Kara umowna zapłacona za nieterminowe wykonanie umowy jako koszt uzyskania przychodów

Kara umowna służy więc zabezpieczeniu wykonania umowy przez podmioty (strony umowy). Kontrahent zapłaci karę umowną (umówioną kwotę pieniężną), jeśli nie wykona swojego zobowiązania albo wykona je nienależycie (wadliwie, z przekroczeniem terminu).

Na gruncie prawa podatkowego zapłata przez podatnika kary umownej oznacza dla niego wydatek, koszt. Pojawia się więc pytanie, czy wydatek z tytułu uiszczenia kary umownej stanowi koszt uzyskania przychodu.

Przypomnijmy, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oprócz tych wydatków, które zostały uznane za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

O karach umownych stanowi art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Stosownie do powołanych przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu:
- wad dostarczonych towarów,
- wad wykonanych robót i usług,
- zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
- zwłoki w usunięciu wad towarów, wykonanych robót i usług.

Cytowane przepisy wymieniają więc przypadki, kiedy podatnik wypłacając kontrahentowi karę umowną, nie zaliczy jej do kosztów podatkowych.

Wyłączenie możliwości zaliczenia zapłaconej kary do kosztów uzyskania przychodów dotyczy sytuacji, gdy strona umowy:
- nie wykonała należycie świadczenia np. dostarczyła wadliwy towar, wadliwie wykonała usługę albo zleconą pracę,
- opóźniła się z dostarczeniem niewadliwego towaru, albo z opóźnieniem usunęła wady towarów, robót i usług.

Zauważmy więc, że przepis nie dotyczy sytuacji gdy strona:
- prawidłowo wykonuje umowę, ale czyni to po upływie terminu w jakim zobowiązała się wykonać usługę lub pracę,
- w ogóle nie wykonuje umowy.

Kary umowne zapłacone z innych przyczyn, niż wskazane w przepisach podatkowych podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu na zasadach ogólnych.
Może się to zdarzyć w przypadku nieterminowego wykonania robót i usług będących przedmiotem umowy, ale też niewykonania umowy. Jeśli więc podatnik zapłacił karę umowną, ponieważ nie wykonał umowy albo wykonał ją prawidłowo (bez wad i zastrzeżeń), ale po przekroczeniu ustalonego terminu, wówczas może zaliczyć zapłaconą karę umowną do kosztów uzyskania przychodu.

Oczywiście powinien pamiętać o ogólnej zasadzie zaliczania wydatków do kosztów podatkowych. A więc, przed zaliczeniem kary umownej do kosztów uzyskania przychodów podatnik musi ocenić, czy jej wypłata pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, może prowadzić do osiągnięcia przychodów, zabezpiecza albo zachowuje źródła przychodów.

Dla przykładu, kontrahent podatnika uzależnił zawarcie umowy od umieszczenia w niej zapisu o wypłacie kary umownej. A więc brak takiego postanowienia w umowie, oznacza, że umowa nie zostanie podpisana, a tym samym podatnik nie ma szans na uzyskanie z tego tytułu przychodu.