Czy drobne upominki dla kontrahentów można zaliczyć do kosztów?

O jaką sytuację chodzi?

Takie stanowisko zawiera interpretacja indywidualna z 14 września 2017 r., sygn. akt 0114-KDIP2-2.4010.125.2017.1.AZ - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w której wnioskodawca wskazuje, że będąc podatnikiem podatku VAT, zamierza w ramach wykonywanej działalności przekazywać swoim partnerom biznesowym drobne upominki w postaci papierowych voucherów lub zaproszeń do restauracji o wartości ok. 100 - 500 zł. Taki upominek partner będzie mógł wymienić na usługę gastronomiczną, tj. posiłek lub napój w restauracji. W zamiarze wnioskodawcy upominki mają być kierowane do szerokiego grona odbiorców, ograniczeniem będzie natomiast ich ilość posiadana przez wnioskodawcę w danym momencie.

Celem wręczania tych upominków jest promocja oraz reklama wnioskodawcy, a co za tym idzie – zachowanie oraz zwiększenie przychodów. Z tego względu upominki będą przykładowo zapakowane w torebkę z logo firmy, dołączane do gadżetów z logiem firmy, czy też będą posiadać nabitą pieczątkę z danymi wnioskodawcy lub też logo firmy zostanie umieszczone na samych upominkach.

Jak podkreśla wnioskodawca, upominki będą zakupywane od podmiotu trzeciego, wydatki natomiast będą ponoszone z majątku wnioskodawcy i nie będą mu w żaden sposób zwracane.

Z tego względu wnioskodawca zastanawia się, czy na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zaprezentowane wydatki na zakup upominków, będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Uzasadnienie wnioskodawcy

Według wnioskodawcy wydatki na zakup upominków dla partnerów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Dla poparcia swojego zdania przywołuje art. 15 ustawy o CIT, zgodnie z którym za koszty zyskania przychodów należy uznać wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz definitywnie poniesione wydatki, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, o ile, jak wynika z art. 15 ust. 1, nie zostały one wymienione w katalogu kosztów (wydatków) zawartym w art. 16 ust. 1.

Stosownie do powołanego przez wnioskodawcę wyroku WSA (sygn. akt III SA/Wa 1630/14), przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, każdy wydatek, poza wskazanymi w ustawie, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z tymi przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu. Z tego wynika, że podatnik CIT może zaliczyć w ciężar kosztów wszelkie faktycznie poniesione wydatki, które mają lub mogły mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, poza wskazanymi w art. 16 ustawy.

W tym samym wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny wskazał, iż przy kwalifikowaniu danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów należy uwzględnić cel jego poniesienia. Jeżeli przyjmuje się, iż celem wnioskodawcy, który zamierza wręczać swoim partnerom upominki jest promocja i reklama firmy oraz zachęcenie do podjęcia lub rozszerzenia współpracy albo zakupu towarów lub usług od wnioskodawcy, należy uznać, że wydatki poniesione na zakup tych upominków będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodu.

Ponadto wnioskodawca potwierdza powyższe stanowisko przez przytoczenie Interpretacji Indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBI/2/423-612/12/MS), zgodnie z którą „Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej przyjmuje się, iż gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zatem wydatki na zakup gadżetów opatrzonych logo firmy i przekazywanych przez Spółkę w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, będą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop”.

Wnioskodawca jest także zdania, że wydatki poniesione na zakup upominków nie będą stanowić kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, ponieważ będą one niewielkiej wartości, przeznaczone będą dla szerokiego grona odbiorców, będą zawierały logo spółki, a celem takiego przedsięwzięcia jest nakłonienie partnerów do zakupu towarów lub usług od wnioskodawcy albo nawiązanie współpracy.

Jakiej interpretacji dokonał urząd?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, powołując się na art. 15 i 16 ustawy o CIT, wyjaśnia, że definicja wskazana w podanych przepisach ma charakter ogólny. Z tego wynika konieczność poddania indywidualnej ocenie każdorazowego wydatku poniesionego przez podatnika, poza wyjątkami wskazanymi  enumeratywnie w ustawie.

W interpretacji podkreślono, iż warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest spełnienie przez wydatek łącznie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Wynika z tego, że określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeśli między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu zachodzi relacja, zgodnie z którą poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu. Szczególnie podkreślono, że to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania tej zależności. Ma być ona oparta na zgromadzonych dowodach, wynikających przede wszystkim z prowadzonej ewidencji rachunkowej.

Rozumienie pojęcia reprezentacji

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Koszty reprezentacji zostały zatem wyłączone z kosztów podatkowych. Problem jednak stanowi brak definicji pojęcia „reprezentacja”.

W takim przypadku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do interpretacji ogólnej Ministra Finansów (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), zgodnie z którą „wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. (…) Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 15 ust. 1 updop lub art. 22 ust. 1 updof, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Powyższa zaś interpretacja Ministra została oparta na wyroku NSA (sygn. akt II FSK 702/11). Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Według Sądu wykładnia terminu reprezentacja powinna odwoływać się do etymologii tego terminu. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Zatem ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Jak rozumiane jest pojęcie reklamy?

Koszty reklamy zalicza się do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów.

Podobnie jak w przypadku pojęcia „reprezentacja”, przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia reklamy.  Z tego względu urząd odniósł się do definicji słownikowej „reklamy”, zgodnie z którą jest to „działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług” oraz „plakat, napis, ogłoszenie, krótki film itp. służące temu celowi”.

Jako reklamę należy rozumieć działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków, w tym także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Zdaniem zaś urzędu logo, jako środek identyfikujący firmę i zwiększający jej rozpoznawalność, może zachęcać do zakupu towarów lub usług, a w związku z tym pełni funkcje reklamowe.

Ponadto, jak zauważono, wnioskodawca kieruje upominki do szerokiego grona odbiorców, co pozwala widzieć w takim działaniu charakter reklamowy. Natomiast w przypadku ograniczenia przeznaczenia upominków do określonej grupy podmiotów, takie wydatki należałoby powiązać z reprezentacją.

Urząd zaznacza również, że to podatnik każdorazowo powinien dokonywać oceny, co do celu reprezentacyjnego czy reklamowego wydatku, w zależności od tego jaką funkcję ma on spełniać w firmie.

Stanowisko urzędu

W rozpatrywanej sprawie Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej stwierdził, że wnioskodawca prawidłowo uznał, że wydatki na zakup upominków dla partnerów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ostatecznie bowiem doszedł do wniosku, że takie upominki, skierowane do szerokiego grona odbiorców, przekazywane w opakowaniach z logo firmy, z zamiarem nakłonienia partnerów do zakupu towarów lub usług od wnioskodawcy albo nawiązania z nim współpracy, należy traktować jako promocję i reklamę firmy.