Faktury dla konsumentów w obowiązkowym KSeF - czy i jak trzeba będzie wystawiać

Od 1 lipca 2024 r. zasadą będzie, że każdy podatnik VAT czynny musi wystawiać faktury za pomocą KSeF. Nie będzie potrzebna zgoda kontrahenta. Jednak jak wynika z art. 145l ust. 2 ustawy o VAT, w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej mogą być wystawiane w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnicy mogą zrezygnować z tego zwolnienia i wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury (paragon z NIP nabywcy do 450 zł). Dotyczy to jednak tylko faktur wystawionych na rzecz podatników. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów zostały wyłączone z KSeF.

Będą mogły być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej. Określenie w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, który będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r., że podatnicy nie muszą wystawiać wskazanych faktur w KSeF, sugeruje, iż podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać takie faktury w KSeF. Tak jednak nie będzie, gdyż w ust. 4 tego artykułu wskazano, że tylko podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie korzystać z KSeF. Oznacza to, że faktury na rzecz konsumentów nie mogą być wystawiane w KSeF nawet dobrowolnie. Nadal muszą być wystawiane w formie papierowej albo elektronicznej.

Redakcja wystąpiła do MF z pytaniem w tej sprawie. MF potwierdziło, że faktury ustrukturyzowane dla konsumentów będą poza KSeF:

(…) w ustawie z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598) przyjęto generalną zasadę, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Ta zasada nie dotyczy dokumentowania czynności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktur konsumenckich). To oznacza, że faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane poza systemem.

Reasumując, do końca 2024 r. nie muszą Państwo korzystać z systemu KSeF, jeśli w Waszej firmie są wystawiane faktury za pomocą kas rejestrujących. Mogą Państwo dobrowolnie wystawiać faktury za pomocą KSeF na rzecz podatników, z wyjątkiem paragonów z NIP nabywcy do 450 zł, uznanych za faktury uproszczone. Natomiast faktury na rzecz konsumentów są wyłączone z KSeF.

Joanna Dmowska, ekspert w zakresie VAT