REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ważna zmiana prawa: fakturowanie offline w KSeF nie tylko w trybie awaryjnym: co to znaczy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Po zmianie prawa fakturowanie offline nie będzie naruszało zasad systemu KSeF
Po zmianie prawa fakturowanie offline nie będzie naruszało zasad systemu KSeF
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zakłada, że tryb offline24 przestanie być rozwiązaniem awaryjnym i stanie się stałym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców.

rozwiń >

Choć teoretycznie ma ułatwić wystawianie faktur w sytuacjach, gdy brak jest połączenia z KSeF, jego wprowadzenie budzi poważne wątpliwości – szczególnie w przypadku transakcji B2B, zwraca uwagę Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

REKLAMA

Autopromocja

Faktury w trybie offline: co to znaczy

Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę bez komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów – pod warunkiem, że dokument trafi do KSeF do końca następnego dnia roboczego oraz wydruk lub pdf zostanie opatrzony dodatkowymi kodami QR.
To pozornie wygodne rozwiązanie wymusza jednak nowe obowiązki po stronie sprzedawcy: konieczność weryfikacji statusu nabywcy, ścisłe pilnowanie terminów i ryzyko sankcji w przypadku błędów. W efekcie wymaga to dostosowania procesów i systemów księgowych w wielu firmach - wyjaśnia Michał Sosnowski.
Co dokładnie się zmienia? Oto najważniejsze kwestie:

Faktura offline tylko dla wybranych odbiorców

REKLAMA

Nowy tryb offline24 w KSeF pozwala wystawić fakturę bez natychmiastowego połączenia z systemem Ministerstwa Finansów. Dotychczas był on zarezerwowany wyłącznie na wypadek awarii lub braku dostępu do internetu. Jednak najnowsza nowelizacja ustawy o VAT upoważnia podatników do stosowania go dowolnie.
Ale uwaga: taka faktura może zostać przekazana odbiorcy tylko wtedy, gdy jest to osoba fizyczna (B2C), kontrahent zagraniczny, podmiot nieposiadający NIP lub podatnik korzystający ze zwolnienia. Nie jest to wprost napisane w ustawie, ale zgodnie z art. 106gb ust. 4 w transakcjach krajowych B2B faktura musi najpierw trafić do KSeF i otrzymać numer, zanim zostanie przekazana klientowi. W przeciwnym razie dokument nie będzie uznany za wystawiony prawidłowo, podkreśla Michał Sosnowski.

Jeśli firma prześle dziś do KSeF fakturę z datą sprzedaży wczorajszą lub wcześniejszą to system automatycznie uzna fakturę za wystawioną w trybie offline.
Dotyczy to również przypadków, gdy intencją było wystawienie jej online, ale z powodu obciążenia systemów lub długotrwałego procesu akceptacji faktura została przesłana do KSeF z opóźnieniem. Może to skutkować naruszeniem przepisów i ryzykiem sankcji. Dlatego przedsiębiorstwa powinny rozważyć dodatkowe mechanizmy kontrolne – np. sprawdzające aktualność daty sprzedaży przy zatwierdzaniu faktury.

Obowiązek przesłania faktury do końca następnego dnia roboczego

REKLAMA

Faktury offline24 muszą trafić do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Brak terminowej wysyłki będzie traktowany jako naruszenie przepisów i może skutkować sankcjami. Dotrzymanie obowiązkowego terminu może być trudne w sytuacji odrzucenia faktury przez KSeF, szczególnie w przypadku sprzedaży stacjonarnej – klient dostał fakturę do ręki, wyszedł ze sklepu, a sprzedawca dopiero po jakimś czasie dowie się, że KSeF odrzucił fakturę.
Dla sprzedaży e-commerce zwykle jest możliwość kontaktu z nabywcą (email, telefon kontaktowy), ale w przypadku zakupów stacjonarnych może być dostępny tylko kontakt za pomocą adresu z faktury.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koniec tokenów – obowiązkowy certyfikat od 2026 roku> Obecny tryb autoryzacji w KSeF przy pomocy tokenów ma obowiązywać do końca 2026 roku. Jednak jeśli podatnicy chcieliby korzystać z trybu offline24 już od 1 lutego 2026 r., muszą przygotować się na dodatkowy wymóg – obowiązkowe będzie posiadanie certyfikatu KSeF.
W trybie offline24 na wizualizacji faktury konieczne jest umieszczenie kodu QR, który zawiera wyróżnik faktury (skrót kryptograficzny pliku XML zgodnego ze schemą) podpisany certyfikatem KSeF. Co ważne – 1 lutego 2026 r. przypada w niedzielę, a wdrożenie zmian może być wymagające organizacyjnie. Dodatkowo od 2 lutego do 15 lutego 2026, ferie zimowe będą obowiązywać w województwach: dolnośląskim, kujawsko-pomorskim, łódzkim, zachodniopomorskim, małopolskim i opolskim, wyjaśnia Business Development Director w Exorigo-Upos.

Korekty i JPK – tylko po nadaniu numeru KSeF

Fakturę korygującą można wystawić dopiero po zarejestrowaniu faktury pierwotnej/źródłowej w KSeF. Podobnie, dokument może być ujęty w pliku JPK dopiero po nadaniu numeru KSeF. To oznacza, że system sprzedażowy powinien poczekać na numer i dopiero wtedy przekazywać dane dalej – np. do księgowości czy JPK.
To może stwarzać niepotrzebne dyskusje, jeśli np. klient B2B dokonał w sklepie stacjonarnym zakupu na fakturę wystawioną w trybie offline24, po chwili zorientował się, że wziął nie ten rozmiar/kolor/model, zechce zwrócić produkt i dostać korektę, a sprzedawca mu odpowie „przepraszam, ale nie mogę wystawić korekty, bo do faktury pierwotnej KSeF nie przydzielono jeszcze numeru”.

Wymóg Ministerstwa Finansów, aby do systemu trafił dokument korygujący dopiero po nadaniu numeru fakturze pierwotnej jest zasadny, ponieważ KSeF nie zapewnia chronologii.
W innym przypadku mogłoby się zdarzyć tak, że sprzedawca wysłałby fakturę, potem korektę, a KSeF zarejestrowałby najpierw poprawiony dokument a potem fakturę źródłową. Nie powinno to jednak uniemożliwiać sprzedawcy wystawienia korekty w danym momencie, lecz jedynie ograniczać możliwość jej przesłania do KSeF przed rejestracją faktury źródłowej, wyjaśnia Michał Sosnowski.

Duplikatów miało nie być, ale tak szybko nas nie opuszczą.
Jeśli nabywca nie korzysta z KSeF i zgubi wizualizację faktury, sprzedawca musi wystawić duplikat: jeśli nie ma ona jeszcze numeru KSeF, duplikat musi zawierać kod QR w wersji offline, a jeśli ma ona już numer KSeF - duplikat zawiera kod QR online. Oznacza to konieczność śledzenia statusu faktury i generowania odpowiedniej wersji dokumentu.

Fakturowanie offline: nowe zasady dotyczące kodów QR

Każda faktura, niezależnie od trybu, będzie musiała zawierać kod QR – z informacjami o dacie sprzedaży, NIP-ie sprzedawcy i unikalnym identyfikatorze lub wyróżnikiem dokumentu. W trybie offline24 faktura zawierać będzie dwa kody QR: pod jednym kodem napis „OFFLINE”, pod drugim kodem napis „CERTYFIKAT”.
Firmy będą musiały każdorazowo weryfikować status nabywcy (czy ma polski NIP, czy ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce), aby prawidłowo dobrać tryb wystawienia faktury. W praktyce nie ma prostego systemowego sposobu weryfikującego dane kontrahentów, co skutkuje koniecznością właściwego zorganizowania procedur sprzedażowych.

Kiedy tryb offline może pomóc?

Tryb offline24 daje firmie realną korzyść w przypadku obsługi odbiorców zagranicznych. Przykładowo kierowca ciężarówki przejeżdżając przez Polskę dostanie na stacji benzynowej formalną fakturę VAT wystawioną od ręki. Jeśli konsument poprosi o fakturę to sprzedawca ma do wyboru tryb offline24, tryb online lub wystawianie dokumentów sprzedaży w dotychczasowy sposób, bo faktury B2C nie są obowiązkowe w KSeF, wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Ministerstwo Finansów wyszło naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, wprowadzając większą elastyczność w korzystaniu z trybu „offline24”. Jednak – jak wynika z odpowiedzi Ministerstwa na postulaty zgłaszane w trakcie konsultacji publicznych – dalsze łagodzenie przepisów w tym zakresie nie jest już możliwe ani planowane.
Mimo że wielokrotnie przekazywano sygnały o potrzebach i obawach sieci handlowych związanych z wystawianiem faktur i korekt w KSeF, Ministerstwo Finansów jednoznacznie zakomunikowało, że nie przewiduje dalszych ustępstw.
Zmiany w KSeF – choć technicznie złożone – mają realne skutki dla codziennej działalności firm. Tryb offline24 może okazać się pomocny w wyjątkowych sytuacjach, ale jego stosowanie w relacjach B2B wymaga dużej ostrożności. To dobry moment, aby przeprowadzić wewnętrzny audyt przygotowania na nowe zasady.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

REKLAMA

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

Limit 30-krotność ZUS 2025 - ile wynosi? Kogo dotyczy przekroczenie składek ZUS? Co zrobić jeśli nastąpi przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS?

W 2025 roku limit składek ZUS na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został już ustalony. Po jego przekroczeniu składki nie są już naliczane – ale uwaga: za błędy w rozliczeniach może odpowiadać pracownik. Sprawdź, co oznacza 30-krotność ZUS, jak się liczy limit, kto go pilnuje i co zrobić, gdy opłaciłeś składki ponad próg.

REKLAMA