Czy zwrot kosztów używania samochodu zleceniobiorcy do celów służbowych podlega PIT

Na podstawie art. 13 pkt 8 lit. a) ustawy o PIT przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło zostały zakwalifikowane jako przychody z działalności wykonywanej osobiście.

Koszty uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło określone są w art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT i wynoszą 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenia chorobowe.

Jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej określonej w ust. 9 pkt 1-4, koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości faktycznie poniesionych (art. 22 ust. 10 ustawy o PIT).

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności osobom określonym w art. 3 ust. 1 czyli osobom fizycznym mającym miejsce zamieszkania na terytorium Polski, z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 8 (czyli np. zlecenia i umowy o dzieło), są obowiązane jako płatnicy pobierać (z zastrzeżeniem ust. 4) zaliczki na podatek dochodowy.

Zaliczki winny być pobierane w wysokości 19% należności pomniejszonej o koszty uzyskania przychodów oraz pomniejszonej o składki potrącone przez płatnika w danym miesiącu na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o PIT.

Polecamy: serwis Koszty

Dlatego też zwrot kosztów związanych z realizacją powierzonych zadań przez osobę niebędącą pracownikiem, stanowi co do zasady przychód z tytułu umowy zlecenia lub innych umów podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, chyba że został wyraźnie przez ustawodawcę zwolniony od tego podatku. 

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a. podróży służbowej pracownika,
b. podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zgodnie z ust. 13 art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji. 

Dlatego też w odniesieniu do osób niebędących pracownikami, a więc np. osób wykonujących na obszarze kraju czynności w ramach umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło lub inne umowy), objęcie zwolnieniem z PIT świadczeń związanych z używaniem samochodu stanowiącego własność ww. osób w celu realizacji czynności określonych w umowie zlecenie, umowie o dzieło lub innej umowie będzie możliwe, w sytuacji gdy świadczenia te spełniają wszystkie niżej wymienione warunki:
- otrzymane zostały w związku z podróżą szeroko rozumianą (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT),
- nie przekraczają limitu wynikającego z przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
- nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
- zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Polecamy: serwis Urząd skarbowy

Zatem, w sytuacji otrzymywania przez podatnika zwrotu wydatków poniesionych z tytułu kosztów podróży, w celu wykonywania obowiązków wynikających z zawieranej przez niego umowy, należności te będą korzystały ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT, jednak tylko do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. i przy spełnieniu pozostałych przesłanek konstruujących omawiane zwolnienie. 

Warto podkreślić, że brak aktu prawnego regulującego zagadnienie zwrotu kosztów podróży osoby nie będącej pracownikiem nie oznacza, że przedsiębiorca (zleceniodawca) nie może zawrzeć umowy zlecenia, o dzieło lub innej umowy z osoba fizyczną na wykonanie określonego zadania, z którym wiązać się będzie konieczność odbycia podróży krajowej lub zagranicznej. Na zasadzie swobody umów strony mogą uzgodnić, że osoby nie będące pracownikami w związku z wykonywaniem umów otrzymają wynagrodzenia oraz zwrot wydatków poniesionych na ich wykonanie, w tym m.in. zwrot kosztów podróży.

Tak uznają również organy podatkowe - przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 czerwca 2010 r. (nr IPPB2/415-208/10-4/MR).