REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji. 

Krajowy System eFaktur

Krajowy System eFaktur, to platforma za pomocą której wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Na chwilę obecną nawet faktury elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili, korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury. Dzięki temu każdy użytkownik systemu, który posiada stosowne uprawnienia, będzie miał dostępną daną fakturę. Wprowadzenie KSeF usprawni proces zarówno dostarczania, jak i archiwizowania faktur. 

Z powyższym rozwiązaniem rodzą się wątpliwości, czy faktury, zwłaszcza zakupowe, będą prawidłowo weryfikowane, dekretowane, a następnie odpowiednio zaksięgowane. 

REKLAMA

Autopromocja

Szybszy proces otrzymywania faktur, ale trudniejsza ich weryfikacja

KSeF usprawni obieg dokumentów poprzez umożliwienie wglądu do systemu księgowym. Bez wątpienia znacznie skróci on również czas samej weryfikacji faktur. Programy księgowe będą automatycznie odbierały otrzymane faktury. Zautomatyzowaniu może ulec również sam proces ich dekretacji. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, a konieczność księgowania ręcznego będzie znacznie mniejsza. 

Trzeba jednak pamiętać, że ujednolicenie formatu faktury wiązało się również z ograniczeniem pól w niej stosowanych. Poprzez KSeF nie możemy zatem wysyłać załączników, ani też sporządzać notatek. Istnieje jedynie możliwość zawarcia w treści faktury linku do takiej dokumentacji np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo. Przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania załączników również poza KSeF. W takiej sytuacji osoba weryfikująca fakturę jest zmuszona pozyskać niezbędną dokumentację z dwóch różnych miejsc z KSeF i np. maila. 

Dodatkowo należy pamiętać, że kontrahenci mogą wybierać różne drogi dostarczania załączników tj. jedna firma będzie dodawała stosowny link w KSeF, inna wyśle załącznik poza KSeF np w formie maila. Przy dużych przedsiębiorcach i kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach w miesiącu pilnowanie czy do danej faktury jest załącznik, czy go nie ma, zrobi się kłopotliwe. Szerzej o funkcjonowaniu KSeF - piszemy tutaj.

Weryfikacja otrzymanych faktur przez przedsiębiorcę

Mimo, że KSeF daje możliwość udostępnienia faktur wydatkowych (kosztowych) i sprzedażowych księgowym, trzeba założyć, że powinny być one pierwotnie skontrolowane przez samego przedsiębiorcę. Przy dotychczasowej wysyłce faktur do biur rachunkowych, księgowi mogli założyć, że są to dokumenty sprawdzone przez przedsiębiorców i dane w nich zawarte są zgodne z rzeczywistością. W momencie udostępnienia faktur KSeF bezpośrednio księgowym zachodzi ryzyko, że dokumentacja nie będzie sprawdzona przez przedsiębiorcę, lub osobę dedykowaną do tego w firmie. Otrzymane faktury kosztowe mogą zawierać błędy, zarówno rachunkowe jak i dotyczące danych zawartych na fakturze. Księgowy np. pracujący w biurze rachunkowym nie zna transakcji swoich klientów. Konieczna jest zatem kontrola faktur zakupowych przez samego przedsiębiorcę lub dedykowanego do tej czynności pracownika. 

Jak wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów “Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.

Błędy na fakturze KSeF

Podczas dekretacji otrzymanych faktur może zdarzyć się tak, że księgowy znajdzie błąd. Dotychczas błędy dotyczące elementów opisowych faktury mogły być poprawiane przez nabywcę poprzez notę korygującą, przekazywaną następnie do sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. 

Nowelizacja ustawy o podatku VAT, która wprowadza przepisy o KSeF, całkowicie eliminuje możliwość wystawiania not korygujących.

W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie faktury korygującej, gdyż jest to jedyna droga, aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Niewątpliwie konieczność wystawienia faktury korygującej do każdego błędu wydłuży czas rozliczenia transakcji.

Faktura ustrukturyzowana z błędnym NIP nabywcy

Nie możemy wykluczyć również sytuacji, iż przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie będzie odzwierciedlała żadnej transakcji w której brał udział, w dodatku od podmiotu, którego nawet nie zna. Powyższa sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystawca faktury wprowadzi błędny NIP nabywcy. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji. Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. 

Powyższe wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzono niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie.

Wówczas, powinno się wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie powinno się wystawić kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. 

Wprowadzenie KSeF niewątpliwie usprawni i zautomatyzuje proces księgowy. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z jego wejściem obok szybkości obiegu dokumentów konieczna będzie ostrożna, dokładna weryfikacja otrzymanych faktur. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT nie jest deregulacją gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Można przekazać 1,5% podatku rolnego - w 2025 r. pierwszy raz. Są dwie uprawnione organizacje

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

PIT 2025: 15 najczęstszych błędów w rocznym zeznaniu podatkowym. Bądź mądry przed szkodą!

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych NBP. Już w maju 2025 r. RPP rozpocznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych NBP. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy jest na to czas?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026 - MF pokazało najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i więcej szczegółów

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA