można zaliczyć podatek VAT naliczony, który związany jest z wydatkami na reprezentację, które stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie stanowią kosztu uzyskania przychodu?

Członek zarządu pełnomocnikiem spółki kapitałowej – dopuszczalne ułatwienie, czy obejście przepisów o reprezentacji.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy. Niestety w większości przypadków nielimitowana odpowiedzialność majątkowa dotyczy również spadkobierców właściciela jednoosobowej firmy. Warto wiedzieć co czeka następców prawnych po śmierci przedsiębiorcy oraz jakie kroki można podjąć, aby zabezpieczyć swoich najbliższych na wypadek śmierci.

Niejednokrotnie występują sytuacje, w których istnieje konieczność skorzystania z instytucji pełnomocnika. Zasady dotyczące pełnomocnictwa oraz czynności pełnomocnika i mocodawcy zawarte zostały w przepisach kodeksu cywilnego oraz kodeksu postępowania cywilnego.

Wydatki na zakup produktów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek gości podczas targów są kosztami reprezentacji i jako takie nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Od kilku lat toczy się spór w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na posiłek lub poczęstunek dla kontrahenta. Zdaniem fiskusa jedynie wydatki na obiad z kontrahentem, na którym prowadzone są rozmowy biznesowe mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na nabycie napojów oraz drobnych przekąsek i gotowych posiłków spożywanych podczas wewnętrznych spotkań zarządu i rady nadzorczej. Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w wydanej niedawno indywidualnej interpretacji podatkowej.

Minister Finansów wydał dość korzystną dla podatników interpretację ogólną w kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych na usługi gastronomiczne w związku ze spotkaniami biznesowymi. Interpretację tę komentuje Katarzyna Czerkies – Laskowska, doradca podatkowy i menedżer w Dziale Prawno-Podatkowym PwC.

Minister Finansów wydał ostatnio korzystną dla podatników interpretację ogólną w kwestii zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów podawanych podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, czy innymi osobami spotykanymi w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej. Interpretacja dotyczy zarówno PIT, jak i CIT.

Minister Finansów w interpretacji ogólnej przyznał, że są kosztem uzyskania przychodu ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Wydatki poniesione w restauracji podczas kolacji biznesowej, w czasie której przedsiębiorca prowadzi negocjacje lub prezentuje swoje produkty, nie są wydatkami na reprezentację, która nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. Tak wynika z niedawno wydanego orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 11 września 2013 r., sygn. akt I FSK 2019/13).

W celach promocyjnych lub zwiększenia sprzedaży podatnicy niekiedy przekazują swoim kontrahentom prezenty w postaci swoich produktów, bonów podarunkowych lub innych gratyfikacji. Niekiedy prezenty nie są przekazywane bezpośrednio kontrahentom, ale pracownikom kontrahenta, którzy bezpośrednio odpowiadają za sprzedaż. Działanie takie ma swój wymiar podatkowy - nie tylko z punktu widzenia przekazującego, ale także kontrahenta i jego pracownika.

Wydatki, które mają pomóc w zwiększeniu sprzedaży (zarówno reprezentacyjne, jak i reklamowe), mogą być ujmowane na koncie 460 – Pozostałe koszty rodzajowe. W jego zakresie można wyodrębnić szczegółową analitykę, która rozdziela wydatki reprezentacyjne od reklamowych.

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na obiady z kontrahentami może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe. Waro więc pomyśleć o tym, aby się zabezpieczyć na wypadek kontroli lub postępowania podatkowego.

W jakich przypadkach wydatki związane ze spotkaniami biznesowymi mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Zdarzają się sytuacje, kiedy nie możemy osobiście załatwić ważnej sprawy (np. zawrzeć umowy). Wówczas czynność prawna może być dokonana w naszym imieniu przez inną osobę poprzez udzielenie pełnomocnictwa.

Zagadnienia dotyczące reprezentacji spółki z o.o. (i spółek kapitałowych w ogólności) są od dawna przedmiotem zainteresowania zarówno doktryny prawniczej jak i bardzo bogatego orzecznictwa. Z pewnością jednak warto zwrócić uwagę na nieco zaniedbywany aspekt dotyczący reprezentacji spółki z o.o. w fazie organizacji.

Ustawy o podatkach dochodowych (zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT), wyłączają z pojęcia kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z przepisów nie dowiemy się niestety, co należy rozumieć pod pojęciem „reprezentacji”, odpowiedzi szukać więc należy w interpretacjach i orzecznictwie. Niestety aktualne orzecznictwo w tym zakresie może powodować szereg wątpliwości.

Organy podatkowe z reguły nie pozwalają podatnikom zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek (posiłki) dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych. W najbliższych miesiącach spodziewana jest uchwała NSA w tym zakresie.

Spółka organizuje cyklicznie imprezy okolicznościowe (jubileuszowe). Ponosi w związku z tym szereg wydatków: na wynajęcie obiektu, oprawę artystyczną, ochronę i opiekę medyczną, obsługę techniczną, materiały promocyjno-reklamowe, catering itp. Czy wydatki te mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Wydatki na napoje alkoholowe, także te podawane przy okazji różnego rodzaju szkoleń i konferencji, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Bez względu na taką ocenę pozostaje również ilość i rodzaj podawanego alkoholu. Wydatki na alkohol nie mają związku z celami określonymi w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem organów podatkowych masowe rozdawanie przedmiotów oznakowanych logo podatnika to reklama. Wydatki na reklamę można zaliczyć do kosztów podatkowych. Masowe rozdawanie ma miejsce wtedy, gdy każdy zainteresowany podmiot ma możliwość otrzymania takich przedmiotów, podczas powszechnie stosowanych form promocji (np. degustacje, imprezy sponsorowane, targi). Rozdawanie gadżetów z logo ograniczonej grupie podmiotów, zwłaszcza partnerom handlowym – to reprezentacja. Wydatki na reprezentację nie są kosztem uzyskania przychodu.

Do niedawna wydawało się, że absolutnie nie. Zarówno organy podatkowe jak i sądy zgodnie twierdziły, że wydatki na napoje alkoholowe podawane zarówno na spotkaniach z kontrahentami, jak i na szkoleniach, czy imprezach integracyjnych nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Jednak ostatnio inną wykładnię przepisów zaprezentował odnośnie spotkań integracyjnych Naczelny Sąd Administracyjny. Trudno jeszcze obecnie zgadywać, czy tą wykładnię podzielą inne składy orzekające sądów administracyjnych.

Wydatki związane ze spotkaniem biznesowym z aktualnym lub potencjalnym klientem, dotyczące nabycia usług gastronomicznych np. w restauracji, nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, w przeciwieństwie do tych oferowanych kontrahentom w biurze-siedzibie podatnika. Tak uznał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 maja 2012r. (II FSK 2341/10).

Efektywne działania marketingowe silnie wpływają na przychody firmy, niezależnie od branży. Jednak nie każdy wydatek związany z marketingiem może formalnie stanowić koszt uzyskania przychodu. Jak zatem rozliczać wydatki na reprezentację i reklamę?

Przedsiębiorcy zapraszający klientów i kontrahentów na szkolenie wyjazdowe powinni pamiętać, by przygotować stosowny program szkolenia i pozostałą dokumentację. Te odpowiednio przygotowane dokumenty pozwolą bez obaw zaliczyć wydatki na szkolenie do kosztów podatkowych i przekonać fiskusa podczas ewentualnej kontroli. Ważne jest, by szkolenie nie miało znamion reprezentacji, bo wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

W celu intensyfikacji sprzedaży spółki często decydują się na zaproszenie kontrahentów na szkolenia, niejednokrotnie o charakterze wyjazdowym, gdzie goście mają zapewniony przelot, wyżywienie, ubezpieczenie itp. Czy w takim przypadku mamy do czynienia z wydatkami reprezentacyjnymi?

Wydatki na alkohol ponoszone w celach związanych z organizacją szkoleń integracyjnych czy produktowych są szczególnie wrażliwą kategorią kosztów. Czy poczęstunek zawierający napoje alkoholowe stanowi zawsze reprezentację? Naczelny Sąd Administracyjny uznał niedawno, że tak.