REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji. 

Krajowy System eFaktur

Krajowy System eFaktur, to platforma za pomocą której wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Na chwilę obecną nawet faktury elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili, korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury. Dzięki temu każdy użytkownik systemu, który posiada stosowne uprawnienia, będzie miał dostępną daną fakturę. Wprowadzenie KSeF usprawni proces zarówno dostarczania, jak i archiwizowania faktur. 

Z powyższym rozwiązaniem rodzą się wątpliwości, czy faktury, zwłaszcza zakupowe, będą prawidłowo weryfikowane, dekretowane, a następnie odpowiednio zaksięgowane. 

REKLAMA

Autopromocja

Szybszy proces otrzymywania faktur, ale trudniejsza ich weryfikacja

KSeF usprawni obieg dokumentów poprzez umożliwienie wglądu do systemu księgowym. Bez wątpienia znacznie skróci on również czas samej weryfikacji faktur. Programy księgowe będą automatycznie odbierały otrzymane faktury. Zautomatyzowaniu może ulec również sam proces ich dekretacji. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, a konieczność księgowania ręcznego będzie znacznie mniejsza. 

Trzeba jednak pamiętać, że ujednolicenie formatu faktury wiązało się również z ograniczeniem pól w niej stosowanych. Poprzez KSeF nie możemy zatem wysyłać załączników, ani też sporządzać notatek. Istnieje jedynie możliwość zawarcia w treści faktury linku do takiej dokumentacji np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo. Przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania załączników również poza KSeF. W takiej sytuacji osoba weryfikująca fakturę jest zmuszona pozyskać niezbędną dokumentację z dwóch różnych miejsc z KSeF i np. maila. 

Dodatkowo należy pamiętać, że kontrahenci mogą wybierać różne drogi dostarczania załączników tj. jedna firma będzie dodawała stosowny link w KSeF, inna wyśle załącznik poza KSeF np w formie maila. Przy dużych przedsiębiorcach i kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach w miesiącu pilnowanie czy do danej faktury jest załącznik, czy go nie ma, zrobi się kłopotliwe. Szerzej o funkcjonowaniu KSeF - piszemy tutaj.

Weryfikacja otrzymanych faktur przez przedsiębiorcę

Mimo, że KSeF daje możliwość udostępnienia faktur wydatkowych (kosztowych) i sprzedażowych księgowym, trzeba założyć, że powinny być one pierwotnie skontrolowane przez samego przedsiębiorcę. Przy dotychczasowej wysyłce faktur do biur rachunkowych, księgowi mogli założyć, że są to dokumenty sprawdzone przez przedsiębiorców i dane w nich zawarte są zgodne z rzeczywistością. W momencie udostępnienia faktur KSeF bezpośrednio księgowym zachodzi ryzyko, że dokumentacja nie będzie sprawdzona przez przedsiębiorcę, lub osobę dedykowaną do tego w firmie. Otrzymane faktury kosztowe mogą zawierać błędy, zarówno rachunkowe jak i dotyczące danych zawartych na fakturze. Księgowy np. pracujący w biurze rachunkowym nie zna transakcji swoich klientów. Konieczna jest zatem kontrola faktur zakupowych przez samego przedsiębiorcę lub dedykowanego do tej czynności pracownika. 

Jak wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów “Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.

Błędy na fakturze KSeF

Podczas dekretacji otrzymanych faktur może zdarzyć się tak, że księgowy znajdzie błąd. Dotychczas błędy dotyczące elementów opisowych faktury mogły być poprawiane przez nabywcę poprzez notę korygującą, przekazywaną następnie do sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. 

Nowelizacja ustawy o podatku VAT, która wprowadza przepisy o KSeF, całkowicie eliminuje możliwość wystawiania not korygujących.

W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie faktury korygującej, gdyż jest to jedyna droga, aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Niewątpliwie konieczność wystawienia faktury korygującej do każdego błędu wydłuży czas rozliczenia transakcji.

Faktura ustrukturyzowana z błędnym NIP nabywcy

Nie możemy wykluczyć również sytuacji, iż przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie będzie odzwierciedlała żadnej transakcji w której brał udział, w dodatku od podmiotu, którego nawet nie zna. Powyższa sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystawca faktury wprowadzi błędny NIP nabywcy. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji. Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. 

Powyższe wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzono niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie.

Wówczas, powinno się wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie powinno się wystawić kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. 

Wprowadzenie KSeF niewątpliwie usprawni i zautomatyzuje proces księgowy. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z jego wejściem obok szybkości obiegu dokumentów konieczna będzie ostrożna, dokładna weryfikacja otrzymanych faktur. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA

Kawa z INFORLEX. Nowy plan wdrożenia KSeF

Spotkania odbywają się w formule „na żywo” o godzinie 9.00. Przy porannej kawie poruszamy najbardziej aktualne tematy, które stanowią także zasób kompleksowej bazy wiedzy INFORLEX. Rozmawiamy o podatkach, księgowości, rachunkowości, kadrach, płacach oraz HR. 15 maja br. tematem spotkania będzie nowy plan wdrożenia KSeF.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami w 2025 r. Jak i ile można zaoszczędzić na wpłatach do PFRON? Case study i obliczenia dla pracodawcy

Dlaczego 5 maja to ważna data w kontekście integracji i równości? Co powstrzymuje pracodawców przed zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami? Jakie są obowiązki pracodawcy wobec PFRON? Wyjaśniają eksperci z HRQ Ability Sp. z o.o. Sp. k. I pokazują na przykładzie ile może zaoszczędzić firma na zatrudnieniu osób z niepełnosprawnościami.

Koszty NKUP w księgach rachunkowych - klasyfikacja i księgowanie

– W praktyce rachunkowej i podatkowej przedsiębiorcy często napotykają na wydatki, które - mimo że wpływają na wynik finansowy jednostki - to jednak nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (tzw. NKUP) – zauważa Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl i wyjaśnia jak je prawidłowo klasyfikować i księgować?

Zmiany w podatku od spadków darowizn w 2025 r. Likwidacja obowiązku uzyskiwania zaświadczenia z urzędu skarbowego i określenie wartości nieodpłatnej renty [projekt]

W dniu 28 kwietnia 2025 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o podatku od spadków i darowizn. Ta nowelizacja ma dwa cele. Likwidację obowiązku uzyskiwania zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego zwolnienie z podatku od spadków i darowizn

na celu ograniczenie formalności i zmniejszenie barier administracyjnych wynikających ze stosowania ustawy o podatku od spadków i darowizn, związanych z dokonywaniem obrotu majątkiem nabytym tytułem spadku lub inny nieodpłatny sposób objęty zakresem ustawy o podatku od spadków i darowizn, od osób z kręgu najbliższej rodziny, a także uproszczenie rozliczania podatku z tytułu nabycia nieodpłatnej renty.

REKLAMA

Co zmieni unijne rozporządzenie w sprawie maszyn od 2027 roku. Nowe wymogi prawne cyberbezpieczeństwa przemysłu w UE

Szybko zachodząca cyfrowa transformacja, automatyzacja, integracja środowisk IT i OT oraz Przemysł 4.0 na nowo definiują krajobraz branży przemysłowej, przynosząc nowe wyzwania i możliwości. Odpowiedzią na ten fakt jest m.in. przygotowane przez Komisję Europejską Rozporządzenie 2023/1230 w sprawie maszyn. Firmy działające na terenie UE muszą dołożyć starań, aby sprostać nowym, wynikającym z tego dokumentu standardom przed 14 stycznia 2027 roku.

Skarbówka kontra przedsiębiorcy. Firmy odzyskują miliardy, walcząc z niesprawiedliwymi decyzjami

Tysiące polskich firm zostało oskarżonych o udział w karuzelach VAT - często niesłusznie. Ale coraz więcej z nich mówi "dość" i wygrywa w sądach. Tylko w ostatnich latach odzyskali aż 2,8 miliarda złotych! Sprawdź, dlaczego warto walczyć i jak nie dać się wciągnąć w urzędniczy absurd.

REKLAMA