W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 – dalej „ustawa o PIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Ustawa o PIT nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.
Polecamy: Zwrot VAT za materiały budowlane - nowy wykaz materiałów budowlanych od 2011 roku
W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Zatem w sytuacji gdy miejscem zamieszkania przedsiębiorcy (będące jednocześnie siedzibą jego firmy) jest miasto X, a miejscem świadczenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usług będzie miasto Y (znajdujące się w innym województwie), to wydatki jakie będzie ponosić przedsiębiorca z tytułu wynajmu i używania mieszkania w miejscu (miejscowości) świadczenia tych usług, stosownie do postanowień art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, będą mogły w okresie świadczenia tych usług stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Należy jednakże pamiętać, o konieczności właściwego udokumentowania wskazanych wydatków. Zgromadzone dokumenty nie mogą się przy tym ograniczać wyłącznie do faktury (rachunku) wystawionego przez właściciela lokalu, który wynajmie przedsiębiorcy mieszkanie, faktur (rachunków) za media, bądź też innych dokumentów stwierdzających jedynie wysokość poniesionych wydatków z tytułu używania tego lokalu.
Polecamy: Karta podatkowa - poradnik użytkownika
Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach w okolicach wynajmowanego mieszkania, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków (por. pismo z dnia 25 listopada 2010 r., IBPBI/1/415-966/10/SK, IS w Katowicach).
Jeżeli więc poniesione wydatki będą spełniać wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.