REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?

 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie obowiązku fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur spowoduje, że kolejny istotny obszar życia gospodarczego zostanie poddany cyfryzacji. Zestandaryzowane, elektroniczne faktury, wprowadzane do centralnego systemu przez sprzedawcę i w tym systemie udostępniane odbiorcy, niemal całkowicie wyprą faktury papierowe i faktury elektroniczne wystawione w formie innej niż ustrukturyzowana. Jednak pozbywanie się z tego powodu drukarek z biur byłoby stanowczo przedwczesne. Nawet po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, te urządzenia wciąż będą przydatne, i to także w obszarach związanych z wystawianiem faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur - aktualny stan prawny

Obecnie trwa okres przejściowy, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Firmy i przedsiębiorcy mogą wystawiać w tym systemie wszystkie faktury, tylko wybrane faktury lub czekać z wprowadzeniem tego rozwiązania do momentu, gdy korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Dla czynnych podatników VAT taką graniczną datą jest 1 lipca 2024 r. Natomiast wystawcy faktur zwolnieni z VAT przedmiotowo lub podmiotowo zostaną objęci tym obowiązkiem pół roku później, a więc od 1 stycznia 2025 r. Na rynku funkcjonują więc równolegle trzy typy faktur: ustrukturyzowane KSeF, inne elektroniczne wystawione poza KSeF oraz papierowe.

Autopromocja

Zgoda na odbiór faktur w KSeF przestanie być potrzebna

Pełne przeniesienie do KSeF rozliczeń między kontrahentami już w okresie dobrowolności tego systemu wymaga podjęcia takiej decyzji niezależnie przez obie zainteresowane strony. Z jednej strony wystawca faktur sam decyduje, które z nich już teraz będzie wystawiał w KSeF, a które czasowo pozostawi poza tym systemem, ale z drugiej - zasady ich odbioru musi uzgodnić z nabywcą towarów lub usług. Ten może zgodzić się na ich odbiór w KSeF, ale może też zażądać dostarczania mu ich w inny sposób - na przykład w formie pliku PDF lub wydruku.

To zastrzeżenie straci rację bytu, gdy nabywca towarów lub usług stanie się ustawowo zobowiązany do korzystania z KSeF. Wtedy faktura wystawiona w KSeF dla takiego podmiotu będzie mu prezentowana w ramach tego systemu i automatycznie uznawana za dostarczoną

Dokumenty czasowo pozostawione poza KSeF

W okresie przejściowym, który potrwa do końca 2024 r., obowiązku fakturowania w KSeF nie mają wystawcy faktur podmiotowo bądź przedmiotowo zwolnieni z VAT.  Dodatkowo w tym okresie poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł oraz faktury z kas rejestrujących.

Dokumenty trwale wyłączone z KSeF

Bezterminowe wyłączenie z obowiązku fakturowania w KSeF przewidziano natomiast dla faktur wystawianych: 

  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (lub posiadającego takie miejsce, które jednak nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę),
  • przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
  • na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumentem),
  • w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym (mowa tu m.in. o jednorazowych biletach w formie za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym czy lotniczym).

Szczególny przypadek - faktury konsumenckie

Pierwotne projekty zmian w ustawie o VAT wprowadzających obowiązek korzystania z KSeF zakładały, że także faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane w tym systemie. Dokumenty miały im być udostępnianie na zasadzie tzw. anonimowego dostępu do faktury, po wpisaniu zestawu identyfikujących ją danych. Ostatecznie te założenia zmieniono i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur nabywcom towarów lub usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Faktury dla tej grupy wciąż będą wystawiane na dotychczasowych zasadach. To zaś, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, oznacza, że jeśli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to przedsiębiorca zobowiązany jest taki dokument wystawić (jeśli żądanie zostanie zgłoszone po tym terminie, to wystawienie faktury zależy już wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy). 

Gdy konsument zgłosi takie żądanie, fakturę otrzyma poza KSeF - w postaci elektronicznej (np. jako załącznik do wiadomości e-mail) lub w formie papierowego dokumentu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydruki do celów dokumentacyjnych

Przepis art. 112 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie ma natomiast obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.539.2022.2.MPA z 3 stycznia 2023 r., w której dyrektor KIS wskazał, że otrzymywane przez firmę papierowe faktury zakupowe mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, zaś papierowe oryginały tych dokumentów - niszczone oraz że przy takim sposobie archiwizacji firma zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zgodnie z art. 112aa pkt 1 ustawy o VAT faktury przesłane do KSeF są w nim przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To okres znacznie dłuższy niż wynikający z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, która nakazuje podatnikom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywanie ksiąg i związane z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z kolei art. 70 § 1 tej ustawy określa, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dziesięcioletni okres przechowywania faktur w KSeF jest więc wystarczający, by zapewnić ich archiwizację w całym wymaganym okresie wynikającym z przepisów podatkowych (dłużej należy przechowywać tylko dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by podatnik we własnym zakresie archiwizował te dokumenty dłużej - w formie elektronicznej we własnym systemie księgowym lub w postaci wydruków faktur wystawionych w KSeF.

 

Współpraca z biurem księgowym

Pierwotne uprawnienia do korzystania KSeF, jakie przysługują każdemu płatnikowi,  obejmują też prawo do nadawania innym osobom i podmiotom do działania w KSeF w swoim imieniu. Takie uprawnienia można nadać np. biuru rachunkowemu. To oznacza, że biuro nie tylko będzie mogło wprowadzać do KSeF faktury w imieniu tego podmiotu, ale także będzie miało wgląd we wszystkie faktury wystawione w KSeF na jego rzecz (a więc faktur oznaczonych numerem NIP swojego klienta).

Można sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorcy taki model współpracy nie będzie odpowiadał (bo np. ma szeroki zakres działalności, ale zewnętrznemu biuru zleca obsługę księgową tylko wybranych aktywności biznesowych i nie chce udostępniać mu faktur dokumentujących pozostałe aktywności). Taki płatnik może pozostać przy dotychczasowym modelu współpracy z biurem - a więc dostarczać mu dokumenty księgowe w formie elektronicznych obrazów faktur otrzymanych w KSeF lub wręcz ich papierowe wydruki.

 

Faktury proforma

Regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmują faktur proforma, które - wbrew nazwie - nie są dokumentami księgowymi, nie są uwzględniane w ewidencji księgowej, a ich wystawienie nie rodzi skutków podatkowych. 

Są natomiast stosowane w praktyce biznesowej, aby zaprezentować ofertę handlową czy potwierdzić warunki transakcji, która w przyszłości zostanie udokumentowana “właściwą” fakturą - ponieważ zwyczajowo przybierają formę zbliżoną do faktury VAT i zawierają te same elementy, co faktura VAT.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, gdy jedyną dopuszczalną formą udokumentowania transakcji stanie się wprowadzona do tego systemu faktura ustrukturyzowana, faktury proforma mogą zyskać na popularności. Tam, gdzie ze względów technicznych natychmiastowe wystawienie faktury w KSeF byłoby problematyczne, uzasadnione może się okazać wystawienie faktury proforma (papierowej lub “zwykłej” elektronicznej), która będzie zapowiadała fakturę docelową.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiany: zwolnienie z PIT zapomóg do 10 000 zł tylko do końca 2023 r. W 2024 r. będzie gorzej

    Tylko do końca 2023 r. wysokie limity zwolnień w PIT dla niektórych zapomóg. Już od 1 stycznia 2024 r. gorsze warunki podatkowe dla tych świadczeń.

    Ile lat trzeba pracować by dostać emeryturę. Jak zagwarantować sobie minimalną emeryturę - 1 588,44 zł do corocznej waloryzacji

    Po to każdy pracujący na etacie jest zobowiązany do płacenia obowiązkowo składek na ubezpieczenie społeczne – podobnie jak jego pracodawca – by w przyszłości gdy już osiągnie ustawowy wiek emerytalny mógł złożyć wniosek o emeryturę i już do końca życia otrzymywać z ZUS takie świadczenie, które zapewni mu utrzymanie, podobnie jak wcześniej zapewniało wynagrodzenie za pracę. Mało kto jest zadowolony ze swojej emerytury, a ściślej – jej wysokości.

    MF ostrzega przed fałszywymi wiadomościami e-mail o zwrocie podatku

    Ministerstwo Finansów ostrzegło dzisiaj przed fałszywymi wiadomościami o zwrocie podatku. Resort podkreślił, że ani MF, ani KAS nie wysyłają tego typu wiadomości do podatników.

    Zamknięcie roku podatkowego 2023 – o czym muszą pamiętać przedsiębiorcy?

    Przedsiębiorcy przed zakończeniem roku podatkowego muszą wykonać wiele różnych czynności, takich jak sporządzenie inwentaryzacji czy weryfikacja ujęcia wszystkich wydatków w działalności gospodarczej. Przygotowana roczna dokumentacja pozwoli na sporządzenie i złożenie zeznania rocznego.

    Czy zostaną nałożone nowe podatki na spółki Skarbu Państwa?

    Nie ma planów nakładania dodatkowych podatków na spółki Skarbu Państwa - powiedziała posłanka Polska2050 Paulina Hennig-Kloska. Dodała, że Orlen do tej pory korzystał z uprzywilejowanej pozycji i nie rozliczył się z nadmiarowych zysków.

    Wysoki wzrost wynagrodzeń. Jak bardzo ożywi inflację?

    Wynagrodzenia realne wzrosły w najwyższym tempie od lutego 2019 r. Natomiast dwucyfrowe tempo wzrostu nominalnych płac, które jest czynnikiem napędzającym inflację, utrzymuje się od początku 2022 r. Dynamika konsumpcji znów rośnie.

    Funkcjonariusze KAS wykryli proceder obrotu podrabianą odzieżą. Wartość zajętego towaru to ponad 1 mln zł

    Warmińsko-mazurscy funkcjonariusze Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) wspólnie z policją ujawnili proceder obrotu odzieżą z podrabianymi znakami znanych marek odzieżowych - poinformowały obie służby. Wartość ubrań zabezpieczonych w magazynach i mieszkaniach na terenie Elbląga i Pasłęka to ponad 1 mln zł.

    Szybki szacunek inflacji w listopadzie 2023 r. Dane GUS

    Główny Urząd Statystyczny zaprezentował szybki szacunek wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych w listopadzie 2023 r. Pełne dane o listopadowej inflacji GUS przekaże 15 grudnia.

    Jednorazowe odszkodowania ZUS w 2024 roku

    Jednorazowe odszkodowania od ZUS w pierwszym kwartale 2024 roku są już znane. Określa je obwieszczenie MRiPS. Jakie dokładnie wypłaty z ZUS należą się w przypadku uszczerbku na zdrowiu spowodowanego wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową?

    „Biały wywiad” – nie tylko wywiad gospodarczy wykorzystuje OSINT do zdobywania informacji

    Metody stosowane przez wywiad gospodarczy należy zaliczyć do tzw. wywiadu białego lub z ang. OSINT (ang. open-source Intelligence) czyli do kategorii wywiadu, polegającego na gromadzeniu informacji pochodzących z ogólnie dostępnych źródeł, jakim jest między innymi Internet. Jednak nie tylko wywiad gospodarczy wykorzystuje OSINT do zdobywania niezbędnych informacji. Od dawna metodę tę stosują wywiady państwowe, a wraz z rozwojem Internetu i mediów społecznościowych, OSINT w Internecie zyskiwał na znaczeniu. Obecnie, ocenia się, że informacje zdobywane w ten sposób stanowią od 70 do 90% wszystkich informacji pozyskiwanych przez państwowe służby wywiadowcze.

    REKLAMA