W teorii wszystko wygląda banalnie. Rejestracji spółki zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: KRS, Dz.U. 2018 poz. 986) można dokonać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest tradycyjna droga „papierowa”, wykorzystująca do tego celu urzędowy formularz. W sądzie rejestrowym składa się go wraz z wymaganymi załącznikami dotyczącymi m.in. jej reprezentacji, organów, osób wspólników czy przedmiotu działalności. Drugi sposób, z założenia uproszczony, wykorzystuje drogę elektroniczną w tzw. systemie teleinformatycznym.
Uproszczony = ograniczony
Procedura zakładania spółki przez Internet jest szybsza od tradycyjnej i teoretycznie ma trwać kilka dni roboczych. Do rejestracji wykorzystuje bowiem wzorzec umowy i nie wymaga formy aktu notarialnego, a jedynie opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym przez profil zaufany ePUAP (art. 19 ust. 2b ustawy o KRS).
Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe
Uproszczenie jest zaletą teleinformatycznej formy rejestracji, a jednocześnie jej największą wadą, często dyskredytującą ją w profesjonalnym obrocie gospodarczym. Stosując się do z góry narzuconych wzorców umownych, przedsiębiorcy są ograniczeni w kształtowaniu swoich stosunków prawnych. Przy tworzeniu skomplikowanych, rozbudowanych struktur spółek taka forma rejestracji okazuje się niewystarczająca. Co więcej, mimo iż w założeniu ma być znacznie krótszą drogą rejestracji, to w razie stwierdzenia braków formalnych wydłużała się będzie tak samo, jak tradycyjna.
Braki we wniosku
Tradycyjna procedura zakładania spółki polega na zawarciu przed notariuszem umowy spółki złożonej w sądzie osobiście lub przesłanej pocztą. Na szybkie załatwienie sprawy można liczyć, jeśli sąd nie dopatrzy się we wniosku braków. Jeśli są usuwalne, sąd wyznaczy dodatkowy, siedmiodniowy (art. 130 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego Dz.U. z 2018 r. poz. 155 w zw. z art. 19 ust. 3a ustawy o KRS), a w przypadku wniosków złożonych przez osobę zamieszkałą lub mającą siedzibę za granicą, która nie ma w kraju przedstawiciela (art. 130 § 1¹ KPC), co najmniej miesięczny termin na ich usunięcie.
Od kilku dni do kilku miesięcy
W październiku 2017 r. Gazeta Wyborcza opublikowała wyniki badań wykonanych przez agencję ABR SESTA. Wynika z nich, że na rejestrację spółki w KRS trzeba czekać od kilku dni nawet do kilku miesięcy. Przy czym trudno jest określić, ile mniej więcej zajmie załatwienie „naszej sprawy”. Wszystko zależy bowiem od dostępnych w chwili składania w danym sądzie zasobów kadrowych sędziów i referendarzy oraz liczby rozpatrywanych równolegle wniosków. A zajmują się oni nie tylko rejestracją nowych podmiotów, ale i dokonywaniem zmian we wpisach i wykreślaniem już istniejących. W kieleckim wydziale KRS sądu rejonowego na 1 sędziego i 7 referendarzy przypada 8000 zarejestrowanych podmiotów, czyli 1000 na jedną osobę. W Warszawie stosunek ten wynosi już 1700:1.
Zobacz także: Moja firma
Spółka bez historii, czyli spółka w 1 dzień
Wydłużający się proces rejestracji spółki może podważyć sens jej powołania. Instytucja spółki oparta jest na wspólnym zaufaniu tworzących ją przyszłych wspólników. A to może zostać poważnie zachwiane np. w sytuacji, gdy wyznaczony do dokonania formalności zgłoszeniowych wspólnik w kraju nie będzie potrafił racjonalnie wytłumaczyć zagranicznemu partnerowi przeciągającego się procesu rejestracji.
Tego niepotrzebnego biznesowego ryzyka można uniknąć, dokonując zakupu gotowej spółki, czystej, „bez historii”. Zarejestrowana struktura posiada już numery KRS, NIP, REGON, zgłoszenie do VAT, a w razie potrzeby VAT UE. Jedynym koniecznym wymogiem jest stawiennictwo nabywców u notariusza w celu złożenia podpisów i ich notarialnego poświadczenia. Oznacza to, że w przypadku zakupu spółki bez historii, od chwili podjęcia przez wspólników decyzji o jej zawiązaniu do uruchomienia jej działalności wystarczyć może 1 dzień.
Liczy się bezpieczeństwo i funkcjonalność
Największą zaletą zakupu gotowej struktury jest oszczędność czasu. Jednak zakup spółki z niepewnego źródła niesie za sobą niebezpieczeństwo nabycia jej wraz z ukrytymi, ciążącymi na niej zobowiązaniami. Oprócz czystej historii i braku obciążeń oraz zaległości ważne jest, aby nabywana struktura była funkcjonalna. W zależności od terytorium i rynku, na którym będzie za jej pośrednictwem prowadzona działalność, spółka musi odpowiadać ich wymogom i uwarunkowaniom. A przecież wspólnikami mogą być nie tylko polskie, ale i zagraniczne podmioty o odmiennym spojrzeniu biznesowym i kierujące się innymi zwyczajami, ukształtowanymi w obcym obrocie gospodarczo-prawnym.
Autor: Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku oraz doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców