REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

REKLAMA

REKLAMA

Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?

Wyłączenie wydatków reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów

Jednym z podstawowych aktów prawno-podatkowych w Polsce, jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 22 ust. 1, za koszty uzyskania przychodu należy rozumieć koszty poniesione, w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów. W tym miejscu widać już pierwsze zasady, które wprowadza ustawodawca stwierdzając, że pomiędzy poniesionym kosztem (np. posiłku czy konferencji) powinno być odpowiednie powiązanie z celem osiągnięcia lub zachowania przychodów. Wydatki mogą być więc w uproszczeniu zaliczone do kosztów, pod warunkiem, że wchodzą w pewien proces przyczynowo-skutkowy, prowadzący do osiągania celów gospodarczych, a nie tylko uprzyjemnienia życia czy spotkania.

REKLAMA

REKLAMA

Jednak od ogólnej zasady oczywiście zostały przez ustawodawcę poczynione pewne wyjątki, wymienione między innymi już w następnym artykule Ustawy, czyli art. 23. W tym przypadku, ust. 1 pkt. 23 stwierdza jasno, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten w zmienionej wersji obowiązuje od 1 stycznia 2007 roku.

Na tle ustawy podatek dochodowy od osób prawnych, zgodnie z art. 15 pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane bardzo podobnie. Zgodnie z nim, kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podobnie jak w drugiej ustawie podatkowej, ustawodawca określił wyjątki mające swoje odzwierciedlenie, przede wszystkim w brzmieniu art. 16 Ustawy. W tym miejscu, w zakresie posiłków czy konferencji, mógłby mieć zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt. 28, który wyłącza ponownie koszty reprezentacji, w tym w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

REKLAMA

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koszty reprezentacji – według orzecznictwa

Na gruncie ustaw podatkowych, kluczowe stało się więc określenie, kiedy wydatki na usługi gastronomiczne, żywności i napojów są kosztami reprezentacji, które podlegają wyłączeniu z możliwości zaliczenia jako koszty uzyskania przychodów. Na tej podstawie wyniknęło bardzo wiele sporów przedsiębiorców z organami podatkowymi. Część z nich znalazła swoje zakończenie w Sądzie. Należy pamiętać, że orzeczenia sądowe i linia orzecznicza nie jest wiążącym źródłem prawa w Polsce (nie obowiązuje tutaj prawo precedensu), jednak orzeczenia Sądów i ich uzasadnienia, mogą wskazywać podatnikom możliwe prawidłowe rozumienie tematu oraz potencjalne zakończenie sporu.

W wyroku z dnia 8 kwietnia 2013 roku, Naczelny Sąd Administracyjny (III FPS 7/12) stwierdził,  że wymienienie jako przykładowego kosztu reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. nie oznacza, że w każdym przypadku wydatki te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Zostaną one wyłączone wyłącznie wówczas, jeżeli mają charakter reprezentacyjny.

Zgodnie z aktualnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z dnia 2 kwietnia 2015 roku (sygn. II FSK 483/13), "Reprezentacja" stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Zgodnie z tym, działanie reprezentacyjne ma więc na celu kreowanie wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy podkreślenie profesjonalizmu. Waga aktualnych tez sądowych przywiązywana jest do celu działania- co chce lub ma osiągnąć przedsiębiorca. W związku z powyższym, nie podlegają wykluczeniu (z art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt. 23 u.p.d.o.f.) ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki, ale również na posiłki, jeżeli podawane są podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Interpretacje Ministerstwa Finansów

W kwestii omawianych kosztów wypowiada się również Ministerstwo Finansów. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak orzecznictwo, interpretacja ogólna nie obliguje odpowiednich organów podatkowych do jej stosowania wprost do konkretnej, indywidualnej sytuacji podatnika.

W interpretacji ogólnej z dnia 27 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), Minister Finansów przedstawił wyjaśnienia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. Minister zauważył, że po wprowadzeniu zmian od 2007 roku, brak było legalnej definicji pojęcia "reprezentacja" i organy podatkowe podejmowały próby nadania właściwego mu sensu. Wiele sporów zakończyło się w Sądzie, ale również tutaj wydawane były odmienne wyroki, pomimo zbliżonych stanów faktycznych.

Interpretacja podkreśla, że podsumowaniem sporów ma winien być wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 roku (II FSK 702/11).  Na podstawie jego analizy Minister stwierdził, że:

  1. wymienienie kosztów gastronomicznych jako przykładowych w wyłączeniu nie oznacza, że zawsze koszty te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów;
  2. dla kwalifikacji wydatków nie jest ważne miejsce podania posiłków, ani ich jakość, czy wystawność;
  3. wyłączeniu powinny podlegać te, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika.

W każdym jednak przypadku należy przeprowadzić indywidualną analizę sytuacji.


Podsumowanie i rekomendacje

Brak jest jednej ustawowej i jasnej definicji kosztów reprezentacji. Jako przykładowe, podane są koszty usług gastronomicznych czy zakupu żywności. Nie zawsze jednak musza one zostać zaliczone do wyłączonych kosztów reprezentacji. Zgodnie ze stanowiskiem Sądów, każdą sytuację należy więc oceniać indywidualnie – stosując wykładnię funkcjonalną, dostosowaną do rzeczywistości gospodarczej. Ważną kwestią pozostaje więc zmieniający się świat i rynek – to co dawniej mogłoby zostać uznane za reprezentację (np. zapewnienie lunchu), w dzisiejszych czasach może być ocenione odmiennie - np. jako standardowe zapewnienie posiłku w trakcie pracy nad projektem. W każdym wypadku, jeżeli podmiot chce zaliczyć koszty posiłków lub konferencji do kosztów uzyskania przychodu, rekomendowanym jest przeprowadzenie rzetelnej oceny indywidualnej, w tym przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz dowodów na okoliczności towarzyszące danym wydatkom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Szokujące dane GUS i Eurostatu: Deficyt Polski może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług rośnie najszybciej w UE

Polska stoi w obliczu rosnącego deficytu finansów publicznych – najnowsze dane GUS i Eurostatu wskazują, że na koniec 2025 roku deficyt może przekroczyć 7 proc. PKB, a dług publiczny rośnie najszybciej w Unii Europejskiej. Sprawdź, co oznaczają te liczby dla polskiej gospodarki.

REKLAMA

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

REKLAMA

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

KSeF 2.0 to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Firmy mają mało czasu i dużo pracy – ostrzega doradca podatkowy Radosław Kowalski

Obowiązkowy KSeF wprowadzi prawdziwą rewolucję w fakturowaniu. Firmy muszą przygotować nie tylko systemy informatyczne, ale też ludzi i procedury – inaczej ryzykują chaos i błędy w rozliczeniach. O największych wyzwaniach, które czekają przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe, mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, prelegent Kongresu KSeF.

REKLAMA