Już w połowie 2024 r. wejdzie w życie obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla polskich podatników VAT. Oznacza to brak możliwość wystawienia faktury w inny sposób niż poprzez KSeF w przypadku przytłaczającej większości transakcji innych niż konsumenckie. Dlaczego już? Bo skala wyzwań oznacza, że tego czasu nie zostało już dużo, a same czynności konieczne przed wprowadzeniem ww. obowiązku mogą okazać się bardzo rozbudowane – co przedstawiam poniżej.
- Analiza funkcjonalna / biznesowa
- Ustalenie zakresu potrzeb informatycznych
- Wdrożenie systemu informatycznego
- Zmiany w funkcjonowaniu biznesu. Większa rola procedury fakturowania
Analiza funkcjonalna / biznesowa
Tego rodzaju analiza powinna być w mojej ocenie pierwszym etapem naszego przygotowania. Zidentyfikować badać musimy w tym zakresie:
- procesy biznesowe objęte obowiązkowym KSeF – tu zarówno nasza sprzedaż, jak zakupy, za które faktury będziemy mogli odebrać tylko w ten sposób,
- schemat faktury dotychczas używanej – analiza zgodności ze schemą faktury ustrukturyzowanej z określeniem istotnych różnic pod kątem wymogów na etapie 2.
Ustalenia przedmiotowej analizy muszą znaleźć swoje podsumowanie na piśmie
Ustalenie zakresu potrzeb informatycznych
Drugi bowiem etap musi bowiem skutkować wyciągnięciem wniosków z etapu 1 odnośnie naszych potrzeb, tj. jakich funkcjonalności potrzebujemy w naszym systemie IT obsługującym KSeF, np. kwestia wysyłania informacji i załączników nieobjętych schemą, powiadomienia o formalnej dacie otrzymania faktury, segregowanie faktur, identyfikacja faktur zakupowych pochodzących z różnych źródeł, np. zakupów pracowników i wiele, wiele innych.
Takie określenie potrzeb może spowodować zarówno zmianę systemu IT do fakturowania (w najgorszym scenariuszu) lub konieczność (jeżeli to ożeliwe) aktualizacji posiadanego systemu. Wiele bowiem proividerów IT oferuje tego rodzaju nakładki KSeF nie tylko na własne produkty.
W obu przypadkach warto się przyjrzeć dokładnie co nowy lub zaktualizowany system oferuje, bo też przy zakupie całości takie funkcjonalności mogą okazać się tańsze niż później zakup pojedynczych aktualizacji.
Wdrożenie systemu informatycznego
Ten etap, to oczywiście nie tylko prace informatyczne, ale również wdrożenie pracowników do używania nowego systemu. Warto więc to drugie wynegocjować od razu w procesie zakupu systemu/aktualizacji w cenie, jak też w stosownych terminach. Warto bowiem mieć na uwadze to, że providerzy systemów IT są obecnie bardzo obciążeni zamówienia, co może bardzo opóźniać realizację co wpływać będzie na najważniejszy i co najmniej równie czasochłonny, etap 4.
Zmiany w funkcjonowaniu biznesu. Większa rola procedury fakturowania
Truizmem będzie stwierdzenie, iż każdy biznes polega na sprzedaży. Sprzedaż zaś musi być dokumentowana fakturą lub paragonem. Wystawienie faktur poprzez KSeF do tego stopnia różnić się może od dotychczasowej praktyki w przedsiębiorstwie, iż konieczna okazać się może poważna aktualizacja dotychczasowych procedur wystawiania faktur lub wręcz stworzenie ich od początku.
Do tego zdawać sobie trzeba, iż nawet „szyty na miarę” naszych potrzeb (określonych w etapie 1) software może nie być jedynym, czego potrzebujemy. Pracownicy muszą być bowiem przeszkoleni nie tylko w korzystaniu z oprogramowania, ale również robić to ze zrozumieniem. Ani bowiem z KSeF ani z oprogramowani nie będą wynikać wszystkie zasady postępowania, choćby tak podstawowe jak kiedy wystawić fakturę, jakie dane wpisać, kiedy ją odebrać, czy wysłać kontrahentowi określone dane poza KSeF (bo przez nie można). To wszystko musi zawierać nasza procedura fakturowania, dodatkowo zapewne wiele kwestii trzeba będzie ustalić z kontrahentami i w związku z tym przeanalizować i ewentualnie aneksować umowy z nimi.
Poza dokumentami trzeba będzie przeszkolić pracowników w zakresie stosowania tych procedur, kontaktach z klientami, możliwych pytań lub odpowiedzi.
Aby zatem ten etap zrealizować konieczna będzie nie tylko analiza procesów biznesowych, ale również analiza prawna zawartych umów z kontrahentami oraz przedstawienie wpływu polskiego prawa podatkowego na transakcje międzynarodowe.
Etap ten powinien zakończyć się organizacją ww. szkoleń dla pracowników i przedstawicieli podatnika.
Dor.pod., r.pr. Mirosław Siwiński, partner w Nexia Advicero