REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji. 

Krajowy System eFaktur

Krajowy System eFaktur, to platforma za pomocą której wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Na chwilę obecną nawet faktury elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili, korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury. Dzięki temu każdy użytkownik systemu, który posiada stosowne uprawnienia, będzie miał dostępną daną fakturę. Wprowadzenie KSeF usprawni proces zarówno dostarczania, jak i archiwizowania faktur. 

Z powyższym rozwiązaniem rodzą się wątpliwości, czy faktury, zwłaszcza zakupowe, będą prawidłowo weryfikowane, dekretowane, a następnie odpowiednio zaksięgowane. 

REKLAMA

Szybszy proces otrzymywania faktur, ale trudniejsza ich weryfikacja

KSeF usprawni obieg dokumentów poprzez umożliwienie wglądu do systemu księgowym. Bez wątpienia znacznie skróci on również czas samej weryfikacji faktur. Programy księgowe będą automatycznie odbierały otrzymane faktury. Zautomatyzowaniu może ulec również sam proces ich dekretacji. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, a konieczność księgowania ręcznego będzie znacznie mniejsza. 

Trzeba jednak pamiętać, że ujednolicenie formatu faktury wiązało się również z ograniczeniem pól w niej stosowanych. Poprzez KSeF nie możemy zatem wysyłać załączników, ani też sporządzać notatek. Istnieje jedynie możliwość zawarcia w treści faktury linku do takiej dokumentacji np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo. Przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania załączników również poza KSeF. W takiej sytuacji osoba weryfikująca fakturę jest zmuszona pozyskać niezbędną dokumentację z dwóch różnych miejsc z KSeF i np. maila. 

Dodatkowo należy pamiętać, że kontrahenci mogą wybierać różne drogi dostarczania załączników tj. jedna firma będzie dodawała stosowny link w KSeF, inna wyśle załącznik poza KSeF np w formie maila. Przy dużych przedsiębiorcach i kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach w miesiącu pilnowanie czy do danej faktury jest załącznik, czy go nie ma, zrobi się kłopotliwe. Szerzej o funkcjonowaniu KSeF - piszemy tutaj.

Weryfikacja otrzymanych faktur przez przedsiębiorcę

Mimo, że KSeF daje możliwość udostępnienia faktur wydatkowych (kosztowych) i sprzedażowych księgowym, trzeba założyć, że powinny być one pierwotnie skontrolowane przez samego przedsiębiorcę. Przy dotychczasowej wysyłce faktur do biur rachunkowych, księgowi mogli założyć, że są to dokumenty sprawdzone przez przedsiębiorców i dane w nich zawarte są zgodne z rzeczywistością. W momencie udostępnienia faktur KSeF bezpośrednio księgowym zachodzi ryzyko, że dokumentacja nie będzie sprawdzona przez przedsiębiorcę, lub osobę dedykowaną do tego w firmie. Otrzymane faktury kosztowe mogą zawierać błędy, zarówno rachunkowe jak i dotyczące danych zawartych na fakturze. Księgowy np. pracujący w biurze rachunkowym nie zna transakcji swoich klientów. Konieczna jest zatem kontrola faktur zakupowych przez samego przedsiębiorcę lub dedykowanego do tej czynności pracownika. 

Jak wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów “Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.

Błędy na fakturze KSeF

Podczas dekretacji otrzymanych faktur może zdarzyć się tak, że księgowy znajdzie błąd. Dotychczas błędy dotyczące elementów opisowych faktury mogły być poprawiane przez nabywcę poprzez notę korygującą, przekazywaną następnie do sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. 

Nowelizacja ustawy o podatku VAT, która wprowadza przepisy o KSeF, całkowicie eliminuje możliwość wystawiania not korygujących.

W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie faktury korygującej, gdyż jest to jedyna droga, aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Niewątpliwie konieczność wystawienia faktury korygującej do każdego błędu wydłuży czas rozliczenia transakcji.

Faktura ustrukturyzowana z błędnym NIP nabywcy

Nie możemy wykluczyć również sytuacji, iż przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie będzie odzwierciedlała żadnej transakcji w której brał udział, w dodatku od podmiotu, którego nawet nie zna. Powyższa sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystawca faktury wprowadzi błędny NIP nabywcy. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji. Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. 

Powyższe wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzono niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie.

Wówczas, powinno się wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie powinno się wystawić kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. 

Wprowadzenie KSeF niewątpliwie usprawni i zautomatyzuje proces księgowy. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z jego wejściem obok szybkości obiegu dokumentów konieczna będzie ostrożna, dokładna weryfikacja otrzymanych faktur. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA