Szkolenia dla kontrahentów – przygotuj prawidłową dokumentację

Bardzo wiele zależy od odpowiedniego udokumentowania zarówno celu wyjazdu, jak również samego programu przeprowadzanych zajęć edukacyjnych, mających w zamierzeniu wpływać na polepszenie współpracy przedsiębiorcy z kontrahentami, co w konsekwencji przyczyni się do zwiększenia przychodów. 

Cel wyjazdu jest najważniejszy przy kwalifikacji kosztów

Choć wydawać by się mogło, że tego typu wydatki można bez przeszkód zaliczyć w koszty uzyskania przychodu, należy pamiętać o tym, że wszystko zależy od towarzyszących im indywidualnych przesłanek.

Kwalifikacja wydatków na organizację takich wyjazdów wymaga bowiem oceny:

- czy organizowane przez przedsiębiorcę szkolenia (konferencje) kształtują popyt  na dystrybuowane towary,

- czy też służą budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia. 

W pierwszym przypadku, to znaczy kiedy głównym celem organizowanych konferencji szkoleniowych jest zwiększanie świadomości odbiorców czy wręcz sama reklama oferowanych towarów lub usług, wydatki na organizację tych wyjazdów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

W drugim przypadku, gdy głównym zamierzeniem wyjazdu zagranicznego o charakterze pseudo szkoleniowym, przeznaczonego dla starannie wyselekcjonowanej grupy  partnerów handlowych, jest budowanie relacji z tymi kontrahentami, jak również wywołanie dobrego wrażenia, to  wydatki na jego organizację mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszt uzyskania przychodu musi być racjonalny i gospodarczo uzasadniony

Uzasadnionym wydaje się zatem, aby przypomnieć  definicję kosztu uzyskania przychodu, zawartą
w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), zgodnie z którą kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy też zabezpieczenia ich źródła.

Warto przy tym pamiętać o pewnych wyjątkach, wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, które w żadnym wypadku nie mogą zmniejszać podstawy opodatkowania, jak choćby wspomniane już koszty reprezentacji.  

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu.

Można zatem przyjąć, iż dany wydatek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,  jeżeli spełnia łącznie trzy następujące warunki: 

1.   pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

2.   nie znajduje się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

3. jest  właściwie udokumentowany.

Koszty reprezentacji nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu

Podatnik powinien ponadto pamiętać o tym, że na mocy wspomnianego już wyłączenia za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji,  do których w szczególności należą wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy też  napojów, w tym także alkoholowych.

Ze względu na to, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, warto w tym zakresie posłużyć się wykładnią językową zawartą w Uniwersalnym Słowniku Języka Polskiego, zgodnie z którą przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. 

Oznacza to,  że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów przedsiębiorcy lub osoby trzeciej, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Można zatem przyjąć, że wydatki o charakterze reprezentacyjnym to koszty, ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku, podkreślenie  zasobności,  jak i profesjonalizmu przedsiębiorcy. Ich nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. 

Reprezentacja i reklama - co jest kosztem uzyskania przychodów

Wszystko jest reprezentacją?

Przygotuj właściwą dokumentację

Co więc zrobić, by bezpiecznie zaliczyć wyjazd do kosztów uzyskania przychodu? Działania podejmij na etapie organizacji szkolenia. Pomocna będzie dokumentacja obejmująca np. szczegółowy program szkolenia, cele szkolenia. Zwróć także uwagę na właściwą organizację samego szkolenia.

Ważne jest, by zachować odpowiednie proporcje przy planowaniu czasu przeznaczonego na zajęcia szkoleniowe i czasu wolnego, a także by godziny przeznaczone na zajęcia merytoryczne pozwalały na zrealizowanie programu szkolenia. 

Elżbieta Węcławik

Dorota Kępka