Wystawienie faktury ustrukturyzowanej (wysłanie jej do KSeF) nie rodzi ex lege skutków cywilnoprawnych. Czym zastąpić fakturę (jako dokument handlowy) od 1 lipca 2024 r.?

• Przepisy VAT dot. faktur nie powodują skutków cywilnoprawnych. Co z tego wynika?
• Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. Oświadczenie na wszelki wypadek
• Wizualizacja faktur wysłanych do KSeF  i przesyłanie ich kontrahentom nie ma sensu
• Czym zastąpić fakturę dla celów cywilnoprawnych od 1 lipca 2024 r.?

Przepisy VAT dot. faktur nie powodują skutków cywilnoprawnych. Co z tego wynika?

Przepisy o wystawianiu faktur dla potrzeb tego podatku są ściśle zharmonizowane, wywołują wyłącznie skutki prawnopodatkowe i nie mogą regulować stosunków prywatnoprawnych, bo prawo cywilne nie podlega harmonizacji. Oczywiście strony umowy mogą nadać tym fakturom status prywatnoprawny, ale to wymaga ich zgodnej woli. Tak stało się w naszym kraju jeszcze pod rządami starej ustawy o VAT obowiązującej w latach 1993-2004. Pod rządami już unijnej wersji tego podatku podatnicy powszechnie używają faktur podatkowych jako faktur handlowych. 

Gdy pojawiła się perspektywa zastąpienia dotychczasowych form fakturowania (papierowej i elektronicznej) tzw. fakturami ustrukturyzowanymi, które faktycznie są wysyłane tylko do władzy publicznej, większość podatników dostrzegła oczywiste wady tych dokumentów: po prostu nie nadają się one do roli dokumentów handlowych, które wywołują skutki cywilnoprawne. 

Obowiązkowy KSeF od 1 lipca 2024 r. Oświadczenie na wszelki wypadek

Na wszelki wypadek wysyłane są oświadczenia dostawcom lub usługodawcom, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych dnia od 1 lipca 2024 r. nie wywoła jakichkolwiek skutków cywilnoprawnych i faktury te nie będą uznane za dokument handlowy. Czy takie oświadczenie wystarczy? Z reguły tak, ponieważ wysyłanie tego dokumentu do KSeF nie jest jego „doręczeniem” w rozumieniu prawa cywilnego, bo umowy nie przewidują „wirtualnego doręczenia” poprzez wysyłkę jakiegoś dokumentu do osoby trzeciej (KSeF jest w tym przypadku osobą trzecią i nie jest pełnomocnikiem nabywcy lub usługobiorcy). 

Wizualizacja faktur wysłanych do KSeF  i przesyłanie ich kontrahentom nie ma sensu

Wbrew temu co można dość powszechnie przeczytać w „opiniotwórczych mediach” niewielu (nikt?) będzie „używać faktur ustrukturyzowanych poza KSeF”, ponieważ po prostu nie da się ich używać. Dlaczego? Fakturą ustrukturyzowaną jest byt elektroniczny w KSeF od momentu nadania jej numeru przez ten system i tylko on: poza KSeF można użyć co najwyżej jakiejś wizualizacji tego dokumentu, który już staje się jednak w sensie prawnym odrębnym dokumentem. Ich wizualizowanie nie mają jednak większego sensu, chyba że chcemy użyć jej zgodnie z przeznaczeniem, czyli dla potrzeb zaewidencjonowania w rejestrze sprzedaży, czy w rejestrze zakupu czyli dla celów publicznych. Nie ma sensu ani potrzeby przesyłania kontrahentom całości wizualizacji tego dokumentu, bo owe 400 pól nie ma w zasadniczej części jakiegokolwiek znaczenia cywilnoprawnego. Najważniejsze jest to, że wirtualna wersja tego dokumentu, a zwłaszcza jej wystawienie i „otrzymywanie” przez osobą trzecią nie ma statusu cywilnoprawnego. Bo nie ma.

Czym zastąpić fakturę dla celów cywilnoprawnych od 1 lipca 2024 r.?

Strony umów zastanawiają się czym zastąpić od 1 lipca 2024 r. obecną fakturę podatkową, która jest powszechnie używana jako dokument handlowy gdy przestanie pełnić tę ostatnią rolę. Są tu co najmniej dwie drogi:

• wprowadzić coś co będzie nazywane „udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej”, która zawierać będzie również treści o charakterze cywilnoprawnym (wezwanie do zapłaty, termin płatności, formę płatności, rachunek bankowy) i temu dokumentowi nadany będzie wówczas status handlowy,
• nadać obecnie stosowanym fakturom podatkowym statusu faktury proforma, która będzie wywoływać skutki cywilnoprawne, a faktury ustrukturyzowane będą wysyłane później wyłącznie jako dokumenty techniczne.

Jedno jest pewne: czeka nas całkowite przebudowanie systemu fakturowania dla potrzeb cywilnoprawnych.

Prof. dr hab. Witold Modzelewski