Kiedy wydatki na spotkania biznesowe są kosztem

Niejasności związane z zasadami zaliczania wydatków poniesionych przy okazji spotkań biznesowych do kosztów uzyskania przychodów stanowią dla wielu przedsiębiorców istotne utrudnienie w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Autopromocja

Brak jasnych przepisów w zakresie kosztów reprezentacji

Źródłem problemów są przepisy dwóch ustaw o podatkach dochodowych, tj. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 361) oraz ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397).

Z treści przepisów obu ustaw wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jednak nie zaliczają się do nich m.in. koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Nie ulega wątpliwości, że wydatki związane z reprezentacją nie są kosztami uzyskania przychodów, jednak ani we wspomnianych ustawach ani w żadnym innym akcie prawnym nie zostało zdefiniowane pojęcie reprezentacji i tym samym nie jest możliwe jednoznaczne ustalenie znaczenia „kosztów reprezentacji”. Zarówno organy, jak i sądy przy rozstrzyganiu spraw związanych z omawianym zagadnieniem posiłkują się słownikową definicją pojęcia reprezentacji, zgodnie z którą reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Wydatki na reprezentację w kosztach - korzystny wyrok NSA

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Zapraszamy na forum o podatku CIT

Przedsiębiorcy mający wątpliwości odnośnie kwalifikacji wydatków poniesionych w związku ze spotkaniami biznesowymi, zwracają się do organów podatkowych o udzielenie indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego. Z treści indywidualnych interpretacji wynika niejednokrotnie, że podstawowym kryterium decydującym o tym czy spotkanie kontrahentów cechowało się wystawnością, a więc czy jest związane z reprezentacją, jest miejsce spotkania.

Wydatki z tytułu spotkań biznesowych - stanowisko organów podatkowych

Organy podatkowe stoją często na stanowisku, że wydatki poniesione z tytułu spotkania z kontrahentem w siedzibie jednego z przedsiębiorców nie stanowią kosztów reprezentacji nawet wówczas, gdy na takie spotkanie został zamówiony catering, natomiast kawa wypita w restauracji mieści się w zakresie pojęcia reprezentacji. W ocenie organów poczęstunek w restauracji wiąże się z budowaniem pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy nawet w przypadku, gdy charakter spotkania mieści się w ramach standardowych relacji pomiędzy przedsiębiorcami. Żeby zaliczenie tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów było możliwe, spotkanie kontrahentów powinno mieć na celu wyłącznie załatwienie spraw służbowych niezwiązanych z kwestiami dotyczącymi wizerunku przedsiębiorcy. Jednak wątpliwym jest aby rozdzielenie tych dwóch sfer w kontaktach między przedsiębiorcami było w ogóle możliwe.

Autopromocja

Webinar: VAT 2025

Sprawdź

Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego dotyczące zaliczania takich wydatków  do kosztów uzyskania przychodów nie jest jednoznaczne, jednak zdaje się zmierzać w kierunku interpretacji korzystnej dla podatników. W wyroku z dnia 25 maja 2012 r. (II FSK 2200/11) NSA stwierdził, iż niesłuszny jest pogląd, że to miejsce, w którym spożytkowany zostaje zakupiony towar bądź usługa przesądza o tym czy wydatki stanowią koszty reprezentacji. Obecnie nie można uznać, że każde spotkanie kontrahentów, które ma miejsce w restauracji ma charakter reprezentacyjny, gdyż organizowanie spotkań biznesowych w restauracjach należy do powszechnej praktyki. Zdaniem NSA założenie, że każde spotkanie, które ma miejsce w restauracji ma charakter reprezentacyjny może prowadzić do wniosków sprzecznych z zasadami tzw. „zdrowego rozsądku”. W tym samym wyroku sąd stwierdził, iż nie zawsze wydatki na zakup usług gastronomicznych, żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, będą uznawane za koszty reprezentacji, jednak wydatki te nie mogą odbiegać od standardów przyjętych w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej.

Autopromocja

Kasowy PIT 2025 – webinar.
Nowe przepisy

Sprawdź

Sąd podkreślił również, że każdy przypadek powinien być rozstrzygany indywidualnie z uwzględnieniem konkretnego stanu faktycznego. Należy pamiętać, że NSA także orzeka na podstawie określonego stanu faktycznego i orzeczenia sądu nie mogą zastępować regulacji ustawowych.

Koszty reprezentacji - najnowsze orzecznictwo

Samochód służbowy, telefon i laptop przychodem menedżera

Zapraszamy na forum o podatku CIT

Komplikacje związane z zaliczaniem wydatków przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów wynikające z braku legalnej definicji pojęcia reprezentacji skutkują tym, że w znacznym stopniu to od interpretacji organów podatkowych zależy czy w konkretnym przypadku wydatki związane ze spotkaniem biznesowym zostaną uznane za koszty reprezentacji czy też nie. Z treści przytoczonego orzeczenia NSA wynika jednak, iż interpretacja przepisów ustaw o podatkach dochodowych w coraz większym stopniu odpowiada rzeczywistości gospodarczej. Jak słusznie zauważył NSA (II FSK 2200/10), trudno obecnie uznać, że każdy poczęstunek w restauracji nosi znamiona ekskluzywności. Stanowisko korzystne dla podatników zostało podtrzymane przez NSA wyrokiem z dnia 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11). Należy oczekiwać, że wyroki NSA nie pozostaną bez wpływu na treść indywidualnych interpretacji przepisów prawa wydawanych przez organy podatkowe.

Autor: Magdalena Kugler

Kancelaria prawna R. Comi, E.I. Chełkowska-Kamionka, R. Worobiej Sp. j.