REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji. 

Krajowy System eFaktur

Krajowy System eFaktur, to platforma za pomocą której wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Na chwilę obecną nawet faktury elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili, korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury. Dzięki temu każdy użytkownik systemu, który posiada stosowne uprawnienia, będzie miał dostępną daną fakturę. Wprowadzenie KSeF usprawni proces zarówno dostarczania, jak i archiwizowania faktur. 

Z powyższym rozwiązaniem rodzą się wątpliwości, czy faktury, zwłaszcza zakupowe, będą prawidłowo weryfikowane, dekretowane, a następnie odpowiednio zaksięgowane. 

REKLAMA

Szybszy proces otrzymywania faktur, ale trudniejsza ich weryfikacja

KSeF usprawni obieg dokumentów poprzez umożliwienie wglądu do systemu księgowym. Bez wątpienia znacznie skróci on również czas samej weryfikacji faktur. Programy księgowe będą automatycznie odbierały otrzymane faktury. Zautomatyzowaniu może ulec również sam proces ich dekretacji. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, a konieczność księgowania ręcznego będzie znacznie mniejsza. 

Trzeba jednak pamiętać, że ujednolicenie formatu faktury wiązało się również z ograniczeniem pól w niej stosowanych. Poprzez KSeF nie możemy zatem wysyłać załączników, ani też sporządzać notatek. Istnieje jedynie możliwość zawarcia w treści faktury linku do takiej dokumentacji np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo. Przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania załączników również poza KSeF. W takiej sytuacji osoba weryfikująca fakturę jest zmuszona pozyskać niezbędną dokumentację z dwóch różnych miejsc z KSeF i np. maila. 

Dodatkowo należy pamiętać, że kontrahenci mogą wybierać różne drogi dostarczania załączników tj. jedna firma będzie dodawała stosowny link w KSeF, inna wyśle załącznik poza KSeF np w formie maila. Przy dużych przedsiębiorcach i kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach w miesiącu pilnowanie czy do danej faktury jest załącznik, czy go nie ma, zrobi się kłopotliwe. Szerzej o funkcjonowaniu KSeF - piszemy tutaj.

Weryfikacja otrzymanych faktur przez przedsiębiorcę

Mimo, że KSeF daje możliwość udostępnienia faktur wydatkowych (kosztowych) i sprzedażowych księgowym, trzeba założyć, że powinny być one pierwotnie skontrolowane przez samego przedsiębiorcę. Przy dotychczasowej wysyłce faktur do biur rachunkowych, księgowi mogli założyć, że są to dokumenty sprawdzone przez przedsiębiorców i dane w nich zawarte są zgodne z rzeczywistością. W momencie udostępnienia faktur KSeF bezpośrednio księgowym zachodzi ryzyko, że dokumentacja nie będzie sprawdzona przez przedsiębiorcę, lub osobę dedykowaną do tego w firmie. Otrzymane faktury kosztowe mogą zawierać błędy, zarówno rachunkowe jak i dotyczące danych zawartych na fakturze. Księgowy np. pracujący w biurze rachunkowym nie zna transakcji swoich klientów. Konieczna jest zatem kontrola faktur zakupowych przez samego przedsiębiorcę lub dedykowanego do tej czynności pracownika. 

Jak wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów “Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.

Błędy na fakturze KSeF

Podczas dekretacji otrzymanych faktur może zdarzyć się tak, że księgowy znajdzie błąd. Dotychczas błędy dotyczące elementów opisowych faktury mogły być poprawiane przez nabywcę poprzez notę korygującą, przekazywaną następnie do sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. 

Nowelizacja ustawy o podatku VAT, która wprowadza przepisy o KSeF, całkowicie eliminuje możliwość wystawiania not korygujących.

W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie faktury korygującej, gdyż jest to jedyna droga, aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Niewątpliwie konieczność wystawienia faktury korygującej do każdego błędu wydłuży czas rozliczenia transakcji.

Faktura ustrukturyzowana z błędnym NIP nabywcy

Nie możemy wykluczyć również sytuacji, iż przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie będzie odzwierciedlała żadnej transakcji w której brał udział, w dodatku od podmiotu, którego nawet nie zna. Powyższa sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystawca faktury wprowadzi błędny NIP nabywcy. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji. Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. 

Powyższe wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzono niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie.

Wówczas, powinno się wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie powinno się wystawić kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. 

Wprowadzenie KSeF niewątpliwie usprawni i zautomatyzuje proces księgowy. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z jego wejściem obok szybkości obiegu dokumentów konieczna będzie ostrożna, dokładna weryfikacja otrzymanych faktur. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA