REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF

 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Dekretacja faktur kosztowych po wejściu w życie obowiązkowego KSeF
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Moment wejścia w życie obligatoryjnego  KSeF zbliża się nieuchronnie. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe później tj. od 1 stycznia 2025 r.  Zatem KSeF już wkrótce zmieni rzeczywistość rozliczeniową wielu firm i księgowych. Wdrożenie nowej platformy Ministerstwa Finansów wymusi zmiany w obiegu dokumentów księgowych oraz ich dekretacji. 

Krajowy System eFaktur

Krajowy System eFaktur, to platforma za pomocą której wystawiane są faktury ustrukturyzowane. Na chwilę obecną nawet faktury elektroniczne nie są jednolite, trzeba je odbierać z maili, korzystać z programów OCR. Poprzez KSeF Ministerstwo Finansów narzuca jednolity format faktury. Dzięki temu każdy użytkownik systemu, który posiada stosowne uprawnienia, będzie miał dostępną daną fakturę. Wprowadzenie KSeF usprawni proces zarówno dostarczania, jak i archiwizowania faktur. 

Z powyższym rozwiązaniem rodzą się wątpliwości, czy faktury, zwłaszcza zakupowe, będą prawidłowo weryfikowane, dekretowane, a następnie odpowiednio zaksięgowane. 

REKLAMA

Autopromocja

Szybszy proces otrzymywania faktur, ale trudniejsza ich weryfikacja

KSeF usprawni obieg dokumentów poprzez umożliwienie wglądu do systemu księgowym. Bez wątpienia znacznie skróci on również czas samej weryfikacji faktur. Programy księgowe będą automatycznie odbierały otrzymane faktury. Zautomatyzowaniu może ulec również sam proces ich dekretacji. Zbędne będzie zatem korzystanie z narzędzi tj. OCR, a konieczność księgowania ręcznego będzie znacznie mniejsza. 

Trzeba jednak pamiętać, że ujednolicenie formatu faktury wiązało się również z ograniczeniem pól w niej stosowanych. Poprzez KSeF nie możemy zatem wysyłać załączników, ani też sporządzać notatek. Istnieje jedynie możliwość zawarcia w treści faktury linku do takiej dokumentacji np. w polach DodatkowyOpis, DodatkoweInfo. Przedsiębiorcy mają możliwość wysyłania załączników również poza KSeF. W takiej sytuacji osoba weryfikująca fakturę jest zmuszona pozyskać niezbędną dokumentację z dwóch różnych miejsc z KSeF i np. maila. 

Dodatkowo należy pamiętać, że kontrahenci mogą wybierać różne drogi dostarczania załączników tj. jedna firma będzie dodawała stosowny link w KSeF, inna wyśle załącznik poza KSeF np w formie maila. Przy dużych przedsiębiorcach i kilkudziesięciu lub kilkuset fakturach w miesiącu pilnowanie czy do danej faktury jest załącznik, czy go nie ma, zrobi się kłopotliwe. Szerzej o funkcjonowaniu KSeF - piszemy tutaj.

Weryfikacja otrzymanych faktur przez przedsiębiorcę

Mimo, że KSeF daje możliwość udostępnienia faktur wydatkowych (kosztowych) i sprzedażowych księgowym, trzeba założyć, że powinny być one pierwotnie skontrolowane przez samego przedsiębiorcę. Przy dotychczasowej wysyłce faktur do biur rachunkowych, księgowi mogli założyć, że są to dokumenty sprawdzone przez przedsiębiorców i dane w nich zawarte są zgodne z rzeczywistością. W momencie udostępnienia faktur KSeF bezpośrednio księgowym zachodzi ryzyko, że dokumentacja nie będzie sprawdzona przez przedsiębiorcę, lub osobę dedykowaną do tego w firmie. Otrzymane faktury kosztowe mogą zawierać błędy, zarówno rachunkowe jak i dotyczące danych zawartych na fakturze. Księgowy np. pracujący w biurze rachunkowym nie zna transakcji swoich klientów. Konieczna jest zatem kontrola faktur zakupowych przez samego przedsiębiorcę lub dedykowanego do tej czynności pracownika. 

Jak wyjaśnia Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów “Przedsiębiorca nadal będzie potwierdzał, czy dana faktura stanowi jego koszt. Jeśli nie zaakceptuje faktury, będzie istniała możliwość - za pośrednictwem naszej funkcjonalności, którą też udostępnimy - ukrycia spornej faktury”.

Błędy na fakturze KSeF

Podczas dekretacji otrzymanych faktur może zdarzyć się tak, że księgowy znajdzie błąd. Dotychczas błędy dotyczące elementów opisowych faktury mogły być poprawiane przez nabywcę poprzez notę korygującą, przekazywaną następnie do sprzedawcy, który wystawił korygowaną fakturę. 

Nowelizacja ustawy o podatku VAT, która wprowadza przepisy o KSeF, całkowicie eliminuje możliwość wystawiania not korygujących.

W takiej sytuacji nabywca powinien zwrócić się do wystawcy faktury o wystawienie faktury korygującej, gdyż jest to jedyna droga, aby poprawić błąd na fakturze wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF, jak również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Niewątpliwie konieczność wystawienia faktury korygującej do każdego błędu wydłuży czas rozliczenia transakcji.

Faktura ustrukturyzowana z błędnym NIP nabywcy

Nie możemy wykluczyć również sytuacji, iż przedsiębiorca otrzyma fakturę, która nie będzie odzwierciedlała żadnej transakcji w której brał udział, w dodatku od podmiotu, którego nawet nie zna. Powyższa sytuacja może mieć miejsce, jeśli wystawca faktury wprowadzi błędny NIP nabywcy. Wprowadzając do KSeF błędny numer NIP, faktura z wprowadzonym numerem NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP, który nie był stroną transakcji. Powyższa zasada nie wynika wprost z prawa podatkowego, jednak jest uzależniona od uwarunkowań systemowych. 

Powyższe wynika ze specyfiki działalności systemu KSeF. Jeśli wprowadzono niepoprawny numer NIP, wystawiona przez nas faktura trafi do podatnika, który jest posiadaczem takiego numeru NIP (chyba, że taki numer nie istnieje), zamiast do nabywcy, dlatego też konieczne jest jej wyzerowanie.

Wówczas, powinno się wystawić w KSeF również fakturę korygującą, która będzie obniżała wartość podstawy opodatkowania do zera. Następnie powinno się wystawić kolejną pierwotną fakturę wprowadzając poprawne dane nabywcy. 

Wprowadzenie KSeF niewątpliwie usprawni i zautomatyzuje proces księgowy. Trzeba jednak pamiętać, że wraz z jego wejściem obok szybkości obiegu dokumentów konieczna będzie ostrożna, dokładna weryfikacja otrzymanych faktur. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Mały ZUS Plus. Sąd: wątpliwości powinny być rozstrzygane na korzyść przedsiębiorców

Wątpliwości dotyczące Małego ZUS Plus powinny być rozstrzygane na korzyść przedsiębiorców - wskazano w opublikowanej 1 lipca 2024 r. informacji Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, powołując się na czerwcowe orzeczenie Sądu Okręgowego w Gorzowie Wielkopolskim.

Zmiany w podatku od nieruchomości. Podatnicy mogą zapłacić więcej od 2025 roku

W dniu 17 czerwca 2024 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian podatku od nieruchomości, który wzbudził nieukrywane zaskoczenie i kontrowersje. Oczywiście wszyscy się go spodziewali, bo Trybunał Konstytucyjny (zob. wyrok TK z 4 lipca 2023 r., sygn. SK 14/21, wyrok TK z 18 października 2023 r., sygn. SK 23/19) nie dał ustawodawcy wyboru – od 1 stycznia 2025 r. podatek ten musi mieć inny kształt. Konsternację wywołało jednak brzmienie proponowanych rozwiązań.

300 zł, 525 zł lub 700 zł miesięcznie dla wszystkich - w zależności od wysokości przychodu, wynagrodzenia, uposażenia albo świadczeń. Składka zdrowotna 2025 - projekt

W dniu 25 czerwca 2024 r. do Sejmu wpłynął poselski projekt mający na celu wprowadzenie od 2025 roku nowych zasad ustalania wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne. Projekt zakłada wprowadzenie trzech ryczałtowych kwot w wysokości 300 zł, 525 zł i 700 zł miesięcznie, zależnie od przychodu, wynagrodzenia, uposażenia lub świadczeń w roku kalendarzowym. Zmiany mają dotyczyć wszystkich osób płacących składkę zdrowotną także pracowników i przedsiębiorców. Projekt przygotowała grupa posłów Polska2050-Trzecia Droga.

Które obligacje opłaca się teraz sprzedać i kupić nową emisję? Oprocentowanie obligacji skarbowych 2024 - niemiła wakacyjna niespodzianka

W czasie tegorocznych wakacji oprocentowanie kolejnych detalicznych obligacji skarbowych mocno się obniży. Ten problem dotyczyć może za chwilę papierów wartych łącznie około 45 miliardów złotych. Winna jest inflacja, która wyraźnie spadła. Dla właścicieli obligacji cztero- i dziesięcioletnich oznacza to gwałtowny spadek oprocentowania - często znacznie poniżej tego, co oferowane jest nowym inwestorom. Gra toczy się tu łącznie już o około 1,2 mld złotych odsetek, które mogą nam uciec sprzed nosa.

REKLAMA

Działalność nierejestrowana 2024 - nowy limit przychodów od 1 lipca. Obowiązki: ewidencja, koszty, kasa fiskalna, rozliczenia podatkowe

Działalność zarobkową (quasi gospodarczą - bo formalnie nie jest to działalność gospodarcza) można też czasem prowadzić bez konieczności rejestrowania w CEIDG i urzędzie skarbowym: w ramach tzw. działalności nierejestrowanej (czasem zwanej też "nierejestrową"). Ta forma aktywności gospodarczej przeznaczona jest dla osób, które prowadzą niewielki biznes. Tak niewielki, że w żadnym miesiącu przychody nie mogą przekroczyć 75 proc. kwoty aktualnej płacy minimalnej.  Od 1 lipca 2024 r. ten miesięczny limit przychodów dla działalności nierejestrowanej zwiększa się do kwoty 3225 zł brutto.

Od lipca 2024 r. rośnie znów płaca minimalna. Firmy mają problem. Przedsiębiorcy: lepsza jedna większa podwyżka niż dwie mniejsze

- Dwie podwyżki płacy minimalnej w tym samym roku nigdy więcej nie powinny mieć miejsca – przekonują przedsiębiorcy zrzeszeni w Północnej Izbie Gospodarczej w Szczecinie. Podwyżka, która ma miejsce w lipcu 2024 jest symboliczna, bo to zaledwie 56 złotych brutto i dopełnienie do kwoty 4300 złotych brutto. Eksperci przekonują jednak, że taka zmiana w firmach oznacza sporo problemów. – To kwestia księgowa. Wiele umów trzeba aneksować, a to w wielu przedsiębiorstwach zajmuje dużo czasu. Inna sprawa to niestety pewien aspekt psychologiczny. Kiedy dochodzi do zmiany w siatce płac, nie tylko pracownicy zarabiający płace minimalną oczekują podwyżek – mówi Hanna Mojsiuk, prezes Północnej Izby Gospodarczej w Szczecinie. 

Ceny prądu 2024 - URE: od lipca drożej o 33,80 zł brutto miesięcznie przy rocznym zużyciu do 2 MWh

Urząd Regulacji Energetyki poinformował, że od 1 lipca do 31 grudnia 2024 r. rachunek za energię elektryczną w gospodarstwie domowym, którego roczne zużycie wyniesie 2 MWh, wzrośnie o 27,5 zł netto (33,80 zł brutto) miesięcznie.

Rachunki za gaz wyższe o 20 proc. od 1 lipca 2024 r. [gospodarstwa domowe] Taryfa PGNiG OD spada do 239 zł za MWh ale nie będzie już zamrożenia ceny i wzrośnie opłata dystrybucyjna

Prezes Urzędu Regulacji Energetyki (URE) zadecydował 27 czerwca 2024 r., że taryfa największego detalicznego sprzedawcy gazu PGNiG Obrót Detaliczny wyniesie od 1 lipca 239 zł za MWh. Ale jednocześnie znika zamrożona cena 200,17 zł za MWh, a także rośnie opłata dystrybucyjna. Są to ceny netto. Zatem gospodarstwa domowe kupujące gaz od tego sprzedawcy, zapłacą zatem rachunki za gaz wyższe o ok. 20 proc. Tego samego dnia spółka PGNiG OD poinformowała, że część jej klientów, którzy na okres po 1 lipca dostali prognozy z ceną gazu zamrożoną na poziomie 200,17 zł za MWh dalej może opłacać rachunki na ich podstawie. Później tacy klienci otrzymają rozliczenie według ceny w momencie zużycia.

REKLAMA

Praca i zarobki w transporcie. Dobrze już było? Od 8500 zł do 11000 zł netto dla kierowcy w transporcie międzynarodowym. Ale nie tak łatwo już znaleźć dobrą pracę

W transporcie wydaje się, że kończy się rynek pracownika a zaczyna rynek pracodawcy. Coraz częściej słyszy się opinie, że kierowcy dopytują firmy transportowe o wolne etaty i dłużej czekają na pracę - nawet kilka miesięcy. Raport Polskiego Instytutu Transportu Drogowego (PITD) z kwietnia 2024 r. pt. „Zarobki kierowców zawodowych w Polsce 2023. Bezpieczeństwo i stan infrastruktury parkingowej” wskazuje, że ponad połowa firm transportowych uważa, że nie ma problemów ze znalezieniem kierowców na rynku. Ponadto liczba przewoźników, którzy uważali, że nie mogą znaleźć odpowiedniego kandydata w ostatnim roku zmniejszyła się o 19 p.p. (25 proc. w 2023 r. w porównaniu do 44 proc. w 2022 r.). 

ZUS ma prawo podważyć podstawę wymiaru składek zadeklarowaną przez przedsiębiorcę. Uchwała Sądu Najwyższego - zasada prawna

W 2010 roku Sąd Najwyższy podjął uchwałę w sprawie II UZP 1/10, z której wynikało, że ZUS nie jest uprawniony do kwestionowania kwoty zadeklarowanej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność jako podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Po kilkunastu latach (29 listopada 2023 r.) podobne zagadnienie trafiło do rozstrzygnięcia przez skład 7 sędziów Sądu Najwyższego. Tym razem nie tylko dostrzeżono warunki, w których taka weryfikacja jest jednak uzasadniona, ale nadano także uchwale w sprawie III UZP 3/23 moc zasady prawnej.

REKLAMA