REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wdrożenie obowiązkowego KSeF – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Przepisy, zasady, harmonogram, darmowe narzędzia

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Obowiązkowy KSeF - model docelowy
Wdrożenie obowiązkowego KSeF – wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Przepisy, zasady, harmonogram, darmowe narzędzia
Ministerstwo Finansów

REKLAMA

REKLAMA

Na konferencji prasowej 26 września 2023 r. Krzysztof Rogowski, Kierownik projektu Krajowego Systemu e-Faktur w Ministerstwie Finansów przedstawił aktualny stan przygotowań do wdrożenia obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur (KSef) i kolejne działania resortu finansów w tym zakresie. Krzysztof Rogowski zapewnił m.in., że w IV kwartale 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępni wszystkie akty wykonawcze dotyczące obowiązkowego KSeF i zapewni komplet dokumentacji technicznej KSeF.

Cele i korzyści wdrożenia KSeF – dla administracji skarbowej, podatników, księgowych

Na wstępie przedstawiciel Ministerstwa Finansów przypomniał najważniejsze cele i korzyści (zarówno dla podatników, księgowych, jak i aparatu skarbowego) z wdrożenia w Polsce obowiązkowego fakturowania elektronicznego za pośrednictwem centralnego systemu (KSeF).

REKLAMA

Autopromocja

Dla Ministerstwa Finansów i organów skarbowych obowiązkowy KSeF, to kolejne narzędzie uszczelnienia systemu podatkowego, zarówno w zakresie VAT jak i podatków dochodowych.

REKLAMA

Wdrożenie centralnej i aktualizowanej na bieżąco bazy danych faktur, obowiązkową dla zdecydowanej większości podatników - jaką ma być KSeF – pozwoli fiskusowi na przyspieszenie dostępności danych analitycznych oraz poprawę ich jakości. A to umożliwi szybsze wykrywanie nieprawidłowości w zakresie fakturowania i rozliczeń podatkowych.

Zauważalne korzyści z wdrożenia KSeF mają też mieć podatnicy. Wśród tych korzyści Krzysztof Rogowski wymienił m.in.:
- jeden standard e-faktury w całej Polsce;
- pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – wystawienie faktury w KSeF, to gwarancja, że ta faktura pojawi się od razu na koncie odbiorcy faktury w tym Systemie,
- mniej błędów przy wystawianiu faktury - KSeF będzie automatycznie odrzucał faktury niezgodne ze strukturą e-faktury (KSeF będzie sprawdzał, czy wszystkie elementy faktury są wypełnione), a także faktury wystawiane/wysyłane przez podmiot nieuprawniony do wystawiania faktur;
- możliwość sprawdzenia treści e-faktury w KSeF;
- e-Faktura  wystawiona w KSeF nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu i będzie dostępna w tym Systemie przez 10 lat;

Generalnie szybsza i gwarantowana przez KSeF automatyczna dystrybucja faktury od wystawcy do kontrahenta, to szybsze jej księgowanie (systemy finansowo-księgowe będą mogły zaciągać dane z KSeF w czasie rzeczywistym) i rozliczenie (otrzymanie płatności).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Jeżeli podatnik nada stosowne uprawnienie do KSeF dla biura rachunkowego, to biuro to będzie miało natychmiastowy dostęp do faktur otrzymanych i wystawionych przez tego podatnika. Uprości to znakomicie dystrybucję faktur od podatnika do biura rachunkowego.

Ponadto przedstawiciel MF wskazał na korzyści podatkowe z obowiązkowego modelu KSeF: 
- podstawowy termin zwrotu VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni; już teraz w przypadku nieobowiązkowego modelu KSeF, podatnicy, którzy się zdecydują go wdrożyć mają krótszy termin zwrotu podatku VAT – po spełnieniu pewnych warunków; tych warunków już nie będzie w obowiązkowym modelu KSeF;
- nastąpią uproszczenia w wystawianiu i rozliczaniu faktur korygujących in minus;
- nastąpi wyłączenie z raportowania plików JPK_FA i JPK_VAT RR – KseF zapewni możliwość (fakultatywnie) wystawiania faktur dla rolników ryczałtowych;
- nie będzie konieczności wystawiania duplikatów faktur – bowiem nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia e-faktury.

Podstawy prawne obowiązkowego KSeF – ustawa i akty wykonawcze

Wdrażająca obowiązkowy model KSeF ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw została opublikowana 11 sierpnia 2023 r. w Dzienniku Ustaw – poz. 1598

Krzysztof Rogowski wskazał, że ustawa ta realizuje wiele postulatów zgłoszonych w długich konsultacjach m.in. przez przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT, resortu infrastruktury.

Najważniejsze zmiany w tej ustawie w porównaniu do jej projektu, to:
- wydłużenie terminów wejścia w życie –  z obowiązkowego KSeF podatnicy będą musieli korzystać od 1 lipca 2024 r. – a sektor MŚP nierozliczający się z VAT od 1 stycznia 2025 r. 
- wycofanie faktur konsumenckich z KSeF – będą wystawiane w dowolnym formacie; 
- faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP – utrzymane poza KSeF do końca 2024 roku; 
- wyłączenie KKS – dalsza liberalizacja kar za błędy w KSeF; 
- uznanie awarii u podatnika (np. brak dostępu do internetu) – wprowadzenie możliwości wystawienia e-faktury w trybie offline i późniejszego wysłania jej do KSeF; 
- zupełna likwidacja możliwości wystawiania not korygujących; 
- utrzymana będzie możliwość wystawiania faktur przed dostawą towarów i doprecyzowanie niektórych obowiązków w zakresie wystawiania faktur
 

Aktem wykonawczym do przepisów ustawowych jest obecnie rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (tu m.in. są uregulowane kwestie uprawnień do korzystania z KSeF, procesu uwierzytelnienia), które podlega nowelizacjom:
- Dziennik Ustaw 2021 r. poz. 2481 (Wersja bazowa)

- Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 2667 (Zmiany modelu uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego oraz Grup VAT – w tych podmiotach jest centralny system rozliczania VAT ale faktury muszą być dystrybuowane także do ich poszczególnych jednostek organizacyjnych)

- Dziennik Ustaw 2023 r. poz. 1760 (od września 2023 r. dodano możliwość generowania i obsługi identyfikatora wewnętrznego – to rozwiązanie dla podatników mających jeden NIP ale wiele jednostek organizacyjnych, które potrzebują wystawiać i otrzymywać faktury).

Ponadto do końca 2023 roku pojawią się kolejne przepisy wykonawcze: 
- rozporządzenie w sprawie wyłączeń z KSeF (projekt tego aktu prawnego jest już przygotowany przez Ministerstwo Finansów i aktualnie przechodzi konsultacje); 
- będzie też konieczność nowelizacji rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz rozporządzenia w sprawie JPK_VAT.

Krzysztof Rogowski zapewnił, że w IV kwartale 2023 r. Ministerstwo Finansów udostępni wszystkie akty wykonawcze dotyczące obowiązkowego KSeF i zapewni komplet dokumentacji technicznej KSeF.

KSeF - dostępność i bezpieczeństwo

Ministerstwo Finansów zapewnia, że obowiązkowy KSeF będzie systemem dostępnym – co do zasady (pomijając konieczne aktualizacje systemu i przerwy techniczne) - przez 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku.

Resort finansów będzie przygotowany na obsługę przez KSeF do 100 mln faktur dziennie.

Dane gromadzone przez KSeF są multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, aby zabezpieczyć się przed ich utratą także w mało prawdopodobnych, nadzwyczajnych sytuacjach awarii sprzętowej

Bezpieczeństwo KSeF jest zapewniane przede wszystkim przez system autoryzacji i uwierzytelnienia. KSeF zapewnia mechanizm uwierzytelnienia pozwalający na weryfikację tożsamości podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dla osób fizycznych),

• pieczęcią kwalifikowaną (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi) lub

• profilem zaufanym. 

Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik (konkretna osoba) może korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Nie będzie możliwości anonimowego wystawienia faktury albo wystawienia jej przez podmiot nie zweryfikowany przez system KSeF.

Dostęp do danych KSeF przez administrację skarbową będzie:

- możliwy wyłącznie w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej pozostających we KAS

- każdorazowo poprzedzony złożeniem wniosku o dostęp przez uprawnionego pracownika US oraz akceptacją przełożonego wraz z podaniem celu.

 

Darmowe narzędzia do korzystania z KSeF przygotowane przez Ministerstwo Finansów

Głównym darmowym narzędziem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, pozwalającym na korzystanie z KSeF ma być Aplikacja Podatnika KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/), która umożliwia:
- Korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników,
- Zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
- Wystawianie i odbieranie e-Faktur z KSeF,

Aby rozpocząć pracę w tej aplikacji, należy najpierw uwierzytelnić się. Można to zrobić:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dla osób fizycznych),
- pieczęcią kwalifikowaną (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi) lub
- profilem zaufanym. 

Dodatkowo Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia bez konieczności logowania:
- Podgląd e-Faktury (anonimowy dostęp do e-Faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech),
- Weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF 

 

Kolejnym darmowym narzędziem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, pozwalającym na korzystanie z KSeF, jest Aplikacja e-mikrofirma (https://e-mikrofirma.mf.gov.pl/). Nowa wersja tej aplikacji umożliwia:
- Powiązanie istniejącego konta w tej aplikacji z KSeF,
- Wystawianie faktur w KSeF, 
- Odbieranie e-Faktur z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych 

Aplikacja mobilna KSeF

Krzysztof Rogowski poinformował też, że Ministerstwo Finansów udostępni w Google Play oraz App Store – w I kwartale 2024 roku aplikację mobilną do korzystania z KSeF, która w szczególności pozwoli na:
- Wygodne i szybkie wystawianie e-Faktur,
- Odbieranie e-Faktur w czasie rzeczywistym,
- Szybkie przekazywanie danych niezbędnych do wystawienia e-Faktury poprzez udostępnianie kodu QR,
- Możliwość weryfikacji e-Faktury w KSeF poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.

Oprócz tych narzędzi, Ministerstwo Finansów udostępnia interfejsy API kluczowe dla branży IT, które pozwolą na integrację i korzystanie z KSeF komercyjnych programów i systemów finansowo-księgowych.
Środowisko produkcyjne: https://ksef.mf.gov.pl/
Środowisko przedprodukcyjne: https://ksef-demo.mf.gov.pl/ 
Środowisko testowe: https://ksef-test.mf.gov.pl/.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

REKLAMA

Księgowi obawiają się obowiązkowego KSeF-u. Czego najbardziej?

Już tylko niecały rok dzieli nas od wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u, a mimo to – jak się okazuje – księgowi nadal czują się niepewnie. Czego obawiają się najbardziej? Kto się wyłamuje i już dzisiaj deklaruje gotowość na zmiany? fillup k24 we współpracy ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce opublikowali w maju 2025 r. "Barometr nastrojów polskich księgowych 2025", w którym przedstawiciele branży wypowiedzieli się w sprawach dla nich najważniejszych. Na KSeF-ie nie pozostawiono suchej nitki.

Akcja jak z filmu! Polskie służby rozbiły gang od kontrabandy za 31 milionów

Akcja dosłownie jak z filmu – zatrzymania w kilku województwach, przeszukania, graniczny pościg i papierosy warte fortunę. Gang działał w Polsce, Czechach, Słowacji i Wielkiej Brytanii. Wpadło już 29 osób, a służby przejęły blisko 5 mln sztuk nielegalnych papierosów. Śledztwo nabiera tempa – są kolejne tropy.

Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

REKLAMA

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA