Strona główna
»
Księgowość
»
KSeF
»
Uprawnienia do korzystania z KSeF - podatnicy, samofakturowanie, biura rachunkowe, jst. Kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF?
Uprawnienia do korzystania z KSeF - podatnicy, samofakturowanie, biura rachunkowe, jst. Kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF?
Uprawnienia do korzystania z KSeF - podatnicy, samofakturowanie, biura rachunkowe, jst. Kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF?
REKLAMA
REKLAMA
Jakie są rodzaje, modele i zasady nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? Wyjaśnia Ministerstwo Finansów. Kto może wystawiać, odbierać i przeglądać faktury w KSeF?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
REKLAMA
Autopromocja
Rodzaje uprawnień do KSeF
W KSeF występują uprawnienia do:
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
wystawiania faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
Są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do KSeF:
elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Uwaga Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481 ze zm.).
Podmioty i osoby uprawnione do działania w KSeF
Ministerstwo Finansów wskazuje, że uprawnionymi do działania w KSeF są:
Dalszy ciąg materiału pod wideo
bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny,
osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika w zakresie nadanych uprawnień,
osoba fizyczna – uprawniona przez podatnika - jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GRV), do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grup VAT),
osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane w imieniu tego podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT), w zakresie nadanych uprawnień,
osoba fizyczna – wskazana w imieniu podatnika (JST, GRV) przez osobę fizyczna która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi (członkami grupy VAT), do zarządzania uprawnieniami w ramach danej jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT) został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika lub jednostki podrzędnej (członka grupy VAT),
osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur,
osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny,
osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.
Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca, w przypadkach, o których mowa w art. 106d ustawy o VAT.
Ważne
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi oraz komorników pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Należy to zrobić za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA aby przypisać podpis do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymaga kolejnego zawiadomienia.
Resort finansów wyjaśnia, że podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich, bez zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik oraz organ egzekucyjny aby korzystać z KSeF, muszą za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu.
Jednostki podrzędne jednostek samorządu terytorialnego oraz członkowie grup VAT mogą samodzielnie korzystać z KSeF w kontekście podmiotu nadrzędnego jednostki samorządu terytorialnego oraz Grupy VAT, na podstawie dodatkowych uprawnień.
Aby skutecznie nadać to uprawnienie NIP wskazanej jednostki podrzędnej lub członka grupy VAT musi być zgłoszony w NIP-2 jednostki samorządu terytorialnego lub grupy VAT.
Ważne
Członkowie grup VAT oraz jednostki podrzędne JST nie składają zawiadomień ZAW-FA.
Modele uprawnień do KSeF
Istnieją następujące modele uprawnień do KSeF:
standardowy,
samofakturowanie,
modele dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT;
inne modele (dla komorników i organów egzekucyjnych).
Standardowy model uprawnień KSeF
Ministerstwo Finansów przedstawiło informacje szczegółowe dotyczące standardowego modelu uprawnień Krajowego Systemu e-Faktur:
Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie
Podatnik (sprzedawca) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę), może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.
Podmiot - uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich
Podmiot uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) może posiadać w KSeF uprawnienia do:
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej. Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli podatnik korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkie firmy które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu. Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne.
Osoba fizyczna (2) - uprawniona przez podmiot - pośrednio uprawniona dla podatnika
Osoba fizyczna (2) wskazana przez podmiot, który podatnik wskazał jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur. Taka osoba może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:
wystawiania faktur,
dostępu do faktur,
jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez podatnika.
Ministerstwo Finansów podkreśla, że podmiot nie wskazuje tej osoby w imieniu podatnika, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich podatników, którzy wskazali dany podmiot i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania staje się tą osobą(2) dla innego podatnika, który wskazał tego pierwszego jako podmiot.
Samofakturowanie w KSeF - uprawnienia
Ministerstwo Finansów przedstawiło informacje szczegółowe dotyczące samofakturowania, jako modelu uprawnień Krajowego Systemu e-Faktur:
Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie
Podatnik (sprzedawca) posiada pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich). M.in. uprawnienie do nadawania uprawnień w KSeF, które umożliwia np. wskazywanie podmiotów, które mogą jako nabywcy wystawiać faktury w procedurze samofakturowania
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę), która posiada uprawnienie do nadawania uprawnień w KSeF, ma możliwość m. in. wskazywania podmiotów, którzy jako nabywcy mogą wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy).
Nabywca - samofakturujący – w celu umożliwienia uprawnień bezpośrednich
Nabywca (samofakturujący) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) posiada uprawnienie do samofakturowania.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez nabywcę (samofakturującego)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje uprawnieniem do wystawiania w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).
Uprawnienia przypisane są zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie jest w szczególny sposób uprawniana to samofakturowania. Uprawnienie, które posiada od nabywcy tj. uprawnienie do wystawiania faktur (które może wynikać także z najszerszych uprawnień) automatycznie pozwala na wystawianie w procedurze samofakturowania, jeśli jej firma jest do tego jako nabywca uprawniona.
Podmiot - uprawniony przez nabywcę (samofakturującego) – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich
Podmiot uprawniony przez podatnika (nabywcę) posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które skutkuje uprawnieniem do wystawiania w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).
Osoba fizyczna (2) – uprawniona do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę uprawnionego do samofakturowania, czyli uprawniona pośrednio
Osoba fizyczna (2) uprawniona do wystawiania faktur przez podmiot wskazany przez nabywcę uprawnionego do samofakturowania posiada uprawnienie do wystawiania faktur, które umożliwia wystawianie faktur w procedurze samofakturowania w imieniu nabywcy (samofakturującego).
Model uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego (JST)
Ministerstwo Finansów przedstawiło też informacje szczegółowe dotyczące modelu uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego (JST), który dla podatników będących jednostkami samorządu terytorialnego i ich jednostek podrzędnych jest dodatkowym modelem, z którego mogą korzystać. Funkcjonuje on obok modelu standardowego.
Ważne
Ministerstwo Finansów zastrzega, że aby skutecznie nadać uprawnienie dla jednostki samorządu terytorialnego, NIP wskazanej jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w NIP-2 złożonym przez JST.
Podatnik (sprzedawca JST) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:
nadawania uprawnień
nadawania uprawnień do zarządzania jednostkami podrzędnymi,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę JST)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę JST), może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
zarządzania jednostkami podrzędnymi,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Ważne
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.
Osoba fizyczna (2) – wskazana przez osobę uprawnioną do zarządzania jednostkami podrzędnymi jako osoba uprawniona do nadawania uprawnień w ramach wskazanej jednostki podrzędnej
Osoba fizyczna (2) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę JST), może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień w ramach jednostki podrzędnej,
wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a jednostka nadrzędna występuje jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF w ramach jednostki podrzędnej mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom.
Ważne
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że aby wystawić fakturę w oparciu o uprawnienie do wystawiania faktur w modelu JST dane jednostki podrzędnej wraz z jej numerem NIP muszą znajdować się w sekcji Podmiot3. Konieczne jest też aby pole Rola przyjmowało wartość „7”(jednostka samorządu terytorialnego - wystawca). Aby mieć dostęp do faktury w oparciu o uprawnienie do dostępu do faktur w modelu JST wystawiający fakturę musi umieścić dane jednostki podrzędnej wraz z jej numerem NIP w sekcji Podmiot3. W przeciwnym przypadku dostęp do faktury będzie możliwy jedynie w ramach standardowego modelu uprawnień, dla osób uprawnionych bezpośrednio przez nabywcę (JST).
Osoba fizyczna (3) – wskazana przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanej jednostki podrzędnej
Osoba fizyczna (3) uprawniona do nadawania uprawnień w ramach wskazanej jednostki podrzędnej może posiadać w KSeF uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a jednostka nadrzędna jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występują jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą).
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Podmiot – wskazany przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanej jednostki podrzędnej – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich
Podmiot wskazany przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanej jednostki podrzędnej może posiadać w KSeF uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a jednostka nadrzędna jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występują jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.
Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej. Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli jednostka podrzędna korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jej imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkie jednostki podrzędne które wskazały to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu. Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne.
Osoba fizyczna (4) – uprawniona przez podmiot – pośrednio uprawniona dla jednostki podrzędnej
Osoba fizyczna (4) wskazana przez podmiot, który jednostka podrzędna wskazała jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur. Taka osoba może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a jednostka nadrzędna jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występują jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą,
jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez jednostkę podrzędną.
Uwaga: Podmiot nie wskazuje tej osoby w imieniu jednostki podrzędnej, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich jednostek podrzędnych oraz podatników, którzy wskazali dany podmiot i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania lub odbierania faktur staje się tą osobą (4) dla jednostki podrzędnej, która wskazała tego pierwszego jako podmiot.
Model uprawnień dla grup VAT (GRV)
Ministerstwo Finansów przedstawiło też informacje szczegółowe dotyczące modelu uprawnień dla grup VAT, który dla podatników będących grupami VAT i ich członków jest dodatkowym modelem, z którego mogą korzystać. Funkcjonuje on obok modelu standardowego.
Resort finansów wskazuje, że aby skutecznie nadać to uprawnienie, NIP wskazanego członka grupy VAT musi zostać zgłoszony w NIP-2 złożonym przez grupę VAT. Na równi z członkiem grupy VAT, w zakresie opisanego modelu uprawnień, funkcjonuje przedstawiciel grupy VAT.
Podatnik (sprzedawca GRV) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:
nadawania uprawnień,
nadawania uprawnień do zarządzania członkami grupy VAT,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Osoba fizyczna (1) – uprawniona przez podatnika (sprzedawcę GRV)
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę GRV), może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
zarządzania członkami grupy VAT,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom, jeżeli osoba fizyczna delegująca posiada takie uprawnienia.
Osoba fizyczna (2) – wskazana przez osobę uprawnioną do zarządzania członkami grupy VAT jako osoba uprawniona do nadawania uprawnień w ramach wskazanego członka grupy VAT
Osoba fizyczna (2) uprawniona przez podatnika (sprzedawcę GRV), może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień w ramach członka grupy VAT,
wystawiania faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a grupa VAT jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF w ramach członka grupy VAT mogą być nadawane elektronicznie kolejnym osobom.
Ważne
Aby wystawić fakturę w oparciu o uprawnienie do wystawiania faktur w modelu GRV, dane członka grupy VAT wraz z jego numerem NIP muszą znajdować się w sekcji Podmiot3. Konieczne jest też aby pole Rola przyjmowało wartość „9” (członek grupy VAT - wystawca). Aby mieć dostęp do faktury w oparciu o uprawnienie do dostępu do faktur modelu GRV wystawiający fakturę musi umieścić dane członka grupy VAT wraz z jego numerem NIP w sekcji Podmiot3. W przeciwnym przypadku dostęp do faktury będzie możliwy jedynie w ramach standardowego modelu uprawnień, dla osób uprawnionych bezpośrednio przez nabywcę (grupę VAT).
Osoba fizyczna (3) – wskazana przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanego członka grupy VAT
Osoba fizyczna (3) uprawniona do nadawania uprawnień w ramach wskazanego członka grupy VAT może posiadać w KSeF uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a grupa VAT jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.
Uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym tzw. odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Podmiot – wskazany przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanego członka grupy VAT – w celu umożliwienia uprawnień pośrednich
Podmiot wskazany przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień w ramach wskazanego członka grupy VAT może posiadać w KSeF uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a grupa VAT jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą.
Dalsze delegowanie uprawnień następuje automatycznie na osoby fizyczne uprawnione do wystawiania lub odbierania faktur w imieniu wskazanego podmiotu. Uprawnienie pozwala na pośrednie automatyczne przechodzenie uprawnień do wystawiania lub odbierania faktur, ale tylko o jeden szczebel niżej. Pozwala to na wyeliminowanie konieczności każdorazowej aktualizacji osób fizycznych uprawnionych do fakturowania, jeśli członek grupy VAT korzysta z usług np. biura rachunkowego wystawiającego faktury w jego imieniu. Wystarczy wówczas aktualizacja przez samo biuro, a nie wszystkich członków grupy VAT, którzy wskazali to biuro jako uprawnione do wystawiania faktur w swoim imieniu. Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne.
Osoba fizyczna (4) – uprawniona przez podmiot – pośrednio uprawniona dla członka grupy VAT
Osoba fizyczna (4) wskazana przez podmiot, który członek grupy VAT wskazał jako uprawniony w zakresie wystawiania lub odbierania faktur. Taka osoba może posiadać w KSeF wyłącznie uprawnienia do:
wystawiania faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą, a grupa VAT jako Podmiot1 (sprzedawca),
dostępu do faktur, w których członek grupy VAT występuje jako Podmiot3, w tym przypadku jako dodatkowy podmiot niebędący nabywcą ani sprzedawcą,
jeśli uprawnienia nadane jej przez podmiot pokrywają się z uprawnieniami nadanymi podmiotowi przez członka grupy VAT.
Ważne
Ministerstwo Finansów podkreśla, że podmiot nie wskazuje tej osoby w imieniu członka grupy VAT, tylko w swoim. Jedno wskazanie działa dla wszystkich członków grupy VAT oraz podatników, którzy wskazali dany podmiot i dla tego podmiotu, gdy działa jako podatnik. Takich osób nie wskazuje się w szczególny sposób: osoba wskazana przez podatnika do wystawiania faktur staje się tą osobą (4) dla członka grupy VAT, który wskazała tego pierwszego jako podmiot.
Przedstawiciel podatkowy
Podatnik (sprzedawca) – uprawnienia bezpośrednie
Podatnik (sprzedawca) posiada w KSeF pełen zakres uprawnień pierwotnych i domyślnych (właścicielskich) do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur,
dostępu do faktur.
Przedstawiciel podatkowy – uprawnienia bezpośrednie
W przypadku przedstawiciela podatkowego nie przewiduje się szczególnego rodzaju uprawnień. Korzysta on z KSeF na zasadach ogólnych. Zakłada się wyłącznie oznaczenie w systemie, że podmiot jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.
Komornik sądowy
Komornik sądowy posiada w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Nie można delegować uprawnień do nadawania uprawnień. Delegowanie uprawnień do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF i dostępu do tych faktur następuje wyłącznie elektronicznie.
Osoba fizyczna (1) uprawniona przez komornika sądowego może posiadać wyłącznie uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika w KSeF i dostępu do tych faktur. Zakłada się, że wystawia faktury wyłącznie w imieniu tego komornika, który nadał uprawnienia. Uprawnienie przypisane jest zawsze do konkretnej osoby fizycznej bezpośrednio identyfikowanej po NIP lub PESEL lub zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (zgłoszenie danych unikalnych podpisu kwalifikowanego).
Komornik sądowy nie ma wglądu:
w uprawnienia, które nadał dłużnik w KSeF,
w faktury, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione.
Organ egzekucyjny
Organ egzekucyjny posiada w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Organ egzekucyjny rozpocznie korzystanie z KSeF po złożeniu zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej. Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane kolejnym osobom wyłącznie elektronicznie.
Osoba fizyczna (1) uprawniona (wyznaczona) przez organ egzekucyjny w formie papierowej może posiadać w KSeF uprawnienia do:
nadawania uprawnień,
wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dłużnika,
dostępu do faktur wystawionych w imieniu i na rzecz dłużnika.
Dalsze uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane kolejnym osobom wyłącznie elektronicznie. Uprawnienie do nadawania uprawnień może posiadać wyłącznie jedna osoba fizyczna.
Organ egzekucyjny nie ma wglądu:
w uprawnienia, które nadał dłużnik w KSeF,
w faktury, które wystawił dłużnik lub osoby przez niego uprawnione.
