Kadencja a mandat członka zarządu spółki – czym się różnią te pojęcia
Bardzo często pojęcia kadencja i mandat są uważane za równoznaczne, tymczasem znaczą coś innego. O ile pomyłka w potocznym języku nie będzie stanowić problemu, to w świetle prawa i działania spółek kapitałowych, może okazać się już wysoce problematyczna i rodzić poważne skutki prawne.
Kadencja to okres na jaki dana osoba zostaje powołana do zarządu i jest on z góry znany. Mandat z kolei to umocowanie do wykonywania funkcji członka zarządu lub rady nadzorczej. Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, okres trwania mandatu nie jest tożsamy z okresem kadencji. Bywa, że mandat trwa, mimo wygaśnięcia kadencji. I właśnie na tym polu - prawidłowego wskazania daty wygaśnięcia mandatu - rodziły się spory, które obecnie rozstrzyga nowelizacja KSH.
Dlaczego określenie daty wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki jest tak ważne?
Właściwe określenie, kiedy wygasa mandat danego członka zarządu ma istotne znaczenie, ponieważ ma przełożenie na decyzje podejmowane przez daną osobę w spółce i w jej imieniu. Są sytuacje, kiedy wadliwą reprezentację można naprawić (spółka ma możliwość zastępczego potwierdzenia umów podpisanych na jej rzecz przez nieuprawnioną osobę), jednak w wielu będzie miała ona nieodwracalne, negatywne skutki. Przykładem są czynności o charakterze jednostronnym, takie jak np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy.
Należy zatem podkreślić, że wadliwa reprezentacja spółki kapitałowej ma doniosłe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz niesie za sobą dotkliwe skutki prawne, zarówno dla spółki, jak i dla osób, które bez umocowania działały na jej rzecz.
Czas trwania kadencji i mandatu członka zarządu – przepisy i interpretacje (jak jest teraz)
Według dotychczas obowiązujących przepisów KSH problem z interpretacją czasu trwania mandatu pojawia się w przypadku kadencji trwających ponad rok, a wynika on z orzeczenia Sądu Najwyższego z 2016 roku.
Kodeks spółek handlowych (art. 202 § 2) w przypadku kadencji trwających ponad rok określa, że mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (w przypadku spółek akcyjnych walnego zgromadzenia), zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Czyli jeśli 4-letnia kadencja upływa z dniem 1 kwietnia 2021, to ostatnim pełnym rokiem obrotowym był rok 2020 (o ile rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Mandat wygaśnie zatem w 2021, z dniem odbycia zgromadzenia wspólników i podjęciem uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe spółki za rok 2020, o ile zgromadzenie to odbyło się po 1 kwietnia.
Źródłem zamieszania jest jednak orzeczenie Sądu Najwyższego, według którego „ostatnim pełnym rokiem obrotowym w rozumieniu art. 369 § 4 w związku z art. 386 § 2 k.s.h. jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej”.
Czyli wracając do przykładu - ostatni rok obrotowy w trakcie kadencji rozpoczął się w 2021 roku. Tym samym mandat wygaśnie w roku 2022, kiedy to odbędzie się zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za 2021 rok.
Mamy zatem dwie koncepcje określania, kiedy przypada ostatni pełny rok obrotowy, a co za tym idzie dwie koncepcje określania momentu wygaśnięcia mandatu. Powstaje zatem problem, jak jednoznacznie określić czy dana osoba działa jeszcze w granicach umocowania czy może już bez niego, a więc mamy do czynienia z wadliwą reprezentacją.
Kadencja a mandat – jak będzie od 13 października 2022 roku?
Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która ma wejść w życie 13 października 2022 roku, jednoznacznie kończy spór między koncepcją redukcyjną, wynikającą z dotychczasowych niejasnych przepisów a prolongacyjną, wprowadzoną orzeczeniem Sądu Najwyższego, dotyczącymi wskazania końca trwania mandatu.
Obowiązywać będzie koncepcja zaprezentowana w uchwale Sądu Najwyższego, a więc ostatnim rokiem mandatu członka zarządu spółki będzie pełny rok obrotowy, jaki rozpoczął się w trakcie trwania kadencji.
Podsumowując, bardzo dobrze, że ustawodawca rozstrzygnął ostatecznie spory dotyczące prawidłowego wskazywania daty wygaśnięcia mandatu. Temat ten od lat budził trudności interpretacyjne i powracał chociażby przy okazji zatwierdzania sprawozdań finansowych. Warto podkreślić, że nowe przepisy będą mieć zastosowanie do mandatów członków organów w spółkach trwających w dacie 13 października br.
Warto zatem mieć na uwadze zmiany, zanim zwołane zostaną zwyczajne zgromadzenia wspólników, odpowiednio walne zgromadzenia akcjonariuszy, podejmujące decyzje w sprawie sprawozdań finansowych za ubiegły rok. Dobrze już teraz zadbać o prawidłowy porządek obrad, aby był on zgodny z obraną przez ustawodawcę regulacją.
Autorką komentarza jest Milana Krzemień, Adwokat, Partner Zarządzający KZ Legal (Krzemień Zaliwska Adwokaci i Radcowie Prawni S.K.A.), oraz autorka bloga Tozalezy.com.