Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja KSeF z ograniczeniami – kto skorzysta, a kto zostanie z tyłu?

Nowa funkcja Krajowego Systemu e-Faktur pozwoli na przesyłanie do KSeF faktur zawierających załączniki, ale tylko w ściśle określonym formacie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci branży księgowej ostrzegają, że rozwiązanie, które miało ułatwiać raportowanie dodatkowych danych, w obecnym kształcie będzie dostępne głównie dla dużych firm dysponujących budżetem IT. Tymczasem mali i średni przedsiębiorcy, którzy do tej pory wysyłali z fakturą np. protokół odbioru czy raport wykonania usługi, obawiają się wykluczenia i dodatkowych obowiązków.

Załącznik w KSeF to nie plik – to dane w tabeli

Wbrew powszechnemu rozumieniu, „załącznik” w KSeF to nie osobny plik PDF, JPG ani dokument tekstowy, ale techniczny element struktury logicznej faktury FA(3). Może zawierać wyłącznie informacje tabelaryczne – kolumny, wiersze, podsumowania – i służy do przedstawiania rozbudowanych danych liczbowych. Nie mogą się w nim znaleźć dokumenty handlowe, marketingowe ani administracyjne takie jak umowy, instrukcje czy oferty.

Tylko dla dużych przedsiębiorców? Praktyka rozmija się z deklaracjami

Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowa funkcja jest dostępna dla wszystkich branż. W rzeczywistości jednak skorzystają z niej głównie duże przedsiębiorstwa, które operują na powtarzalnych i ustrukturyzowanych danych, a także mają zasoby finansowe, które mogą przeznaczyć na dostosowanie swojego ekosystemu IT do wymagań KSeF. Bowiem resort finansów wprost zapowiada, że nie planuje umożliwiać w swoich bezpłatnych narzędziach funkcji tworzenia załącznika oraz przesyłania faktury z nim do centralnego systemu.

– W obecnym kształcie załącznik do faktury w KSeF jest ukłonem dla sektorów energetycznego i paliwowego, które dołączają szczegółowe zestawienia liczbowe, np. zużycia energii czy usług rozliczanych jednostkowo. Co jednak z firmami z branży budowlanej, handlowej, transportowej, dla których elementem faktury są np. protokoły odbioru, harmonogramy, wuzetki czy raporty działań? One również korzystają z załączników, ale ich dokumenty nie mieszczą się w sztywnych ramach zaproponowanej tabeli. Dla nich to rozwiązanie może być po prostu niemożliwe do zastosowania – wskazuje Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego, ekspertka SaldeoSMART.

Załącznik? Tylko po zgłoszeniu – i pod kontrolą

Możliwość dołączania załączników do faktur w KSeF nie jest domyślnie dostępna dla wszystkich podatników. Aby z niej skorzystać, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie zgłoszenie do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. We wniosku, który przesyłać można wyłącznie drogą elektroniczną, przez API, firma musi uzasadnić potrzebę tworzenia załączników, a także wskazać konkretny zakres danych, jakie będzie w nich wpisywać. Konieczne jest także zadeklarowanie z góry nie tylko średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (aktualny limit to 3MB), ale również liczby takich dokumentów, które będą przesyłane miesięcznie.

Dodatkowo każda zmiana zawartości załącznika, np. w zakresie używanej jednostki, sposobu obliczania wartości czy układu danych będzie wymagała przesłania zgłoszenia aktualizacyjnego do organu rządowego.

Zgoda na przesyłanie faktur z załącznikiem będzie wydawana na okres dwóch lat, ale może w każdej chwili zostać cofnięta. Ministerstwo Finansów skorzysta z takiej opcji w sytuacji, gdy odkryje, że firma wysyła dokumenty niezgodnie z zadeklarowanym przeznaczeniem, na przykład gdy wyśle większą liczbę faktur z załącznikiem, niż przewidywała we wniosku. Nie wiadomo jednak, kto i w jaki sposób będzie weryfikować załączniki do faktury oraz jak przedsiębiorca zostanie poinformowany o odebraniu tej funkcji.

Termin zgłoszeń i brak realnego czasu na wdrożenie

– Wątpliwości jest więcej. Przykładowo, póki co zgłoszenia o udostępnienie możliwości wysyłania załączników będzie można składać dopiero od 1 lutego 2026 roku, czyli dokładnie w dniu, w którym największe firmy zostaną objęte obowiązkiem korzystania z KSeF. Tymczasem rozpatrzenie zgłoszenia ma potrwać nawet do 30 dni. W praktyce oznacza to, że firmy, które chcą korzystać z załączników już od wejścia nowego systemu w życie nie będą miały takiej możliwości, nawet jeśli są do tego przygotowane technicznie – tłumaczy Kamila Cieszkowska.

Podwójny obieg dokumentów – realne ryzyko

Ekspertka wskazuje także, że obecne rozwiązanie zamiast wspierać automatyzację procesów księgowych może ją skutecznie blokować. W firmach, które nie są w stanie przygotować zgodnych z wymaganiami załączników, pojawi się konieczność utrzymywania podwójnego obiegu dokumentów: faktura będzie wysyłana przez KSeF, a towarzyszący jej plik np. protokół odbioru lub raport godzinowy osobno, w wiadomości mailowej. Część przedsiębiorców rozważa pomysł, by załączniki udostępniać kontrahentom w formie umieszczanych na fakturze linków do serwisów chmurowych. Rodzi to jednak dodatkowe ryzyka: jak zabezpieczyć te dane i dostęp do nich oraz co w sytuacji, gdy link wygaśnie albo trafi w niepowołane ręce?

– Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to krok w tył. Zamiast zyskać na automatyzacji zadań, będą musiały pilnować, gdzie trafiła faktura a gdzie załącznik, kto go odebrał i czy w ogóle wie, że został mu on przesłany osobno – komentuje ekspertka. – W firmach, które do tej pory miały zautomatyzowany proces wystawiania i zatwierdzania dokumentów, nowe przepisy mogą wywrócić ten model do góry nogami. A w sytuacjach, gdy załączniki były integralną częścią faktury, a teraz będą przekazywane oddzielnie, będzie to budzić wątpliwości co do interpretacji sposobu akceptacji dokumentów księgowych.

Jak się przygotować do KSeF? Przedsiębiorco, sprawdź to już teraz

Niezależnie od ostatecznego kształtu, jaki przyjmie funkcja tworzenia załączników do faktur w KSeF, firmy już teraz powinny podjąć działania przygotowawcze. W pierwszej kolejności muszą ocenić, czy charakter prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga przesyłania załączników oraz czy dane w nich zawarte można ująć w strukturze tabelarycznej. Równolegle należy zweryfikować, czy wykorzystywane w firmie narzędzia IT są dostosowane do Krajowego Systemu e-Faktur i czy dostawcy oprogramowania aktywnie reagują na zapowiadane zmiany i usprawniają dostępne funkcjonalności. Istotne jest także przeanalizowanie zawartych z klientami umów, a zwłaszcza zapisów dotyczących dokumentów towarzyszących fakturze, które stanowią podstawę jej uznania. Warto już teraz ustalić, jak materiały te będą przekazywane kontrahentom po wejściu KSeF w życie.