Które wydatki związane z udziałem w targach branżowych są kosztem

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej interpretację dotyczącą możliwości zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Spółkę w związku z udziałem w targach branżowych m.in. na zakup artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych, organizacji indywidualnych spotkań z partnerami biznesowymi, noclegi, transport oraz zapewnienie wyżywienia dla pracowników, niekiedy także dla zaproszonych klientów i gości Spółki, organizację gier i zabaw dla zwiedzających targi oraz pokazów artystycznych, występów muzycznych i obsługi konferansjerskiej prowadzonej przez znanych artystów.

Przedmiotem działalności Sp. z o.o., która pytała KIS, jest komercyjna działalność w zakresie: wydawnictwa, poligrafii, reprodukcji nośników informacji, sprzedaży i pośrednictwa w sprzedaży, marketingu, reklamy, badań naukowych i prac rozwojowych oraz edukacji. Podstawowa działalność Spółki obejmuje przede wszystkim wydawanie książek czasopism, gazet, i pozostałych periodyków, a także działalność w zakresie rolnictwa, ekologii, ochrony przyrody i ochrony środowiska

Spółka wydaje czasopisma będące użytecznymi dla aktywnych zawodowo rolników oraz czasopisma lifestyleowe dla czytelników ceniących kontakt z naturą i tradycją.

Spółka czerpie przychody zarówno ze sprzedaży książek, jak i czasopism oraz towarów. Większość przychodów ze sprzedaży pochodzi z materiałów wytworzonych w Spółce, jednakże część obrotu stanowi handel pozycjami innych wydawnictw. Sprzedaż odbywa się za pośrednictwem prenumerat, sprzedaży detalicznej wykorzystując sieć kolporterów oraz poprzez Internet.

Drugim filarem działalności Wnioskodawcy jest sprzedaż ogłoszeń. Spółka dba, by poprzez duży wolumen sprzedaży oraz atrakcyjność dla czytelników, reklamodawcy mogli dotrzeć do jak największej i jak najlepiej dobranej grupy odbiorców. Spółka coraz intensywniej zaznacza swoją obecność w Internecie zarówno poprzez własny portal informacyjny, sklep internetowy, jak i poprzez dedykowane serwisy.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca bierze udział w różnego rodzaju targach branżowych, w trakcie których promuje swoją działalność oraz oferowane przez siebie produkty (np. czasopisma), licząc na poszerzenie rynku zbytu, a w konsekwencji na zwiększenie sprzedaży produktów i usług.

Udział w targach wiąże się z ponoszeniem przez Spółkę różnych wydatków, do których można zaliczyć w szczególności:

• przygotowanie i wyposażenie stoiska targowego;
• zorganizowanie noclegów, transportu oraz zapewnienie wyżywienia (na zwyczajowo przyjętym standardowym poziomie) dla pracowników, niekiedy także dla zaproszonych klientów i gości Spółki;
• wydatki związane z obsługą i przebiegiem targów: np. wynagrodzenie pracowników, zakup gadżetów o niskiej jednostkowej wartości z logo firmy dla kontrahentów,
• zakup artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych – drobny poczęstunek (w tym dla pracowników Spółki);
• wydatki związane z organizacją indywidualnych spotkań z partnerami biznesowymi w trakcie targów na terenie obiektu wystawienniczego, jak i poza halą targową;

W przypadku dużych imprez branżowych, Spółka ponosi także niekiedy dodatkowo koszty:

• organizacji pokazów artystycznych;
• organizacji gier i zabaw dla zwiedzających targi;
• występów muzycznych;
• profesjonalnej obsługi konferansjerskiej niekiedy prowadzonej przez znanych artystów np. kabaretowych.

W przypadku tego rodzaju imprez, zwłaszcza plenerowych, ponoszenie ww. dodatkowych kosztów jest niezbędne ze względu na potrzebę wzbudzenia zainteresowania ofertą wystawienniczą Spółki osób fizycznych prowadzących działalność rolniczą, które są potencjalnymi odbiorcami produktów oferowanych przez Spółkę, ale na targach poszukują głównie atrakcji i rozrywki, a nie szukają możliwości nawiązywania kontaktów biznesowych Przedstawienie oferty wydawniczej Spółki takim osobom możliwe jest tylko wówczas, gdy zostaną one zachęcone do odwiedzenia stoiska Spółki poprzez dodatkowe atrakcje tj. występy muzyczne, gry, konkursy lub możliwość spotkania znanych osób.

Udział Spółki w targach branżowych ma na celu głównie zdobycie nowych odbiorców dla tytułów prasowych wydawanych przez Spółkę oraz poszerzenie grona ogłoszeniodawców i reklamodawców, a także rozpowszechnianie informacji zarówno o działalności Spółki jak również o oferowanych przez nią produktach W trakcie targów zbierane są także materiały wykorzystywane w publikacjach i artykułach zamieszczanych następnie w czasopismach wydawanych przez Spółkę oraz na stronie internetowej Spółki

Wskazane powyżej wydatki są ponoszone przez Spółkę definitywnie i są właściwie udokumentowane za pomocą faktur lub rachunków.

Spółka wszystkie koszty związane z udziałem w targach branżowych pokrywa i zamierza pokrywać także w przyszłości ze środków obrotowych Spółki bez angażowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Spółka uważa, że może zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wszystkie koszty ponoszone przez Spółkę w związku z udziałem w targach branżowych w tym:

• wydatki na zakup artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych,
• wydatki związane z organizacją indywidualnych spotkań z partnerami biznesowymi w trakcie targów na terenie obiektu wystawienniczego, jak i poza halą targową,
• zorganizowanie noclegów,
• transportu oraz zapewnienie wyżywienia (na zwyczajowo przyjętym standardowym poziomie) dla pracowników, niekiedy także dla zaproszonych klientów i gości Spółki,
• koszty organizacji gier i zabaw dla zwiedzających targi,
• organizacji pokazów artystycznych, występów muzycznych i obsługi konferansjerskiej prowadzonej przez znanych artystów?

Organ nie zgodził się jednak w pełni z wnioskującą Spółką. Zauważył, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.  Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.

Jednocześnie należy zauważyć, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy, o którym mowa powyżej, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

KIS wskazał, że dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Wnioskodawcę w związku z uczestnictwem w Targach należy rozstrzygnąć, czy poszczególne ich elementy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby dokonać kwalifikacji prawnej tych wydatków, należy rozważyć, czy istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich poniesieniem a przychodami Wnioskodawcy oraz czy nie mieszczą się one w zakresie zastosowania przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Konieczne jest zatem zbadanie, czy wskazane we wniosku wydatki związane z udziałem w imprezach branżowych, miało kształtować popyt na usługi oraz książki, czasopisma czy towary Wnioskodawcy, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania, czy też służyło budowaniu relacji z obecnymi lub potencjalnymi partnerami handlowymi i wywołaniu jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu Spółki.

Polecamy: CIT 2020. Komentarz

Odnosząc się do wydatków, związanych z udziałem w targach kontrahentów (partnerów) Wnioskodawcy, KIS wskazał, że rozpatrując zasadność ich poniesienia należy wziąć pod uwagę całościowy charakter imprezy. Dla prawidłowej kwalifikacji kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie głównego celu organizowanego spotkania i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z taką imprezą. Zauważyć należy, że jak wskazano w opisie sprawy, w przypadku kontrahentów Wnioskodawca może ponosić tego rodzaju wydatki wówczas, gdy istnieje realna szansa, że udział danego kontrahenta i jego zapoznanie się z ofertą Wnioskodawcy prezentowaną na targach, może wygenerować nowe zamówienia i przyczynić się do zwiększenia przychodów Spółki.

Kontrahenci stanowią zatem wyselekcjonowaną, zamkniętą grupę zaproszonych gości, co przesądza – zdaniem KIS –  o reprezentacyjnym charakterze ponoszonych przez Spółkę wydatków. Zdaniem Organu, celem poniesienia ww. wydatków, jest wywołanie na określonych kontrahentach określonego wrażenia, celem skłonienia ich do zawarcia kontraktu z Wnioskodawcą. Tym samym, w ocenie Organu, zaproszenie ww. kontrahentów Wnioskodawcy do udziału w targach branżowych nie ma na celu promowania działalności Wnioskodawcy, a więc realizacji celu jakiemu służy udział w targach, lecz służy poprawie wizerunku Wnioskodawcy u tych kontrahentów. Tym samym, wydatki związane z udziałem ww. kontrahentów (partnerów) Wnioskodawcy w targach branżowych, jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Odnosząc się z kolei do wydatków związanych z organizacją pokazów artystycznych, organizacją gier i zabaw dla zwiedzających targi, organizacją występów muzycznych oraz obecnością profesjonalnej obsługi konferansjerskiej niekiedy prowadzonej przez znanych artystów np. kabaretowych KIS wskazuje, że ww. wydatki również noszą znamiona reprezentacji i w związku z tym nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Rozpatrując zasadność ich zaliczenia do kosztów podatkowych ponownie należy wziąć pod uwagę całościowy charakter targów branżowych. Dla prawidłowej kwalifikacji ww. kosztów najważniejszym jest bowiem wyraźne ustalenie ich głównego celu i wskazanie potencjalnych korzyści oczekiwanych w związku z ich poniesieniem. Zaznaczyć należy, że aby można było zaliczyć wydatki poniesione z ww. tytułu do kosztów uzyskania przychodów, zasadniczym celem organizacji występów artystycznych musi być reklama produktów lub firmy podatnika (reklama ma wtedy formę programu artystycznego). Z przedstawionego opisu sprawy nie wynika zdaniem Organu, aby pokazy artystyczne, organizacja gier i zabaw dla zwiedzających targi, organizacja występów muzycznych czy też obecność profesjonalnej obsługi konferansjerskiej prowadzonej niekiedy przez znanych artystów np. kabaretowych, połączone były z promocją, prezentacją produktów czy usług Wnioskodawcy. Nie sposób tym samych wydatków z ww. tytułu uznać za wydatki reklamowe.

KIS podkreśla, że zainteresowanie kontrahentów i klientów (w tym potencjalnych) książkami, czasopismami, gazetami czy ogólnie działalnością Wnioskodawcy w zakresie rolnictwa, ekologii, ochrony przyrody czy ochrony środowiska, nie jest uzależnione od obecności podczas targów znanych artystów kabaretowych (obsługa konferansjerska), ani od występów muzycznych, organizacji pokazów artystycznych czy też od organizacji gier i zabaw dla zwiedzających targi. Zatem ponoszenie wydatków przez Wnioskodawcę na organizację w trakcie targów ww. atrakcji ma na celu kreowanie jego wizerunku, tworzenie wśród kontrahentów i klientów (w tym potencjalnych) wrażenia podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, kształtowanie prestiżu, rozpowszechnianie wizerunku Spółki i lepszego jej postrzegania na zewnątrz.

Wobec powyższego – zdaniem KIS –  koszty ponoszone na organizacje targów branżowych związanych z udziałem w targach kontrahentów (partnerów) Wnioskodawcy oraz koszty ponoszone na organizację w trakcie targów przytoczonych powyżej atrakcji  są wydatkami, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z dotychczasowymi i potencjalnymi klientami. Dlatego też, jako koszty reprezentacji, wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie mogą zostać przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast pozostałe wskazane we wniosku wydatki, tj. zwłaszcza wydatki na: przygotowanie i wyposażenie stoiska targowego, zorganizowanie noclegów, transportu oraz zapewnienie wyżywienia (na zwyczajowo przyjętym standardowym poziomie) dla pracowników i gości, wydatki związane z obsługą i przebiegiem targów, zakup artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych, drobny poczęstunek mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W odniesieniu do wydatków ponoszonych przez Spółkę na transport, zakwaterowanie i wyżywienie dla zaproszonych przez Spółkę do udziału w targach gości, dodatkowo organ zauważa, że Wnioskodawca ponosi tego rodzaju wydatki np. w sytuacji, gdy zaproszony gość w trakcie targów bierze udział w prelekcji, w seminarium lub wygłasza wykład na tematy związane z ofertą wystawienniczą Spółki i w ten sposób może przyczynić się do zwiększenia liczby osób, które odwiedzą stoisko Spółki. O ile zatem w istocie zaproszony gość bierze udział w prelekcji, w seminarium lub wygłasza wykład na tematy związane z ofertą wystawienniczą Spółki, to wydatki z tego tytułu nie mają charakteru reprezentacji i mogą stanowić koszty podatkowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 listopada 2019 r., 0111-KDIB2-1.4010.434.2019.1.AP.

Joanna Rudzka, Doradca Podatkowy