Czy wydatki na spotkania z klientami można ująć w kosztach

17 września 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.299.2018.1.ŚS w sprawie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na spotkania z klientami. Organ przyporządkował poszczególne aktywności marketingowe spółki (takie jak m.in. spotkania, szkolenia, wyjazdy do fabryki, wydarzenia specjalne, testy) do reprezentacji i reklamy.

Sprawa dotyczyła autoryzowanego dealera samochodów, części, akcesoriów oraz serwisu. Spółka regularnie wprowadza do sprzedaży nowe modele samochodów. Jednocześnie, Spółka konsekwentnie realizuje strategię marketingową nakierowaną na intensyfikację sprzedaży, badanie rynku i zwiększenie poziomu satysfakcji klienta. Powyższym działaniom towarzyszą spotkania organizowane dla obecnych oraz potencjalnych klientów, służące promocji oraz reklamie nowych modeli samochodów oraz marek samochodów sprzedawanych przez Spółkę. W ramach powyższych działań, Spółka organizuje m.in. spotkania dla Klientów oraz partnerów biznesowych. Forma i charakter tych spotkań uzależniona jest od konkretnych okoliczności oraz celu, jaki zamierza osiągnąć Spółka. Poza organizowanymi przez siebie spotkaniami, Spółka bierze również udział w wydarzeniach klienckich organizowanych przez producentów samochodów, których autoryzowanym dealerem jest Wnioskodawca. Spółka zaprasza na Spotkania z Klientami wyselekcjonowanych przez siebie Klientów, którzy zainteresowani są nabyciem nowych modeli samochodów. Organizator następnie obciąża Wnioskodawcę zryczałtowanymi kosztami uczestnictwa każdego Klienta zgłoszonego przez Spółkę (Wnioskodawca może także ponosić koszt dodatkowe opisane poniżej). Zaproszeni Klienci zawsze otrzymują materiały informacyjne oraz promocyjno-reklamowe dotyczące marki samochodów sprzedawanych przez Spółkę jak również upominki i gadżety reklamowe Wnioskodawcy (np. długopisy, kalendarze etc).

Spotkania z Klientami przybierają najczęściej jedną z poniższej opisanych form:

1. Spotkania poza salonami samochodowymi prowadzonymi przez Spółką organizowane są w miejscach, gdzie Klienci mają możliwość zapoznania się z szeroką paletą samochodów oraz przetestowania różnych modeli.
2. W związku z premierą nowego modelu samochodu oferowanego przez Spółkę Klienci są zapraszani na prezentację tego samochodu obejmującą jazdę próbną samochodem po wyznaczonej trasie.
3. Akademia Jazdy to całodniowe szkolenia polegające na ćwiczeniach z doskonalenia techniki jazdy samochodami oferowanymi przez Spółkę pod okiem instruktorów na uprzednio przygotowanej trasie oraz w profesjonalnych ośrodkach doskonalenia techniki jazdy w Polsce co pozwala na zaznajomienie się z możliwościami bezpiecznej jazdy samochodami oferowanymi przez Spółkę.
4. Wizyty w Niemczech w fabryce samochodów sprzedawanych przez Spółkę połączone z wizytą muzeum marki.

Organ podatkowy uznał stanowisko spółki w części za prawidłowe, potwierdzając możliwość rozpoznania kosztów uzyskania przychodów – zaś w części nie podzielił stanowiska wnioskodawcy.

Organ wskazał, że aby wydatek poniesiony przez podatnika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy, o którym mowa powyżej, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Polecamy: Komplet podatki 2019

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Zdaniem organu, każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji. Przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy). Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji jaką będzie spełniać w firmie.

Organ uznał, że wydatki jakie ponosi Wnioskodawca w związku ze szkoleniami w Akademii Jazdy oraz wydatki związane z wizytami w Niemczech połączone z wizytą w muzeum marki, noszą znamiona reprezentacji. Poprzez organizowanie tych Wydarzeń Wnioskodawca kreuje swój wizerunek, tworzy wśród wybranych kontrahentów wrażenie podmiotu profesjonalnego, partnera biznesowego godnego zaufania, kształtuje prestiż i pozytywne postrzeganie swojej firmy przez klientów. Mimo iż z opisu sprawy wynika, że organizacja szkoleń w Akademii Jazdy oraz wizyty w Niemczech mają wiele cech charakterystycznych dla reklamy, ponieważ podczas tych wydarzeń wskazywane są zalety prezentowanych samochodów, klienci zachęcani są do ich zakupu, każdy z uczestników otrzymuje pakiet materiałów reklamowo-promocyjnych zawierający ulotki i prospekty reklamowe Spółki oraz oferowanych przez nią marek samochodów oraz poszczególnych modeli jak również gadżety reklamowe i upominki, to jednak całokształt tych wydarzeń oraz ich charakter ma przede wszystkim na celu budowanie pozytywnej relacji z partnerami handlowymi. Również wydatki związane z wizytami w Niemczech w fabryce samochodów sprzedawanych przez Spółkę połączone z wizytą w muzeum marki nie można uznać, że noszą wyłącznie znamiona reklamy, a więc nastawione są w głównej mierze na rozpowszechnianie, przedstawianie konkretnych produktów Spółki z nakłanianiem do ich kupna, lecz są to przede wszystkim wydatki zmierzające do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku firmy. Prezentowanie fabryki samochodów sprzedawanych przez Spółkę, czy przedstawianie historii firmy poprzez wizytę w muzeum marki, są to czynności mające charakter reprezentacji firmy. Zatem wydatki które poniósł Wnioskodawca w związku ze szkoleniami w Akademii Jazdy oraz wizytami w Niemczech, są wydatkami, których dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z Klientami. Dlatego też, jako koszty reprezentacji, wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie mogą zostać przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Odnosząc się natomiast do spotkań poza salonami samochodowymi prowadzonymi przez Spółkę, w miejscach, gdzie Klienci mają możliwość zapoznania się z szeroką paletą samochodów oraz przetestowania różnych modeli, a także zapraszaniem Klientów na prezentację nowego samochodu obejmującą jazdę próbną samochodem po wyznaczonej trasie, zauważyć należy, że wydarzenia te zostały zorganizowane przede wszystkim w celu rozpowszechnienia, przedstawienia, przetestowania i zaprezentowania konkretnych towarów (samochodów) Spółki. Istotnym dla rozstrzygnięcia o reklamowym lub reprezentacyjnym charakterze tych wydarzeń jest fakt, że w związku z tymi wydarzeniami, klienci mają możliwość zapoznania się z szeroką paletą samochodów, ich wyglądem, jakością, mają możliwość uzyskania informacje na temat nowego modelu samochodu oraz przetestowania różnych modeli. Powyższe okoliczności wskazują, że celem tych wydarzeń była szeroko rozumiana promocja i reklama, a w konsekwencji wskazane przez Wnioskodawcę wydatki poniesione na organizację spotkań poza salonami samochodowymi prowadzonymi przez Spółkę, w miejscach, gdzie Klienci mają możliwość zapoznania się z szeroką paletą samochodów oraz przetestowania różnych modeli, a także zapraszaniem Klientów na prezentację nowego samochodu obejmującą jazdę próbną samochodem po wyznaczonej trasie mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Autor: Joanna Rudzka, Doradca Podatkowy