Rozliczanie kosztów reprezentacji i reklamy - co warto wiedzieć?

Od stycznia 2007 r. wydatki przeznaczone przez przedsiębiorcę na reklamę mogą w pełnej wysokości stanowić koszty działalności gospodarczej. Bardzo często jednak lwia część wydatków ponoszonych w związku z działalnością marketingową nie służy bezpośrednio reklamie, tylko podniesieniu prestiżu firmy. Takie działania określane są jako tzw. reprezentacja i nie ma możliwości zaliczenia ich w poczet kosztów. Sytuację komplikuje fakt, że przepisy podatkowe nie definiują wprost pojęć „reklama” i „reprezentacja”. Przedsiębiorca sam musi odpowiednio zakwalifikować poniesione koszty.

Co mówią przepisy?

Ogólnie za koszt uzyskania przychodu (czyli koszt firmowy) uznaje się wydatek, który ma na celu osiągnięcie przychodu, a także zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodu. Urzędnicy zwykle nie kwestionują tego, że reklama spełnia powyższe kryteria. Natomiast koszty reprezentacji, definiowanej jako „wystawność”, nie mogą stanowić kosztów firmowych.

Jak odróżnić reklamę od reprezentacji?

Powszechnie przyjmuje się, że reklamę od reprezentacji odróżnia cel, na który ukierunkowane są działania przedsiębiorcy. W reklamie chodzi głównie o skłonienie klienta do zakupu towaru lub usługi, uwypuklenie ich zalet oraz przekazanie informacji o ofercie firmy. Natomiast reprezentację zwykle interpretuje się jako „okazałość” i „wystawność”. Jej nadrzędnym celem jest kształtowanie wizerunku firmy w oczach potencjalnych klientów. Innymi słowy, reprezentacja to działania służące podniesieniu prestiżu firmy, co sprawia, że związek z uzyskaniem przychodu jest zwykle mniejszy niż w przypadku reklamy.

Wydatki na reklamę mogą stanowić koszty uzyskania przychodu

Nakłady na reklamę nie budzą wątpliwości - można je włączyć do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że wiążą się z działalnością firmy. Chodzi np. o zaprojektowanie logo, reklamę w Internecie (w tym stronę www), reklamę w prasie, stworzenie ulotek i folderów reklamowych, reklamę zewnętrzną czy telemarketing. Ponadto, do kosztów działalności firmy można włączyć wydatki związane z promocją, czyli Public Relations, w tym np. akcje społeczne powiązane z daną działalnością. Przykładowo, jeśli firma działająca w branży IT w ramach akcji charytatywnej zorganizuje darmowe szkolenia z obsługi komputerów dla dzieci, to ich koszt może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Czy obiad z klientem może stanowić koszt?

Obowiązujące przepisy interpretuje się w taki sposób, że wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów stanowią koszty reprezentacji, a nie reklamy, dlatego nie stanowią kosztów firmowych. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki.

Obiad czy lunch (w tym alkohol) kupiony w restauracji nie może stanowić kosztu firmowego, bez względu na to czy jest to spotkanie z klientem połączone z prezentacją oferty. Taki wydatek jest bowiem interpretowany jako reprezentacja, a nie reklama. Jeśli jednak firma zorganizuje spotkanie dla kontrahentów połączone z prezentacją produktów, usług, stosowanej technologii czy rozwiązań, to koszty organizacji takiego spotkania można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli znajdują się w nich wydatki na poczęstunek. Warto jednak zachować ostrożność i być gotowym na konieczność uzasadnienia danego wydatku przed fiskusem.

Gadżety reklamowe i upominki

W przypadku reprezentacyjnego charakteru kolacji z kontrahentem sprawa jest jasna, natomiast dylemat może się pojawić w związku z rozliczaniem zakupu gadżetów reklamowych i upominków dla klientów. O takiej możliwości decydują koszt i reklamowy charakter prezentów.

Aby upominki i gadżety nabrały reklamowego charakteru, wystarczy umieścić na nich logo firmy. Warto jednak pamiętać, że wartość takich prezentów musi być niewielka. Mogą to być przykładowo smycze do kluczy, kubki, koszulki, pendrive'y czy długopisy.

Natomiast jeśli przedsiębiorca postanowi obdarować swoich najlepszych klientów prezentami „z górnej półki”, np. drogimi piórami czy biżuterią, to raczej nie zaliczy ich w koszty uzyskania przychodu, nawet jeśli mają na sobie elementy reklamowe.

Warto pamiętać, że w przypadku wręczania upominków, przedsiębiorca może być zmuszony do zapłacenia od nich VAT-u. O tym decyduje wartość prezentów. Przepisy mówią, że jednorazowe upominki o wartości do 10 zł nie są opodatkowane VAT-em. Podobnie jest w przypadku upominków przekazywanych wielokrotnie jednej osobie - zwolnione z VAT-u są prezenty dla jednej osoby o łącznej wartości 100 zł w ciągu roku. W tym drugim przypadku, przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przekazywanych upominków, zapisując kwoty i dane obdarowywanych osób.

Udział w targach branżowych

Nie ma wątpliwości jeśli chodzi o wydatki związane z targami i konferencjami branżowymi. Można je swobodnie włączać do kosztów uzyskania przychodów. Chodzi o wszelkie wydatki związane z wynajęciem i przygotowaniem stoiska targowego, w tym poczęstunek. Udział w targach branżowych ma bowiem na celu promowanie zarówno firmy, jak i oferowanych przez nią produktów czy usług.

Niech decyduje zdrowy rozsądek

Ze względu na brak jednoznacznego podziału między reklamowym a reprezentacyjnym charakterem ponoszonych wydatków, ich ostatecznej kwalifikacji dokonuje sam przedsiębiorca. Przy dokonywaniu podziału wydatków, należy przede wszystkim kierować się celem podejmowanych w jego ramach działań i oczywiście zdrowym rozsądkiem. Przy czym w każdym przypadku należy liczyć się z odmiennym zdaniem organu podatkowego i mieć na uwadze ewentualne konsekwencje.

Wydatki, które można zaliczyć w koszty to:

- wszelkiego rodzaju reklama, w tym zewnętrzna, prasowa, radiowa, telewizyjna czy internetowa;

- gadżety i drobne upominki opatrzone logo firmy;

- Public Relations, w tym sponsorowanie akcji społecznych czy udział w targach branżowych;

- organizacja spotkania połączonego z prezentacją, w tym wynajęcie pomieszczenia, sprzętu audiowizualnego, wydatki na wyżywienie zaproszonych gości.

Wydatki, których nie można zaliczyć w koszty to:

- kolacja lub obiad z klientem (w tym alkohol), nawet jeśli służy prezentacji oferty;

- drogie i prestiżowe upominki dla kontrahentów i najlepszych klientów.