Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawach o podatkach dochodowych jako koszty, które kosztów podatkowych nie mogą stanowić.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Zasada ta ma więc zastosowanie jedynie w odniesieniu do samochodów osobowych niestanowiących składników majątkowych podatnika. Nie będzie się jej stosować wobec samochodów osobowych będących składnikami majątkowymi.
Polecamy: Kilometrówka 2012 – dużo wyższe stawki i limity!
Polecamy: Jak rozliczyć używanie prywatnych samochodów pracowników do służbowych jazd lokalnych?
Przypomnijmy, że składnikiem majątkowym zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, są aktywa w rozumieniu ustawy o rachunkowości, pomniejszone o przejęte długi funkcjonalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zbywcy, o ile długi nie zostały uwzględnione w określonej zgodnie z przepisami cenie nabycia.
Z zasady składniki majątkowe o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu, zwane środkami trwałymi są wpisywane do ewidencji środków trwałych i podlegają amortyzacji.
Inaczej są traktowane składniki majątkowe, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł, zwane „niskocennymi środkami trwałymi”. Rozliczając wydatki poniesione na takie środki trwałe w koszty uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wydatek poniesiony na ich nabycie bezpośrednio do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do używania, bez wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.
Dla porządku dodajmy, że podatnik może również wprowadzić niskocenne środki trwałe do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych albo dokonać odpisu amortyzacyjnego jednorazowo w miesiącu oddania składnika do używania lub w miesiącu następnym.
W związku z powyższym, gdy wartość początkowa środka trwałego w dniu przyjęcia do użytkowania jest wyższa niż 3.500 zł podatnik obowiązany jest dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W tym przypadku rozliczenie kosztów podatkowych jest odroczone w czasie.
Reasumując: składniki majątkowe podatnika, spełniające warunki uznania ich za środki trwałe, których wartość jednakże nie jest wyższa niż 3.500 zł mogą być zarówno objęte amortyzacją, jak i bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (bez dokonywania odpisów amortyzacyjnych). I to do podatnika należy wybór sposobu rozliczania wydatków na nabycie tych niskocennych środków trwałych w kosztach związanych z działalnością gospodarczą.
Zobacz także: Czy zwrot kosztów używania samochodu zleceniobiorcy do celów służbowych podlega PIT?
Zobacz także: Wydatki na prywatny samochód właściciela firmy a koszty uzyskania przychodów
Dlatego jeśli podatnik nabędzie samochód za kwotę niższą niż 3.500 zł i zdecyduje się nie wprowadzać tego samochodu do ewidencji środków trwałych to wydatki ponoszone w związku z eksploatacją własnego samochodu osobowego mogą zostać rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów, bez konieczności wpisania ich do ewidencji, o ile oczywiście wydatki spełniają ogólne warunki uznania ich za koszty podatkowe.