REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Szkolenia dla kontrahentów – przygotuj prawidłową dokumentację

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Szkolenia dla kontrahentów, prawidłowa dokumentacja
Szkolenia dla kontrahentów, prawidłowa dokumentacja

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy zapraszający klientów i kontrahentów na szkolenie wyjazdowe powinni pamiętać, by przygotować stosowny program szkolenia i pozostałą dokumentację. Te odpowiednio przygotowane dokumenty pozwolą bez obaw zaliczyć wydatki na szkolenie do kosztów podatkowych i przekonać fiskusa podczas ewentualnej kontroli. Ważne jest, by szkolenie nie miało znamion reprezentacji, bo wydatków na reprezentację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Bardzo wiele zależy od odpowiedniego udokumentowania zarówno celu wyjazdu, jak również samego programu przeprowadzanych zajęć edukacyjnych, mających w zamierzeniu wpływać na polepszenie współpracy przedsiębiorcy z kontrahentami, co w konsekwencji przyczyni się do zwiększenia przychodów. 

REKLAMA

Cel wyjazdu jest najważniejszy przy kwalifikacji kosztów

Choć wydawać by się mogło, że tego typu wydatki można bez przeszkód zaliczyć w koszty uzyskania przychodu, należy pamiętać o tym, że wszystko zależy od towarzyszących im indywidualnych przesłanek.

Kwalifikacja wydatków na organizację takich wyjazdów wymaga bowiem oceny:

- czy organizowane przez przedsiębiorcę szkolenia (konferencje) kształtują popyt  na dystrybuowane towary,

- czy też służą budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

W pierwszym przypadku, to znaczy kiedy głównym celem organizowanych konferencji szkoleniowych jest zwiększanie świadomości odbiorców czy wręcz sama reklama oferowanych towarów lub usług, wydatki na organizację tych wyjazdów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

W drugim przypadku, gdy głównym zamierzeniem wyjazdu zagranicznego o charakterze pseudo szkoleniowym, przeznaczonego dla starannie wyselekcjonowanej grupy  partnerów handlowych, jest budowanie relacji z tymi kontrahentami, jak również wywołanie dobrego wrażenia, to  wydatki na jego organizację mają charakter reprezentacyjny i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszt uzyskania przychodu musi być racjonalny i gospodarczo uzasadniony

Uzasadnionym wydaje się zatem, aby przypomnieć  definicję kosztu uzyskania przychodu, zawartą
w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), zgodnie z którą kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy też zabezpieczenia ich źródła.

Warto przy tym pamiętać o pewnych wyjątkach, wymienionych w art. 23 ustawy o PIT, które w żadnym wypadku nie mogą zmniejszać podstawy opodatkowania, jak choćby wspomniane już koszty reprezentacji.  

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu.


Można zatem przyjąć, iż dany wydatek będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,  jeżeli spełnia łącznie trzy następujące warunki


1.   pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,


2.   nie znajduje się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,


3. jest  właściwie udokumentowany.

Koszty reprezentacji nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu

REKLAMA

Podatnik powinien ponadto pamiętać o tym, że na mocy wspomnianego już wyłączenia za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji,  do których w szczególności należą wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy też  napojów, w tym także alkoholowych.

Ze względu na to, że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, warto w tym zakresie posłużyć się wykładnią językową zawartą w Uniwersalnym Słowniku Języka Polskiego, zgodnie z którą przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. 

Oznacza to,  że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów przedsiębiorcy lub osoby trzeciej, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy, w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

Można zatem przyjąć, że wydatki o charakterze reprezentacyjnym to koszty, ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku, podkreślenie  zasobności,  jak i profesjonalizmu przedsiębiorcy. Ich nie można zaliczyć do kosztów podatkowych. 

Reprezentacja i reklama - co jest kosztem uzyskania przychodów

Wszystko jest reprezentacją?

Przygotuj właściwą dokumentację

Co więc zrobić, by bezpiecznie zaliczyć wyjazd do kosztów uzyskania przychodu? Działania podejmij na etapie organizacji szkolenia. Pomocna będzie dokumentacja obejmująca np. szczegółowy program szkolenia, cele szkolenia. Zwróć także uwagę na właściwą organizację samego szkolenia.

Ważne jest, by zachować odpowiednie proporcje przy planowaniu czasu przeznaczonego na zajęcia szkoleniowe i czasu wolnego, a także by godziny przeznaczone na zajęcia merytoryczne pozwalały na zrealizowanie programu szkolenia. 

Elżbieta Węcławik

Dorota Kępka

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA