REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

REKLAMA

REKLAMA

Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?

Wyłączenie wydatków reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów

Jednym z podstawowych aktów prawno-podatkowych w Polsce, jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 22 ust. 1, za koszty uzyskania przychodu należy rozumieć koszty poniesione, w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów. W tym miejscu widać już pierwsze zasady, które wprowadza ustawodawca stwierdzając, że pomiędzy poniesionym kosztem (np. posiłku czy konferencji) powinno być odpowiednie powiązanie z celem osiągnięcia lub zachowania przychodów. Wydatki mogą być więc w uproszczeniu zaliczone do kosztów, pod warunkiem, że wchodzą w pewien proces przyczynowo-skutkowy, prowadzący do osiągania celów gospodarczych, a nie tylko uprzyjemnienia życia czy spotkania.

REKLAMA

Autopromocja

REKLAMA

Jednak od ogólnej zasady oczywiście zostały przez ustawodawcę poczynione pewne wyjątki, wymienione między innymi już w następnym artykule Ustawy, czyli art. 23. W tym przypadku, ust. 1 pkt. 23 stwierdza jasno, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten w zmienionej wersji obowiązuje od 1 stycznia 2007 roku.

Na tle ustawy podatek dochodowy od osób prawnych, zgodnie z art. 15 pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane bardzo podobnie. Zgodnie z nim, kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podobnie jak w drugiej ustawie podatkowej, ustawodawca określił wyjątki mające swoje odzwierciedlenie, przede wszystkim w brzmieniu art. 16 Ustawy. W tym miejscu, w zakresie posiłków czy konferencji, mógłby mieć zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt. 28, który wyłącza ponownie koszty reprezentacji, w tym w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koszty reprezentacji – według orzecznictwa

REKLAMA

Na gruncie ustaw podatkowych, kluczowe stało się więc określenie, kiedy wydatki na usługi gastronomiczne, żywności i napojów są kosztami reprezentacji, które podlegają wyłączeniu z możliwości zaliczenia jako koszty uzyskania przychodów. Na tej podstawie wyniknęło bardzo wiele sporów przedsiębiorców z organami podatkowymi. Część z nich znalazła swoje zakończenie w Sądzie. Należy pamiętać, że orzeczenia sądowe i linia orzecznicza nie jest wiążącym źródłem prawa w Polsce (nie obowiązuje tutaj prawo precedensu), jednak orzeczenia Sądów i ich uzasadnienia, mogą wskazywać podatnikom możliwe prawidłowe rozumienie tematu oraz potencjalne zakończenie sporu.

W wyroku z dnia 8 kwietnia 2013 roku, Naczelny Sąd Administracyjny (III FPS 7/12) stwierdził,  że wymienienie jako przykładowego kosztu reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. nie oznacza, że w każdym przypadku wydatki te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Zostaną one wyłączone wyłącznie wówczas, jeżeli mają charakter reprezentacyjny.

Zgodnie z aktualnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z dnia 2 kwietnia 2015 roku (sygn. II FSK 483/13), "Reprezentacja" stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Zgodnie z tym, działanie reprezentacyjne ma więc na celu kreowanie wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy podkreślenie profesjonalizmu. Waga aktualnych tez sądowych przywiązywana jest do celu działania- co chce lub ma osiągnąć przedsiębiorca. W związku z powyższym, nie podlegają wykluczeniu (z art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt. 23 u.p.d.o.f.) ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki, ale również na posiłki, jeżeli podawane są podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Interpretacje Ministerstwa Finansów

W kwestii omawianych kosztów wypowiada się również Ministerstwo Finansów. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak orzecznictwo, interpretacja ogólna nie obliguje odpowiednich organów podatkowych do jej stosowania wprost do konkretnej, indywidualnej sytuacji podatnika.

W interpretacji ogólnej z dnia 27 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), Minister Finansów przedstawił wyjaśnienia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. Minister zauważył, że po wprowadzeniu zmian od 2007 roku, brak było legalnej definicji pojęcia "reprezentacja" i organy podatkowe podejmowały próby nadania właściwego mu sensu. Wiele sporów zakończyło się w Sądzie, ale również tutaj wydawane były odmienne wyroki, pomimo zbliżonych stanów faktycznych.

Interpretacja podkreśla, że podsumowaniem sporów ma winien być wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 roku (II FSK 702/11).  Na podstawie jego analizy Minister stwierdził, że:

  1. wymienienie kosztów gastronomicznych jako przykładowych w wyłączeniu nie oznacza, że zawsze koszty te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów;
  2. dla kwalifikacji wydatków nie jest ważne miejsce podania posiłków, ani ich jakość, czy wystawność;
  3. wyłączeniu powinny podlegać te, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika.

W każdym jednak przypadku należy przeprowadzić indywidualną analizę sytuacji.


Podsumowanie i rekomendacje

Brak jest jednej ustawowej i jasnej definicji kosztów reprezentacji. Jako przykładowe, podane są koszty usług gastronomicznych czy zakupu żywności. Nie zawsze jednak musza one zostać zaliczone do wyłączonych kosztów reprezentacji. Zgodnie ze stanowiskiem Sądów, każdą sytuację należy więc oceniać indywidualnie – stosując wykładnię funkcjonalną, dostosowaną do rzeczywistości gospodarczej. Ważną kwestią pozostaje więc zmieniający się świat i rynek – to co dawniej mogłoby zostać uznane za reprezentację (np. zapewnienie lunchu), w dzisiejszych czasach może być ocenione odmiennie - np. jako standardowe zapewnienie posiłku w trakcie pracy nad projektem. W każdym wypadku, jeżeli podmiot chce zaliczyć koszty posiłków lub konferencji do kosztów uzyskania przychodu, rekomendowanym jest przeprowadzenie rzetelnej oceny indywidualnej, w tym przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz dowodów na okoliczności towarzyszące danym wydatkom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe stawki za badania techniczne pojazdów od 19 września – sprawiedliwe, zbalansowane i jedne z najniższych w Europie. Co muszą wiedzieć kierowcy?

Od 19 września kierowców w Polsce czekają wyższe opłaty za badania techniczne pojazdów. Zmiana ta, wprowadzona po ponad 20 latach, ma na celu urealnienie kosztów funkcjonowania stacji kontroli i dostosowanie ich do współczesnych realiów gospodarczych. Ministerstwo infrastruktury podkreśla, że nowe stawki – choć wyższe – nadal pozostaną jednymi z najniższych w Europie, a przy tym zapewnią sprawiedliwą równowagę między interesem przedsiębiorców a możliwościami finansowymi kierowców.

Masz firmę? Sprawdź, co odpowiada rząd na problemy z KSeF i słabym Internetem

Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF od 2026 r. ma być rewolucją w rozliczeniach VAT, ale wielu przedsiębiorców obawia się braku stabilnego Internetu, szczególnie w mniejszych miejscowościach. Posłanka Iwona Krawczyk pyta ministra finansów o rozwiązania awaryjne i wsparcie dla firm. Znamy odpowiedź resortu.

Koniec polskiego rolnictwa? Unia Europejska otwiera bramy dla taniej żywności z Ameryki Południowej

To może być początek końca polskiej wsi. Umowa z Mercosurem otwiera unijny rynek na wołowinę, drób, miód i cukier z Ameryki Południowej – tanie, masowe i nie do przebicia. Czy polskie rolnictwo czeka katastrofa?

Webinar: Objaśnienia MF w podatku u źródła. W czym w praktyce pomogą?

Podatek u źródła od lat budzi wątpliwości. Zmieniające się przepisy, niejednoznaczne interpretacje oraz ryzyko odpowiedzialności sprawiają, że każda wskazówka ze strony resortu finansów ma istotne znaczenie w codziennej praktyce. Przyjrzymy się więc najnowszym objaśnieniom MF i ocenimy, w jakim zakresie mogą one pomóc w konkretnych przypadkach.

REKLAMA

Jak przygotować się do KSeF? Praktyczne wskazówki i odpowiedzi na trudne pytania [Szkolenie online, 10 września]

Jak przygotować się do KSeF? Pod takim tytułem odbędzie się szkolenie, na które serdecznie zapraszamy! Termin wydarzenia to 10 września 2025 roku, godz. 10:00-16:00.

KSeF i załączniki: Czy możesz dodać PDF, skan lub zdjęcie? MF wyjaśnia

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak działa obsługa załączników w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, w jakiej formie można je dołączać do KSeF, czy są obowiązkowe i co zrobić z plikami PDF lub zdjęciami.

API KSeF 2.0: Nowe narzędzia od Ministerstwa Finansów. Firmy muszą już zacząć przygotowania

Resort finansów opublikował pełną dokumentację API KSeF 2.0 wraz z bibliotekami SDK i podręcznikiem dla programistów. Od 30 września 2025 r. ruszy środowisko testowe, a od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Przeniesienie grupy spółek do centrum BPO: jak to zrobić skutecznie i prawidłowo

Migracja grupy kilkunastu spółek w ramach jednego projektu outsourcingu księgowo-kadrowego w ramach BPO to jedno z najbardziej złożonych przedsięwzięć w branży usług finansowo-księgowych. Wymaga to precyzyjnego planowania, koordynacji wielu zespołów oraz szczególnej uwagi na aspekty prawne, techniczne i operacyjne. Jak przygotować się do takiego procesu z perspektywy firmy przekazującej procesy oraz dostawcy usług BPO?

REKLAMA

E-faktura w KSeF: definicja, nowy wzór FA(3) i zasady wystawiania od 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą wystawiać faktury ustrukturyzowane wyłącznie w nowym formacie FA(3). Sprawdź, czym jest e-faktura w KSeF, jakie zmiany wprowadza nowy wzór i z jakich bezpłatnych narzędzi można korzystać, aby prawidłowo wystawiać dokumenty.

Miliardy złotych na fikcyjnych fakturach. W pół roku fiskus wykrył oszustwa na ponad 4,1 mld zł [DANE MF]

W 6 miesięcy br. liczba wykrytych fikcyjnych faktur była o prawie 3% mniejsza niż w analogicznym okresie ubiegłego roku. Jak zaznaczają eksperci, KAS stosuje coraz skuteczniejsze cyfrowe narzędzia weryfikujące. Algorytmy z użyciem sztucznej inteligencji są dużo szybsze i dokładniejsze w wyłapywaniu oszustw niż metody tradycyjne. Jednocześnie oszuści są mniej skłonni do podejmowania ryzyka. Ostatnio wartość brutto wynikająca z fikcyjnych faktur wyniosła ponad 4,1 mld zł, a więc o przeszło 3% mniej niż rok wcześniej.

REKLAMA