REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie obowiązku fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur spowoduje, że kolejny istotny obszar życia gospodarczego zostanie poddany cyfryzacji. Zestandaryzowane, elektroniczne faktury, wprowadzane do centralnego systemu przez sprzedawcę i w tym systemie udostępniane odbiorcy, niemal całkowicie wyprą faktury papierowe i faktury elektroniczne wystawione w formie innej niż ustrukturyzowana. Jednak pozbywanie się z tego powodu drukarek z biur byłoby stanowczo przedwczesne. Nawet po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, te urządzenia wciąż będą przydatne, i to także w obszarach związanych z wystawianiem faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur - aktualny stan prawny

Obecnie trwa okres przejściowy, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Firmy i przedsiębiorcy mogą wystawiać w tym systemie wszystkie faktury, tylko wybrane faktury lub czekać z wprowadzeniem tego rozwiązania do momentu, gdy korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Dla czynnych podatników VAT taką graniczną datą jest 1 lipca 2024 r. Natomiast wystawcy faktur zwolnieni z VAT przedmiotowo lub podmiotowo zostaną objęci tym obowiązkiem pół roku później, a więc od 1 stycznia 2025 r. Na rynku funkcjonują więc równolegle trzy typy faktur: ustrukturyzowane KSeF, inne elektroniczne wystawione poza KSeF oraz papierowe.

REKLAMA

Zgoda na odbiór faktur w KSeF przestanie być potrzebna

Pełne przeniesienie do KSeF rozliczeń między kontrahentami już w okresie dobrowolności tego systemu wymaga podjęcia takiej decyzji niezależnie przez obie zainteresowane strony. Z jednej strony wystawca faktur sam decyduje, które z nich już teraz będzie wystawiał w KSeF, a które czasowo pozostawi poza tym systemem, ale z drugiej - zasady ich odbioru musi uzgodnić z nabywcą towarów lub usług. Ten może zgodzić się na ich odbiór w KSeF, ale może też zażądać dostarczania mu ich w inny sposób - na przykład w formie pliku PDF lub wydruku.

To zastrzeżenie straci rację bytu, gdy nabywca towarów lub usług stanie się ustawowo zobowiązany do korzystania z KSeF. Wtedy faktura wystawiona w KSeF dla takiego podmiotu będzie mu prezentowana w ramach tego systemu i automatycznie uznawana za dostarczoną

Dokumenty czasowo pozostawione poza KSeF

W okresie przejściowym, który potrwa do końca 2024 r., obowiązku fakturowania w KSeF nie mają wystawcy faktur podmiotowo bądź przedmiotowo zwolnieni z VAT.  Dodatkowo w tym okresie poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł oraz faktury z kas rejestrujących.

Dokumenty trwale wyłączone z KSeF

Bezterminowe wyłączenie z obowiązku fakturowania w KSeF przewidziano natomiast dla faktur wystawianych: 

  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (lub posiadającego takie miejsce, które jednak nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę),
  • przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
  • na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumentem),
  • w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym (mowa tu m.in. o jednorazowych biletach w formie za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym czy lotniczym).

Szczególny przypadek - faktury konsumenckie

Pierwotne projekty zmian w ustawie o VAT wprowadzających obowiązek korzystania z KSeF zakładały, że także faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane w tym systemie. Dokumenty miały im być udostępnianie na zasadzie tzw. anonimowego dostępu do faktury, po wpisaniu zestawu identyfikujących ją danych. Ostatecznie te założenia zmieniono i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur nabywcom towarów lub usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Faktury dla tej grupy wciąż będą wystawiane na dotychczasowych zasadach. To zaś, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, oznacza, że jeśli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to przedsiębiorca zobowiązany jest taki dokument wystawić (jeśli żądanie zostanie zgłoszone po tym terminie, to wystawienie faktury zależy już wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy). 

Gdy konsument zgłosi takie żądanie, fakturę otrzyma poza KSeF - w postaci elektronicznej (np. jako załącznik do wiadomości e-mail) lub w formie papierowego dokumentu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydruki do celów dokumentacyjnych

Przepis art. 112 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie ma natomiast obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.539.2022.2.MPA z 3 stycznia 2023 r., w której dyrektor KIS wskazał, że otrzymywane przez firmę papierowe faktury zakupowe mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, zaś papierowe oryginały tych dokumentów - niszczone oraz że przy takim sposobie archiwizacji firma zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zgodnie z art. 112aa pkt 1 ustawy o VAT faktury przesłane do KSeF są w nim przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To okres znacznie dłuższy niż wynikający z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, która nakazuje podatnikom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywanie ksiąg i związane z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z kolei art. 70 § 1 tej ustawy określa, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dziesięcioletni okres przechowywania faktur w KSeF jest więc wystarczający, by zapewnić ich archiwizację w całym wymaganym okresie wynikającym z przepisów podatkowych (dłużej należy przechowywać tylko dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by podatnik we własnym zakresie archiwizował te dokumenty dłużej - w formie elektronicznej we własnym systemie księgowym lub w postaci wydruków faktur wystawionych w KSeF.

 

Współpraca z biurem księgowym

Pierwotne uprawnienia do korzystania KSeF, jakie przysługują każdemu płatnikowi,  obejmują też prawo do nadawania innym osobom i podmiotom do działania w KSeF w swoim imieniu. Takie uprawnienia można nadać np. biuru rachunkowemu. To oznacza, że biuro nie tylko będzie mogło wprowadzać do KSeF faktury w imieniu tego podmiotu, ale także będzie miało wgląd we wszystkie faktury wystawione w KSeF na jego rzecz (a więc faktur oznaczonych numerem NIP swojego klienta).

Można sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorcy taki model współpracy nie będzie odpowiadał (bo np. ma szeroki zakres działalności, ale zewnętrznemu biuru zleca obsługę księgową tylko wybranych aktywności biznesowych i nie chce udostępniać mu faktur dokumentujących pozostałe aktywności). Taki płatnik może pozostać przy dotychczasowym modelu współpracy z biurem - a więc dostarczać mu dokumenty księgowe w formie elektronicznych obrazów faktur otrzymanych w KSeF lub wręcz ich papierowe wydruki.

 

Faktury proforma

Regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmują faktur proforma, które - wbrew nazwie - nie są dokumentami księgowymi, nie są uwzględniane w ewidencji księgowej, a ich wystawienie nie rodzi skutków podatkowych. 

Są natomiast stosowane w praktyce biznesowej, aby zaprezentować ofertę handlową czy potwierdzić warunki transakcji, która w przyszłości zostanie udokumentowana “właściwą” fakturą - ponieważ zwyczajowo przybierają formę zbliżoną do faktury VAT i zawierają te same elementy, co faktura VAT.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, gdy jedyną dopuszczalną formą udokumentowania transakcji stanie się wprowadzona do tego systemu faktura ustrukturyzowana, faktury proforma mogą zyskać na popularności. Tam, gdzie ze względów technicznych natychmiastowe wystawienie faktury w KSeF byłoby problematyczne, uzasadnione może się okazać wystawienie faktury proforma (papierowej lub “zwykłej” elektronicznej), która będzie zapowiadała fakturę docelową.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

REKLAMA

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

Krajowy System e-Faktur – czas na konkrety. Przygotowania nie powinny czekać. Firmy muszą dziś świadomie zarządzać dostępnością zasobów, priorytetami i ryzykiem "przeciążenia projektowego"

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przeszło z etapu spekulacji do fazy przygotowań wymagających konkretnego działania. Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy projekt ustawy, który wprowadza obowiązek korzystania z KSeF, a 25 kwietnia skończył się okres konsultacji publicznych. Dla wszystkich zainteresowanych oznacza to jedno: czas, w którym można było czekać na „ostateczny kształt przepisów”, dobiegł końca. Dziś wiemy już wystarczająco dużo, by prowadzić rzeczywiste przygotowania – bez odkładania na później. Ekspert komisji podatkowej BCC, radca prawny, doradca podatkowy Tomasz Groszyk o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

REKLAMA

Wdrożenie KSeF i JPK_CIT to nie lada wyzwanie dla firm w 2025 r. [KOMENTARZ EKSPERCKI]

Rok 2025 będzie się przełomowy dla większości działów finansowych polskich firm. Wynika to z obowiązków podatkowych nałożonych na przedsiębiorców w zakresie konieczności wdrożenia obligatoryjnego e-fakturowania (KSeF) oraz raportowania danych księgowo- podatkowych w formie nowej schemy JPK_CIT.

Sprzedałeś 30 rzeczy w sieci przez rok? Twoje dane ma już urząd skarbowy. Co z nimi zrobi? MF i KAS walczą z szarą strefą w handlu internetowym i unikaniem płacenia podatków

Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wdrożyły unijną dyrektywę (DAC7), która nakłada na operatorów platform handlu internetowego obowiązki sprawozdawcze. Dyrektywa jest kolejnym elementem uszczelnienia systemów podatkowych państw członkowskich UE. Dyrektywa nie wprowadza nowych podatków. Do 31 stycznia 2025 r. operatorzy platform mieli obowiązek składać raporty do Szefa KAS za lata 2023 i 2024. 82 operatorów platform przekazało za ten okres informacje o ponad 177 tys. unikalnych osobach fizycznych oraz ponad 115 tys. unikalnych podmiotach.

REKLAMA