REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej
Wydatki na posiłki i konferencje a koszty podatkowe działalności gospodarczej

REKLAMA

REKLAMA

Zaproszenie kontrahenta na obiad, zamówienie cateringu do siedziby przedsiębiorstwa, czy przygotowanie konferencji wraz z wyżywieniem – to wszystko działania, które zdarzają się w praktyce wielu firm. Bardzo często wyżywienie jest jednym z nieodłącznych elementów efektywnej pracy zespołu lub wymaga tego rodzaj relacji z klientem. Zagadnienie zaliczenia tego typu działań do kosztów działalności gospodarczej, w związku ze zmianami dotyczącymi tak zwanych „kosztów reprezentacji”, budzi od kilku lat wiele kontrowersji. Jak w 2018 roku kształtują się zasady dotyczące kosztów posiłków i konferencji oraz na jakim stanowisku stoją organy podatkowe?

Wyłączenie wydatków reprezentacji z kosztów uzyskania przychodów

REKLAMA

Jednym z podstawowych aktów prawno-podatkowych w Polsce, jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 22 ust. 1, za koszty uzyskania przychodu należy rozumieć koszty poniesione, w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów. W tym miejscu widać już pierwsze zasady, które wprowadza ustawodawca stwierdzając, że pomiędzy poniesionym kosztem (np. posiłku czy konferencji) powinno być odpowiednie powiązanie z celem osiągnięcia lub zachowania przychodów. Wydatki mogą być więc w uproszczeniu zaliczone do kosztów, pod warunkiem, że wchodzą w pewien proces przyczynowo-skutkowy, prowadzący do osiągania celów gospodarczych, a nie tylko uprzyjemnienia życia czy spotkania.

REKLAMA

Jednak od ogólnej zasady oczywiście zostały przez ustawodawcę poczynione pewne wyjątki, wymienione między innymi już w następnym artykule Ustawy, czyli art. 23. W tym przypadku, ust. 1 pkt. 23 stwierdza jasno, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Przepis ten w zmienionej wersji obowiązuje od 1 stycznia 2007 roku.

Na tle ustawy podatek dochodowy od osób prawnych, zgodnie z art. 15 pojęcie kosztów uzyskania przychodów zostało zdefiniowane bardzo podobnie. Zgodnie z nim, kosztami uzyskania przychodów, są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Podobnie jak w drugiej ustawie podatkowej, ustawodawca określił wyjątki mające swoje odzwierciedlenie, przede wszystkim w brzmieniu art. 16 Ustawy. W tym miejscu, w zakresie posiłków czy konferencji, mógłby mieć zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt. 28, który wyłącza ponownie koszty reprezentacji, w tym w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: Monitor Księgowego – prenumerata

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koszty reprezentacji – według orzecznictwa

REKLAMA

Na gruncie ustaw podatkowych, kluczowe stało się więc określenie, kiedy wydatki na usługi gastronomiczne, żywności i napojów są kosztami reprezentacji, które podlegają wyłączeniu z możliwości zaliczenia jako koszty uzyskania przychodów. Na tej podstawie wyniknęło bardzo wiele sporów przedsiębiorców z organami podatkowymi. Część z nich znalazła swoje zakończenie w Sądzie. Należy pamiętać, że orzeczenia sądowe i linia orzecznicza nie jest wiążącym źródłem prawa w Polsce (nie obowiązuje tutaj prawo precedensu), jednak orzeczenia Sądów i ich uzasadnienia, mogą wskazywać podatnikom możliwe prawidłowe rozumienie tematu oraz potencjalne zakończenie sporu.

W wyroku z dnia 8 kwietnia 2013 roku, Naczelny Sąd Administracyjny (III FPS 7/12) stwierdził,  że wymienienie jako przykładowego kosztu reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. nie oznacza, że w każdym przypadku wydatki te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Zostaną one wyłączone wyłącznie wówczas, jeżeli mają charakter reprezentacyjny.

Zgodnie z aktualnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z dnia 2 kwietnia 2015 roku (sygn. II FSK 483/13), "Reprezentacja" stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. Zgodnie z tym, działanie reprezentacyjne ma więc na celu kreowanie wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, czy podkreślenie profesjonalizmu. Waga aktualnych tez sądowych przywiązywana jest do celu działania- co chce lub ma osiągnąć przedsiębiorca. W związku z powyższym, nie podlegają wykluczeniu (z art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. i art. 23 ust. 1 pkt. 23 u.p.d.o.f.) ponoszone przez przedsiębiorców wydatki na drobne poczęstunki, ale również na posiłki, jeżeli podawane są podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Interpretacje Ministerstwa Finansów

W kwestii omawianych kosztów wypowiada się również Ministerstwo Finansów. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak orzecznictwo, interpretacja ogólna nie obliguje odpowiednich organów podatkowych do jej stosowania wprost do konkretnej, indywidualnej sytuacji podatnika.

W interpretacji ogólnej z dnia 27 listopada 2013 roku (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), Minister Finansów przedstawił wyjaśnienia w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności itp. Minister zauważył, że po wprowadzeniu zmian od 2007 roku, brak było legalnej definicji pojęcia "reprezentacja" i organy podatkowe podejmowały próby nadania właściwego mu sensu. Wiele sporów zakończyło się w Sądzie, ale również tutaj wydawane były odmienne wyroki, pomimo zbliżonych stanów faktycznych.

Interpretacja podkreśla, że podsumowaniem sporów ma winien być wyrok NSA z dnia 17 czerwca 2013 roku (II FSK 702/11).  Na podstawie jego analizy Minister stwierdził, że:

  1. wymienienie kosztów gastronomicznych jako przykładowych w wyłączeniu nie oznacza, że zawsze koszty te muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów;
  2. dla kwalifikacji wydatków nie jest ważne miejsce podania posiłków, ani ich jakość, czy wystawność;
  3. wyłączeniu powinny podlegać te, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika.

W każdym jednak przypadku należy przeprowadzić indywidualną analizę sytuacji.


Podsumowanie i rekomendacje

Brak jest jednej ustawowej i jasnej definicji kosztów reprezentacji. Jako przykładowe, podane są koszty usług gastronomicznych czy zakupu żywności. Nie zawsze jednak musza one zostać zaliczone do wyłączonych kosztów reprezentacji. Zgodnie ze stanowiskiem Sądów, każdą sytuację należy więc oceniać indywidualnie – stosując wykładnię funkcjonalną, dostosowaną do rzeczywistości gospodarczej. Ważną kwestią pozostaje więc zmieniający się świat i rynek – to co dawniej mogłoby zostać uznane za reprezentację (np. zapewnienie lunchu), w dzisiejszych czasach może być ocenione odmiennie - np. jako standardowe zapewnienie posiłku w trakcie pracy nad projektem. W każdym wypadku, jeżeli podmiot chce zaliczyć koszty posiłków lub konferencji do kosztów uzyskania przychodu, rekomendowanym jest przeprowadzenie rzetelnej oceny indywidualnej, w tym przygotowanie odpowiedniej dokumentacji oraz dowodów na okoliczności towarzyszące danym wydatkom.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kapitał zakładowy spółki z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

Najniższa krajowa w 2026 r. i minimalna stawka godzinowa - jest oficjalna propozycja rządu

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

REKLAMA

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

REKLAMA

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

REKLAMA