REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

REKLAMA

REKLAMA

Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?

Wyłączenie wydatków reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów

Jednym z podstawowych aktów prawno-podatkowych w Polsce, jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 22 ust. 1, za koszty uzyskania przychodu należy rozumieć koszty poniesione, w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów. W tym miejscu widać już pierwsze zasady, które wprowadza ustawodawca stwierdzając, że pomiędzy poniesionym kosztem (np. posiłku czy konferencji) powinno być odpowiednie powiązanie z celem osiągnięcia lub zachowania przychodów. Wydatki mogą być więc w uproszczeniu zaliczone do kosztów, pod warunkiem, że wchodzą w pewien proces przyczynowo-skutkowy, prowadzący do osiągania celów gospodarczych, a nie tylko uprzyjemnienia życia czy spotkania.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jednak od ogólnej zasady oczywiście zostały przez ustawodawcę poczynione pewne wyjątki, wymienione między innymi już w następnym artykule Ustawy, czyli art. 23. W tym przypadku, ust. 1 pkt. 23 stwierdza jasno, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten w zmienionej wersji obowiązuje od 1 stycznia 2007 roku.

Na tle ustawy podatek dochodowy od osób prawnych, zgodnie z art. 15 pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane bardzo podobnie. Zgodnie z nim, kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podobnie jak w drugiej ustawie podatkowej, ustawodawca określił wyjątki mające swoje odzwierciedlenie, przede wszystkim w brzmieniu art. 16 Ustawy. W tym miejscu, w zakresie posiłków czy konferencji, mógłby mieć zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt. 28, który wyłącza ponownie koszty reprezentacji, w tym w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

REKLAMA

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koszty reprezentacji – według orzecznictwa

Na gruncie ustaw podatkowych, kluczowe stało się więc określenie, kiedy wydatki na usługi gastronomiczne, żywności i napojów są kosztami reprezentacji, które podlegają wyłączeniu z możliwości zaliczenia jako koszty uzyskania przychodów. Na tej podstawie wyniknęło bardzo wiele sporów przedsiębiorców z organami podatkowymi. Część z nich znalazła swoje zakończenie w Sądzie. Należy pamiętać, że orzeczenia sądowe i linia orzecznicza nie jest wiążącym źródłem prawa w Polsce (nie obowiązuje tutaj prawo precedensu), jednak orzeczenia Sądów i ich uzasadnienia, mogą wskazywać podatnikom możliwe prawidłowe rozumienie tematu oraz potencjalne zakończenie sporu.

W wyroku z dnia 8 kwietnia 2013 roku, Naczelny Sąd Administracyjny (III FPS 7/12) stwierdził,  że wymienienie jako przykładowego kosztu reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. nie oznacza, że w każdym przypadku wydatki te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Zostaną one wyłączone wyłącznie wówczas, jeżeli mają charakter reprezentacyjny.

Zgodnie z aktualnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z dnia 2 kwietnia 2015 roku (sygn. II FSK 483/13), "Reprezentacja" stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Zgodnie z tym, działanie reprezentacyjne ma więc na celu kreowanie wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy podkreślenie profesjonalizmu. Waga aktualnych tez sądowych przywiązywana jest do celu działania- co chce lub ma osiągnąć przedsiębiorca. W związku z powyższym, nie podlegają wykluczeniu (z art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt. 23 u.p.d.o.f.) ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki, ale również na posiłki, jeżeli podawane są podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Interpretacje Ministerstwa Finansów

W kwestii omawianych kosztów wypowiada się również Ministerstwo Finansów. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak orzecznictwo, interpretacja ogólna nie obliguje odpowiednich organów podatkowych do jej stosowania wprost do konkretnej, indywidualnej sytuacji podatnika.

W interpretacji ogólnej z dnia 27 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), Minister Finansów przedstawił wyjaśnienia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. Minister zauważył, że po wprowadzeniu zmian od 2007 roku, brak było legalnej definicji pojęcia "reprezentacja" i organy podatkowe podejmowały próby nadania właściwego mu sensu. Wiele sporów zakończyło się w Sądzie, ale również tutaj wydawane były odmienne wyroki, pomimo zbliżonych stanów faktycznych.

Interpretacja podkreśla, że podsumowaniem sporów ma winien być wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 roku (II FSK 702/11).  Na podstawie jego analizy Minister stwierdził, że:

  1. wymienienie kosztów gastronomicznych jako przykładowych w wyłączeniu nie oznacza, że zawsze koszty te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów;
  2. dla kwalifikacji wydatków nie jest ważne miejsce podania posiłków, ani ich jakość, czy wystawność;
  3. wyłączeniu powinny podlegać te, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika.

W każdym jednak przypadku należy przeprowadzić indywidualną analizę sytuacji.


Podsumowanie i rekomendacje

Brak jest jednej ustawowej i jasnej definicji kosztów reprezentacji. Jako przykładowe, podane są koszty usług gastronomicznych czy zakupu żywności. Nie zawsze jednak musza one zostać zaliczone do wyłączonych kosztów reprezentacji. Zgodnie ze stanowiskiem Sądów, każdą sytuację należy więc oceniać indywidualnie – stosując wykładnię funkcjonalną, dostosowaną do rzeczywistości gospodarczej. Ważną kwestią pozostaje więc zmieniający się świat i rynek – to co dawniej mogłoby zostać uznane za reprezentację (np. zapewnienie lunchu), w dzisiejszych czasach może być ocenione odmiennie - np. jako standardowe zapewnienie posiłku w trakcie pracy nad projektem. W każdym wypadku, jeżeli podmiot chce zaliczyć koszty posiłków lub konferencji do kosztów uzyskania przychodu, rekomendowanym jest przeprowadzenie rzetelnej oceny indywidualnej, w tym przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz dowodów na okoliczności towarzyszące danym wydatkom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 roku: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, prowadzonym na stronach kancelarii premiera, została opublikowana informacja o pracach nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie (najprawdopodobniej) od 2026 roku.

REKLAMA

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA

KSeF tuż za rogiem: 5 pułapek, które mogą sparaliżować Twoją firmę. Jak się przed nimi uchronić?

Do obowiązkowego KSeF zostało już niewiele czasu. Choć większość firm twierdzi, że jest gotowa, praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Niespodziewane błędy w testach, odrzucane faktury czy awarie mogą sparaliżować sprzedaż. Sprawdź pięć najczęstszych pułapek i dowiedz się, jak ich uniknąć.

Mały ZUS 2026: Podwyżka może niewielka, ale składka zdrowotna znów boli

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dna 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokość minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł. Minimalne wynagrodzenie wpłynie również na wysokość preferencyjnych składek ZUS, tzw. mały ZUS oraz limit dla działalności nierejestrowanej. Znaczny wzrost też nastąpi w składce zdrowotnej.

REKLAMA