Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?

• Krajowy System e-Faktur - aktualny stan prawny
• Zgoda na odbiór faktur w KSeF przestanie być potrzebna
• Dokumenty czasowo pozostawione poza KSeF
• Dokumenty trwale wyłączone z KSeF
• Szczególny przypadek - faktury konsumenckie
• Wydruki do celów dokumentacyjnych
• Współpraca z biurem księgowym
• Faktury proforma

Krajowy System e-Faktur - aktualny stan prawny

Obecnie trwa okres przejściowy, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Firmy i przedsiębiorcy mogą wystawiać w tym systemie wszystkie faktury, tylko wybrane faktury lub czekać z wprowadzeniem tego rozwiązania do momentu, gdy korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Dla czynnych podatników VAT taką graniczną datą jest 1 lipca 2024 r. Natomiast wystawcy faktur zwolnieni z VAT przedmiotowo lub podmiotowo zostaną objęci tym obowiązkiem pół roku później, a więc od 1 stycznia 2025 r. Na rynku funkcjonują więc równolegle trzy typy faktur: ustrukturyzowane KSeF, inne elektroniczne wystawione poza KSeF oraz papierowe.

Zgoda na odbiór faktur w KSeF przestanie być potrzebna

Pełne przeniesienie do KSeF rozliczeń między kontrahentami już w okresie dobrowolności tego systemu wymaga podjęcia takiej decyzji niezależnie przez obie zainteresowane strony. Z jednej strony wystawca faktur sam decyduje, które z nich już teraz będzie wystawiał w KSeF, a które czasowo pozostawi poza tym systemem, ale z drugiej - zasady ich odbioru musi uzgodnić z nabywcą towarów lub usług. Ten może zgodzić się na ich odbiór w KSeF, ale może też zażądać dostarczania mu ich w inny sposób - na przykład w formie pliku PDF lub wydruku.

To zastrzeżenie straci rację bytu, gdy nabywca towarów lub usług stanie się ustawowo zobowiązany do korzystania z KSeF. Wtedy faktura wystawiona w KSeF dla takiego podmiotu będzie mu prezentowana w ramach tego systemu i automatycznie uznawana za dostarczoną. 

Dokumenty czasowo pozostawione poza KSeF

W okresie przejściowym, który potrwa do końca 2024 r., obowiązku fakturowania w KSeF nie mają wystawcy faktur podmiotowo bądź przedmiotowo zwolnieni z VAT.  Dodatkowo w tym okresie poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł oraz faktury z kas rejestrujących.

Dokumenty trwale wyłączone z KSeF

Bezterminowe wyłączenie z obowiązku fakturowania w KSeF przewidziano natomiast dla faktur wystawianych: 

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (lub posiadającego takie miejsce, które jednak nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę),
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumentem),
• w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym (mowa tu m.in. o jednorazowych biletach w formie za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym czy lotniczym).

Szczególny przypadek - faktury konsumenckie

Pierwotne projekty zmian w ustawie o VAT wprowadzających obowiązek korzystania z KSeF zakładały, że także faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane w tym systemie. Dokumenty miały im być udostępnianie na zasadzie tzw. anonimowego dostępu do faktury, po wpisaniu zestawu identyfikujących ją danych. Ostatecznie te założenia zmieniono i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur nabywcom towarów lub usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Faktury dla tej grupy wciąż będą wystawiane na dotychczasowych zasadach. To zaś, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, oznacza, że jeśli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to przedsiębiorca zobowiązany jest taki dokument wystawić (jeśli żądanie zostanie zgłoszone po tym terminie, to wystawienie faktury zależy już wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy). 

Gdy konsument zgłosi takie żądanie, fakturę otrzyma poza KSeF - w postaci elektronicznej (np. jako załącznik do wiadomości e-mail) lub w formie papierowego dokumentu.

Wydruki do celów dokumentacyjnych

Przepis art. 112 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie ma natomiast obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.539.2022.2.MPA z 3 stycznia 2023 r., w której dyrektor KIS wskazał, że otrzymywane przez firmę papierowe faktury zakupowe mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, zaś papierowe oryginały tych dokumentów - niszczone oraz że przy takim sposobie archiwizacji firma zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zgodnie z art. 112aa pkt 1 ustawy o VAT faktury przesłane do KSeF są w nim przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To okres znacznie dłuższy niż wynikający z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, która nakazuje podatnikom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywanie ksiąg i związane z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z kolei art. 70 § 1 tej ustawy określa, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dziesięcioletni okres przechowywania faktur w KSeF jest więc wystarczający, by zapewnić ich archiwizację w całym wymaganym okresie wynikającym z przepisów podatkowych (dłużej należy przechowywać tylko dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by podatnik we własnym zakresie archiwizował te dokumenty dłużej - w formie elektronicznej we własnym systemie księgowym lub w postaci wydruków faktur wystawionych w KSeF.

Współpraca z biurem księgowym

Pierwotne uprawnienia do korzystania KSeF, jakie przysługują każdemu płatnikowi,  obejmują też prawo do nadawania innym osobom i podmiotom do działania w KSeF w swoim imieniu. Takie uprawnienia można nadać np. biuru rachunkowemu. To oznacza, że biuro nie tylko będzie mogło wprowadzać do KSeF faktury w imieniu tego podmiotu, ale także będzie miało wgląd we wszystkie faktury wystawione w KSeF na jego rzecz (a więc faktur oznaczonych numerem NIP swojego klienta).

Można sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorcy taki model współpracy nie będzie odpowiadał (bo np. ma szeroki zakres działalności, ale zewnętrznemu biuru zleca obsługę księgową tylko wybranych aktywności biznesowych i nie chce udostępniać mu faktur dokumentujących pozostałe aktywności). Taki płatnik może pozostać przy dotychczasowym modelu współpracy z biurem - a więc dostarczać mu dokumenty księgowe w formie elektronicznych obrazów faktur otrzymanych w KSeF lub wręcz ich papierowe wydruki.

Faktury proforma

Regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmują faktur proforma, które - wbrew nazwie - nie są dokumentami księgowymi, nie są uwzględniane w ewidencji księgowej, a ich wystawienie nie rodzi skutków podatkowych. 

Są natomiast stosowane w praktyce biznesowej, aby zaprezentować ofertę handlową czy potwierdzić warunki transakcji, która w przyszłości zostanie udokumentowana “właściwą” fakturą - ponieważ zwyczajowo przybierają formę zbliżoną do faktury VAT i zawierają te same elementy, co faktura VAT.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, gdy jedyną dopuszczalną formą udokumentowania transakcji stanie się wprowadzona do tego systemu faktura ustrukturyzowana, faktury proforma mogą zyskać na popularności. Tam, gdzie ze względów technicznych natychmiastowe wystawienie faktury w KSeF byłoby problematyczne, uzasadnione może się okazać wystawienie faktury proforma (papierowej lub “zwykłej” elektronicznej), która będzie zapowiadała fakturę docelową.