REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?

 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Obowiązkowy KSEF a faktury papierowe. Drukarki jeszcze się przydadzą. Faktury proforma zyskają na popularności?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzenie obowiązku fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur spowoduje, że kolejny istotny obszar życia gospodarczego zostanie poddany cyfryzacji. Zestandaryzowane, elektroniczne faktury, wprowadzane do centralnego systemu przez sprzedawcę i w tym systemie udostępniane odbiorcy, niemal całkowicie wyprą faktury papierowe i faktury elektroniczne wystawione w formie innej niż ustrukturyzowana. Jednak pozbywanie się z tego powodu drukarek z biur byłoby stanowczo przedwczesne. Nawet po wprowadzeniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, te urządzenia wciąż będą przydatne, i to także w obszarach związanych z wystawianiem faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur - aktualny stan prawny

Obecnie trwa okres przejściowy, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Firmy i przedsiębiorcy mogą wystawiać w tym systemie wszystkie faktury, tylko wybrane faktury lub czekać z wprowadzeniem tego rozwiązania do momentu, gdy korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Dla czynnych podatników VAT taką graniczną datą jest 1 lipca 2024 r. Natomiast wystawcy faktur zwolnieni z VAT przedmiotowo lub podmiotowo zostaną objęci tym obowiązkiem pół roku później, a więc od 1 stycznia 2025 r. Na rynku funkcjonują więc równolegle trzy typy faktur: ustrukturyzowane KSeF, inne elektroniczne wystawione poza KSeF oraz papierowe.

REKLAMA

Autopromocja

Zgoda na odbiór faktur w KSeF przestanie być potrzebna

Pełne przeniesienie do KSeF rozliczeń między kontrahentami już w okresie dobrowolności tego systemu wymaga podjęcia takiej decyzji niezależnie przez obie zainteresowane strony. Z jednej strony wystawca faktur sam decyduje, które z nich już teraz będzie wystawiał w KSeF, a które czasowo pozostawi poza tym systemem, ale z drugiej - zasady ich odbioru musi uzgodnić z nabywcą towarów lub usług. Ten może zgodzić się na ich odbiór w KSeF, ale może też zażądać dostarczania mu ich w inny sposób - na przykład w formie pliku PDF lub wydruku.

To zastrzeżenie straci rację bytu, gdy nabywca towarów lub usług stanie się ustawowo zobowiązany do korzystania z KSeF. Wtedy faktura wystawiona w KSeF dla takiego podmiotu będzie mu prezentowana w ramach tego systemu i automatycznie uznawana za dostarczoną

Dokumenty czasowo pozostawione poza KSeF

W okresie przejściowym, który potrwa do końca 2024 r., obowiązku fakturowania w KSeF nie mają wystawcy faktur podmiotowo bądź przedmiotowo zwolnieni z VAT.  Dodatkowo w tym okresie poza KSeF można wystawiać faktury uproszczone mające postać paragonu do 450 zł oraz faktury z kas rejestrujących.

Dokumenty trwale wyłączone z KSeF

Bezterminowe wyłączenie z obowiązku fakturowania w KSeF przewidziano natomiast dla faktur wystawianych: 

  • przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (lub posiadającego takie miejsce, które jednak nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę),
  • przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych,
  • na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumentem),
  • w przypadkach określonych w rozporządzeniu wykonawczym (mowa tu m.in. o jednorazowych biletach w formie za przejazd autostradą, przewóz osób koleją, transportem samochodowym czy lotniczym).

Szczególny przypadek - faktury konsumenckie

Pierwotne projekty zmian w ustawie o VAT wprowadzających obowiązek korzystania z KSeF zakładały, że także faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) będą wystawiane w tym systemie. Dokumenty miały im być udostępnianie na zasadzie tzw. anonimowego dostępu do faktury, po wpisaniu zestawu identyfikujących ją danych. Ostatecznie te założenia zmieniono i obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur nabywcom towarów lub usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Faktury dla tej grupy wciąż będą wystawiane na dotychczasowych zasadach. To zaś, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, oznacza, że jeśli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to przedsiębiorca zobowiązany jest taki dokument wystawić (jeśli żądanie zostanie zgłoszone po tym terminie, to wystawienie faktury zależy już wyłącznie od dobrej woli sprzedawcy). 

Gdy konsument zgłosi takie żądanie, fakturę otrzyma poza KSeF - w postaci elektronicznej (np. jako załącznik do wiadomości e-mail) lub w formie papierowego dokumentu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wydruki do celów dokumentacyjnych

Przepis art. 112 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie ma natomiast obowiązku przechowywania faktur w formie papierowej. Potwierdza to np. indywidualna interpretacja 0114-KDIP1-3.4012.539.2022.2.MPA z 3 stycznia 2023 r., w której dyrektor KIS wskazał, że otrzymywane przez firmę papierowe faktury zakupowe mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, zaś papierowe oryginały tych dokumentów - niszczone oraz że przy takim sposobie archiwizacji firma zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zgodnie z art. 112aa pkt 1 ustawy o VAT faktury przesłane do KSeF są w nim przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. To okres znacznie dłuższy niż wynikający z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, która nakazuje podatnikom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywanie ksiąg i związane z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Z kolei art. 70 § 1 tej ustawy określa, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dziesięcioletni okres przechowywania faktur w KSeF jest więc wystarczający, by zapewnić ich archiwizację w całym wymaganym okresie wynikającym z przepisów podatkowych (dłużej należy przechowywać tylko dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by podatnik we własnym zakresie archiwizował te dokumenty dłużej - w formie elektronicznej we własnym systemie księgowym lub w postaci wydruków faktur wystawionych w KSeF.

 

Współpraca z biurem księgowym

Pierwotne uprawnienia do korzystania KSeF, jakie przysługują każdemu płatnikowi,  obejmują też prawo do nadawania innym osobom i podmiotom do działania w KSeF w swoim imieniu. Takie uprawnienia można nadać np. biuru rachunkowemu. To oznacza, że biuro nie tylko będzie mogło wprowadzać do KSeF faktury w imieniu tego podmiotu, ale także będzie miało wgląd we wszystkie faktury wystawione w KSeF na jego rzecz (a więc faktur oznaczonych numerem NIP swojego klienta).

Można sobie wyobrazić sytuację, w której przedsiębiorcy taki model współpracy nie będzie odpowiadał (bo np. ma szeroki zakres działalności, ale zewnętrznemu biuru zleca obsługę księgową tylko wybranych aktywności biznesowych i nie chce udostępniać mu faktur dokumentujących pozostałe aktywności). Taki płatnik może pozostać przy dotychczasowym modelu współpracy z biurem - a więc dostarczać mu dokumenty księgowe w formie elektronicznych obrazów faktur otrzymanych w KSeF lub wręcz ich papierowe wydruki.

 

Faktury proforma

Regulacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur nie obejmują faktur proforma, które - wbrew nazwie - nie są dokumentami księgowymi, nie są uwzględniane w ewidencji księgowej, a ich wystawienie nie rodzi skutków podatkowych. 

Są natomiast stosowane w praktyce biznesowej, aby zaprezentować ofertę handlową czy potwierdzić warunki transakcji, która w przyszłości zostanie udokumentowana “właściwą” fakturą - ponieważ zwyczajowo przybierają formę zbliżoną do faktury VAT i zawierają te same elementy, co faktura VAT.

Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF, gdy jedyną dopuszczalną formą udokumentowania transakcji stanie się wprowadzona do tego systemu faktura ustrukturyzowana, faktury proforma mogą zyskać na popularności. Tam, gdzie ze względów technicznych natychmiastowe wystawienie faktury w KSeF byłoby problematyczne, uzasadnione może się okazać wystawienie faktury proforma (papierowej lub “zwykłej” elektronicznej), która będzie zapowiadała fakturę docelową.

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

W którym banku można dostać 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym pod koniec stycznia 2025 r. [ranking depozytów bankowych]

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

REKLAMA

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

Urojona podmiotowość podatników - skutki. Błędne przekonanie, czy świadome oszustwo?

Czy można mieć urojenia podatkowe? Oczywiście tak i mogą z nich wynikać nawet realne w sensie prawnym zobowiązania podatkowe. Nie jest to również zjawisko na wskroś marginalne, bo owe urojenia wynikają z błędnego odczytania i zastosowania norm prawnych, przy czym ów błąd wcale nie musi być czymś nieuświadomionym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

REKLAMA