Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek zachowania należytej staranności w wykonywaniu działalności i podjęcia czynności, których celem jest uniknięcie lub zapobieżenie przeszkodom w jej wykonywaniu.
W przypadku firm transportowych chodzi przykładowo o dokonywanie regularnych przeglądów technicznych używanego środka transportu, czerpanie informacji dotyczących stanu dróg lub sytuacji atmosferycznej itp..
Mimo to, podmiot wykonujący tego typu usługi narażony jest na niewykonanie swojego zobowiązania w terminie z powodu niezależnych i niezawinionych od niego czynników, do których można zaliczyć m.in. warunki pogodowe, warunki drogowe, klęski żywiołowe, awarie i inne.
Kara umowna za niedochowanie terminu
Umowa może przewidywać, że w wyniku nieterminowego wykonania zobowiązania przez przedsiębiorcę, zostanie nałożona na niego kara umowna.
Instytucja kary umownej uregulowana jest w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) - w art. od 483 – 485. Jest zastrzeżeniem w umowie, przewidującym, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy.
W omawianym przypadku, podstawą kary będzie nieterminowość w świadczeniu usług a nie ich wadliwość.
Klient w takiej sytuacji obciąża przedsiębiorcę tzw. notami. Przedstawiając zasadność ich przyznania, dostarcza także załącznik ze szczegółowym omówieniem elementów, z których dana kwota się składa.
Terminowość jest jednym z kluczowych czynników w świadczeniu usług tego rodzaju zatem klientowi zależy na umieszczeniu w umowie zapisu przewidującego możliwość nałożenia kary umownej i obciążenia notą. Przedsiębiorca zazwyczaj pokrywa należności wynikające z takiej noty, ponieważ dąży do tego, aby zyskać lub zachować status wiarygodnego partnera.
Zgodnie z indywidualną interpretacją podatkową Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 stycznia 2011 r. (nr IPPB3/423-732/10-2/GJ), zapłacone kary za nieterminowe wykonanie usługi będą stanowiły koszty uzyskania przychodu.
Na podstawie art. 15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Przepis art. 16 ust.1 ustawy o CIT wymienia sytuacje, które nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. W punkcie 22) tego artykuły mowa jest o karach umownych i odszkodowaniach z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz o zwłoce w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoce w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Zatem ustawodawca nie wymienia jako jednej z kategorii kar umownych wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, sytuacji nieterminowego wykonania usługi - opóźnienia w jej realizacji.
Kary takie będą stanowiły koszt uzyskania przychodu z tytułu wykonywania usług konwojowania, dostarczania/odbioru wartości pieniężnych, zasilania bankomatów.
Polecamy: Kara umowna zapłacona za nieterminowe wykonanie umowy jako koszt uzyskania przychodu.
Opóźnienia a zwłoka
Należy rozróżnić pojęcie zwłoki i opóźnienia.
Zwłoka (opóźnienie kwalifikowane) dotyczy sytuacji nieterminowego wykonania zobowiązania z przyczyn zależnych od dłużnika, za które ponosi odpowiedzialność.
Opóźnienie (opóźnienie zwykłe) to niewykonanie zobowiązania z powodów niezależnych od dłużnika.
Zgodnie ze stanowiskiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z dnia 26 maja 2010 roku o sygnaturze I SA/Go 149/10:
”Strata będąca konsekwencją prowadzenia działalności gospodarczej może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile jest normalnym następstwem prowadzonej działalności, a podatnikowi nie będzie można przypisać winy przy jej powstaniu, to jest wtedy gdy podatnik nie mógł przewidzieć powstania szkody, ani też jej zapobiec. Każdorazowo będzie wymagało to przeprowadzenia szczegółowej analizy sytuacji, jaka poprzedziła powstanie straty, a zwłaszcza ocenę, czy podatnik zachował należytą staranność, tj. ogólnie przyjętą w stosunkach danego rodzaju, przeciwdziałając ewentualnemu wystąpieniu uszczerbku w swoim majątku.”
Jeżeli zobowiązanie nie byłoby wykonane terminowo z powodu zwłoki (czyli działania bez należytej staranności, nieracjonalnego, na które dany podmiot ma wpływ), zapłaty z tytułu kary umownej nie można będzie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Byłoby to sprzeczne z istotą umów zagrożonych karami. Nie należy oczekiwać, że odpowiedzialność za zaniedbania podatnika weźmie na siebie Skarb Państwa i poniesie za niego część ciężarów podatkowych.
W ustawie o PIT jest tak samo
Na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych zastosowanie w takiej sytuacji ma art. 23 ust.1 pkt 19) ustawy o PIT: „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.”
Jednak nie wszystkie wydatki poniesione poza katalogiem sytuacji wymienionych w art. 23 ust.1 pkt 19) będą (na zasadzie a contrario) zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
W wyroku z 7 kwietnia 2009 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie (sygnatura sprawy I SA/Kr 1628/08) podkreślił, że kosztami uzyskania przychodu będę wydatki, które łącznie spełniają następujące warunki:
• pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdują się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• są właściwie udokumentowane.
Zgodnie z indywidualną interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 03.01.2011 roku (nr IBPBI/2/423-1303/10/BG) ciężar udowodnienia
- prawidłowego udokumentowania wydatku (stosownie do rodzaju prowadzonej księgi podatkowej),
- wykazania związku przyczynowo- skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu,
- celowości i zasadności poniesionego kosztu z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej,
- zachowania należytej staranności w zapobieganiu powstania szkody
spoczywa na podmiocie, na którego nałożono karę umowną (w opisywanej sytuacji na przedsiębiorcy świadczącym usługi transportu i konwojowania pieniędzy).
Rozliczenie kosztów uzyskania przychodów w czasie
Od dłuższego czasu w polskich podatkach dochodowych (zarówno w CIT, jak i PIT) funkcjonuje podział kosztów na pośrednie i bezpośrednie koszty uzyskania przychodów. Ustawodawca nie zdefiniował wprost tych pojęć, jednak orzecznictwo już dawno wypracowało stosowne definicje.
Znajdziemy je np. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 2 grudnia 2010 roku (sygnatura sprawy I SA/Wr 1234/10):
Koszty bezpośrednie to takie, które są ściśle związane z określonymi przychodami, można przypisać im konkretne przychody w danym czasie.
Koszty pośrednie (koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami) to takie, którym skutkują wzrostem jakości, liczby świadczonych usług, są racjonalnie uzasadnione ale nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiągniętych przychodach; ogólne koszty funkcjonowania jednostki.
Polecamy: Koszty uzyskania przychodów bezpośrednie i pośrednie
Rozróżnienie to wpływa na sposób ustalenia momentu zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Kary umowne nałożone z tytułu nieterminowego wykonania zobowiązania w skutek opóźnienia zaliczane są do pośrednich kosztów uzyskania przychodu.
Zgodnie z art. 15 ust. 4d Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 roku (Dz.U.00.54.654) koszty pośrednie są potrącane w dacie ich poniesienia. Datą poniesienia kosztu jest dzień, w którym ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku (art. 15 ust. 4e z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-h ). Oznacza to, że dla celów podatkowych koszt ten należy rozpoznać na podstawie zapisów w księgach podatkowych (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Moment potrącenia kosztu był przedmiotem rozważań Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie (wyrok z 18 maja 2010 roku, sygn. II FSK 942/09).
Więcej na ten temat w artykule Czy prawo bilansowe ma wpływ na ustalenie momentu potrącenia kosztu
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie, jaka część kosztów dotyczy danego roku podatkowego, ponieważ koszty przekraczają ten okres, należy uznać, że stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Sumę wypłaconą z tytułu kary umownej będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dniu jej poniesienia tj. ujęcia w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa na podstawie otrzymanej noty obciążeniowej, która dokumentuje wysokość poniesionej kary.